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Pour bien comprendre la plus-value d’un logiciel de réservation de séjours

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Logiciel pour colonie de vacances, le CRM de la réservation de séjours

Un CRM se définit comme un logiciel de gestion de la relation client. Cet outil permet de centraliser dans un seul programme informatique toutes les données clients de l'entreprise ainsi que les leads. Cette solution optimise l'interaction avec les contacts et les prospects. Elle permet également d'améliorer le processus de vente et d'optimiser la productivité de l'entreprise.

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Pourquoi utiliser un CRM ?

La gestion manuelle des données clients est une tâche ardue pour les sociétés, peu importe leur taille. C'est surtout le cas lorsque leurs activités se développent. L'entreprise doit chercher une solution qui lui permet d'optimiser la performance de son personnel tout en priorisant les besoins de la clientèle.

Il est possible de gérer les informations à partir des outils comme les feuilles Excel. Cependant, la saisie des données n'est pas à l'abri des risques d'oubli et de défaut, ce qui affecte la qualité des informations recueillies. De plus, certains échanges risquent de disparaitre. Pourtant la traçabilité de la relation client garantit sa pertinence ainsi que sa fiabilité.

De plus, les informations risquent de se disperser entre les fichiers bureautiques et les boites mail. L'énergie mobilisée pour traiter les renseignements collectés risque d'impacter la productivité des salariés. L'équipe management, de son côté, a du mal à identifier les points faibles de l'équipe afin d'y apporter une solution.

C'est dans ce contexte de difficulté de gestion des informations que les CRM apparaissent comme la solution idéale. Ce logiciel web présente de nombreux avantages qui vont au-delà de la gestion des contacts grâce à ses multiples fonctionnalités.

Comment choisir son logiciel pour colonie de vacances ?

Les solutions de gestion des relations clients ou CRM sont nombreuses. Choisir parmi ces offres est une mission complexe. Afin de trouver l'outil idéal et d'éviter les achats coûteux, les professionnels de l'organisation des colonies de vacances doivent prendre en compte les points suivants.

Tout d'abord, les organisateurs doivent identifier les objectifs de leur entreprise ainsi que leurs besoins. Un logiciel CRM est un outil qui s'appuie sur la politique de la société. Ainsi, il sert l'intérêt d'une entreprise et non l'inverse. L'utilisateur de cette solution doit se poser les questions sur sa vision de la relation client ainsi que les objectifs commerciaux et marketing de son entreprise.

L'outil qui aide à atteindre les objectifs de la société n'est pas nécessairement celui qui présente le plus de fonctionnalités. En effet, il s'agit surtout de celui qui possède les options dont l'entreprise a besoin. À titre d'exemple, si votre activité nécessite d'apporter l'outil sur le terrain, vous devez choisir un logiciel qui est accessible depuis divers terminaux, comme les smartphones et les tablettes. Il doit aussi être utilisable en ligne.

Avec les diverses solutions CRM sur le marché, l'organisateur des colonies de vacances doit également distinguer les différents types d'offres. Les logiciels de gestion commerciale peuvent être divisés en deux catégories. La première regroupe tous les outils externalisés. Ces derniers ne nécessitent aucune installation et sont accessibles en ligne. Ils reposent sur le modèle économique de l'abonnement mensuel. Par conséquent, toutes vos données sont stockées sur le cloud. Votre personnel peut accéder à l'interface du logiciel à partir d'un identifiant et d'un mot de passe. L'avantage de cette solution est son accessibilité à n'importe quel endroit, à condition d'avoir une connexion internet.

La deuxième catégorie regroupe les logiciels internalisés. Ces derniers nécessitent l'achat d'une licence et doivent être installés sur les appareils de l'entreprise. Les données de la société sont stockées sur ses propres serveurs. L'avantage de cette solution est son accessibilité hors ligne.

Certains logiciels CRM proposent des solutions plus complètes allant de la gestion commerciale à la gestion marketing et administrative. D'autres par contre sont plus spécifiques. Il faut noter que certaines solutions s'adressent spécifiquement aux petites entreprises. D'autres sont conçus spécialement pour les grandes structures.

Un outil pratique pour gérer les contacts

La première fonction d'un logiciel pour colonie de vacances est la gestion des contacts. Il permet d'ajouter facilement des contacts sans passer par de longues procédures. Le personnel peut réaliser cette tâche sans trop d'effort même sans connaissance informatique avancée.

Une gestion à partir d'un fichier Excel risque de présenter des failles au niveau des bases de données. Un logiciel permet de mieux gérer les contacts. En effet, il centralise dans une même base de données toutes les informations de prospection. L'outil permet de gérer à la fois les informations sur les clients et les fournisseurs. Le personnel accède facilement aux renseignements dont ils ont besoin. Le programme informatique permet de consulter l'historique de la relation client à l'instar des appels, des emails et des rendez-vous.

Il est également possible de gérer l'accessibilité des données grâce à un logiciel. En effet, avec cette solution, le gérant de la société peut restreindre les accès des salariés. À titre d'exemple, les données sont uniquement accessibles à un service ou sont disponibles en lecture uniquement, et certains employés ont seulement accès à la modification des informations de leur branche.

La gestion des droits d'accès est utile lorsque la société possède plusieurs services. Dans le cas d'une colonie de vacances, par exemple, le service commercial peut gérer le contact et les réservations. Le service marketing peut accéder aux données et les traiter. De son côté, le manager de la colonie de vacances peut avoir accès à toutes les informations, notamment sur les collaborateurs.

Une solution efficace pour gérer les phases de vente

Un logiciel web en ligne facilite l'accès aux affaires en cours. Cet outil aide à la classification des affaires en plusieurs étapes, allant de la prospection à la concrétisation du projet, en passant par la négociation. Le gérant de la colonie de vacances peut intégrer dans un CRM tous ses processus de vente. Généralement, cet outil permet de changer le statut d'une affaire, le transférant d'une phase à une autre selon l'évolution de celle-ci.

Dans cette optique, le logiciel web permet de gérer les fournisseurs ainsi que les autres services de production. Si le professionnel propose un forfait package complet pour une colonie de vacances, cela implique une collaboration avec d'autres fournisseurs. L'outil propose aussi une gestion des tarifs et des marges de production.

Ce programme informatique peut disposer d'une fonction qui l'associe au site internet de l'utilisateur. Cela permet aux gérants de la colonie de vacances d'analyser les comportements des clients lors de leur réservation ou leur achat direct. Ils peuvent également avoir des chiffres concrets concernant les habitudes et le mode de paiement des clients en ligne.

Un logiciel pour améliorer le suivi quotidien

Cet outil propose un tableau de bord qui permet aux professionnels de l'organisation des colonies de vacances de disposer de leur chiffre d'affaires quotidiennement. Outre ces données, il propose aussi d'afficher le nombre de clients et de visites sur le site, par exemple.

Le reporting quotidien assure également le suivi du personnel, notamment les commerciaux. Grâce à l'analyse des chiffres de vente, il est possible d'identifier les lacunes de chaque commercial et d'y apporter une solution.

Ces informations sont accessibles à tous les collaborateurs si le manager de la colonie de vacances leur en donne l'accès. Le service commercial peut analyser ces informations en les exportant dans un fichier Excel ou en les stockant pour les examiner plus tard. Les collaborateurs peuvent également se partager des documents entre eux. Cette fonction procure un véritable gain de temps.

Un outil pour automatiser la gestion des données

Une équipe commerciale dépense plus de 30 % de leur temps à rédiger des devis et rechercher des informations pour le compte des clients, selon une étude sur ce sujet. Ce chiffre démontre la nécessité de disposer d'un outil pour automatiser la gestion des documents. Ainsi, un logiciel pour colonie de vacances propose plusieurs fonctions, à l'instar de la génération de mails automatiques, des devis commerciaux, des prospections ou des propositions commerciales.

Une solution CRM assiste le commercial dans la saisie des informations sur un prospect. Cela lui évite d'effectuer une saisie manuelle. Cet outil permet d'avoir un document prérempli de renseignements importants, comme le contact des clients et des collaborateurs.

Ce logiciel assure également une communication fluide entre les services. Chaque collaborateur peut ajouter des commentaires sur une tâche afin d'avoir un meilleur suivi de son historique. Cette fonction optimise la qualité de la collaboration entre les branches de la société.

L'outil rend possible la planification d'une campagne d'emailing. À travers les données collectées, l'utilisateur peut suivre l'expérience client afin d'analyser la transformation des ventes. C'est une solution performante pour assister un gérant d'une colonie de vacances dans la proposition d'offres spéciales et de la promotion.

Dans le cas d'une colonie de vacances, le transport est un aspect essentiel des services proposés. Pour cela, ce type de solution logicielle aide à la gestion des transports. Ainsi, le commercial peut les gérer avec le même principe que la gestion des stocks. C'est le cas également de la gestion des hébergements. Dans le cas d'une équipe réduite, le logiciel optimise la tâche du personnel en automatisant la gestion comptable. Ainsi, il est possible de tenir un journal de vente ou de banque grâce à cet outil performant et pratique.

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