Ces pages permettent de gérer les Clients, les responsables légaux et les participants.
Définition du Client
Dans Vackelys, un contact peut être classé de différentes manières selon les configurations effectuées dans Configuration > Gestion > Type client. Les principaux types sont :
- Clients Particuliers : destinés au grand public.
- Clients Professionnels : C’est un client pour lequel on va pouvoir gérer : Une raison sociale, un markup tarifaire, une affectation d’offres. Important : Une offre ne pourra être affectée à un client professionnel que si la case « Bénéficiez de toutes les offres » est cochée dans sa fiche client ou si vous avez affecté un ou plusieurs codes tarif dans l’onglet « Revendeur«
- Prospects : Dans la base de données, un contact peut aussi être créé en tant que prospect. La base peut être alimentée manuellement (création du contact par un opérateur à la réception d’une demande de catalogue par exemple) ou automatiquement (dans le cas de l’inscription d’un internaute non-client à la newsletter via le front-office). Lorsqu’un Prospect devient client, c’est-à-dire, lorsqu’il achète pour la première fois, une alerte vous indique qu’il est nécessaire de venir lui affecter le bon type client.
Il est crucial de bien définir le type de client lors de sa création pour garantir l’accès aux fonctionnalités appropriées.
À ce titre, lors de la création d’un client (ou de la modification du profil d’un client), la première question à se poser est de déterminer, pour une demande d’inscription, qui est le client ? Le client est toujours la personne qui signe le contrat de vente. Cette personne peut être une personne physique (famille) ou une personne morale (association, foyer d’accueil, mairie, comité d’entreprise…) par le biais de son représentant.
Cette section permet de gérer les fiches clients avec un moteur de recherche auto-complétant
Configuration Type client
Configuration/Gestion/Type client : Vous pouvez créer un type client depuis cette page ainsi que modifier ceux existant en cliquant sur leur ID. Voici le détaillé de certaines fonctionnalités.
- Possibilité de créer d’un compte en front office : Permet à un nouveau client de se lier à un type client via une checkbox sur la page de création de compte.
- Commande front office autorisée : Si décochée, le client ne peut plus passer de commandes en ligne et doit contacter le service client pour réserver, utile pour les clients avec des demandes complexes nécessitant une gestion manuelle en backoffice.
- Autorisation de téléchargement des documents de départ malgré un dossier incomplet ou une commande non soldée : Permet de déroger au fonctionnement standard du logiciel, notamment pour les commandes collectives et les clients professionnels.
- Commande front office autorisée : Si décochée, celui-ci ne pourra plus réaliser de commande via le site internet grand public (lorsque celui-ci existe). Ses identifiants de connexion à son compte client seront refusés par le système et un message s’affichera à l’écran, demandant à l’internaute de se rapprocher du service client afin de poursuivre sa réservation. Cette fonctionnalité est utile pour la gestion de certains clients ayant des demandes complexes, nécessitant d’être traitées manuellement en backoffice par un opérateur.
- Adhésion individuelle uniquement : Cette fonction permet, pour certains clients spécifiques, de désactiver l’adhésion « collective » et de ne proposer à un client plus que l’adhésion individuelle. Par exemple, pour un client de type « revendeur » comme un foyer, une mairie… (soit un organisme commercialisant auprès de ses clients les séjours produits par des tiers), l’adhésion sera facturée à chaque nouvel inscrit. Si l’adhésion « collective » était restée activée pour ce type de client, seuls les deux premiers inscrits auraient payé l’adhésion. Ce principe de gestion de l’adhésion « collective » avait été créé pour une clientèle de particuliers et notamment les familles nombreuses.
- Ne pas gérer l’adhésion pour les commandes collectives : Permet de masquer la colonne d’adhésion dans les commandes collectives.
- Activation des comptes Représentants légaux : Voir les nouveautés sur les représentants légaux pour plus de détails.
Création du Client
Pour créer un nouveau client, allez dans Commercial/Client/Nouveau client puis :
- Remplissez le formulaire
- Cliquez sur « Enregistrer » en haut à droite
Formulaire
les champs obligatoires sont renseignés avec « * « . Voici le détails de certains champs à remplir :
- Commercial : Permet d’assigné par défaut à toutes les commandes d’un client un utilisateur de Vackelys, chargé de leur gestion.
- Type de client : Permet de sélectionné le type de Client correspondant, préalablement configuré.
- En litige : Si coché, permet de catégoriser le client en litige, ce qui le fait apparaître en rouge sur les commandes.
Accéder à une Fiche client
- Allez dans Commercial/client
- Cherchez un client : la recherche peut se faire par nom, adresse, code postal, adresse e-mail dans la barre de recherche ci-dessous. Il s’agit d’être le plus précis possible dans sa recherche afin de s’assurer d’obtenir des propositions pertinentes de la part du logiciel et de pouvoir retrouver facilement le client recherché. Il est possible de renseigner plusieurs critères en même temps dans la barre de recherche (exemple : Nom et code postal).
- Cliquez sur l’ID du client
Fiche client
Via les différents onglets, il est possible de retrouver les participants et représentants légaux rattachés par le passé à ce client. Il est également possible d’en ajouter. Les onglets « commande » et « devis » permettent de retrouver les commandes et devis créés précédemment pour ce client. Au clic sur chacune des commandes et devis, le détail apparaît.
Un onglet facture de service permet de visualiser les produits achetés en complément du séjour (produits hors prestations touristiques commercialisés par l’entité maître).
Un dernier onglet, spécifique aux clients collectifs, nommé « départs affectés » permet de visualiser les séjours et départs affectés au client revendeur (intégrés via l’onglet « Revendeur » du profil client revendeur). Seuls les départs affectés au revendeur pourront lui être vendu (en backoffice et en front office). La fonction « Affecter tous les départs » permet de rendre disponible l’intégralité du catalogue produit.
Un onglet contact permet de qualifier un certain nombre de contacts au sein d’un même client afin que ces derniers puissent être en copie de certains mails transactionnels.
Rechercher un client existant lors de la création d’une commande/devis
- Rentrez les informations du client dans la barre de recherche : Elle peut se faire par nom, adresse, code postal, adresse e-mail ci-dessous. Une fois que l’on choisit le client en cliquant dessus, toutes ses informations sont récupérées.
- Voir ici pour le reste de la procédure.
Client particulier
RGPD :
- Les clients peuvent administrer leur consentement à être contacté par le fournisseur ou ses partenaires. Ce consentement est revalidé et modifiable lors de chaque commande.
Consultation de compte :
- L’opérateur peut consulter le compte d’un tiers RL ou Client en cliquant sur le pictogramme « œil » et choisir l’enseigne sur laquelle ce tiers à passer commande. Une fois l’enseigne choisit, l’opérateur sera transféré directement sur cette instance.
Gestion des mots de passe :
- Les mots de passe des clients ne sont pas stockés dans l’outil. Le bouton « Générer et envoyer un nouveau mot de passe » permet aux utilisateurs de récupérer l’accès à leur compte en cas de perte de leurs identifiants. Les mots de passe sont cryptés pour que l’opérateur n’y ait pas accès. Les clients peuvent modifier leur mot de passe dans leur espace personnel.
Portefeuille électronique :
- Le portefeuille électronique permet aux clients d’accumuler de l’argent pour un futur achat, alimenté par le programme cashback et le programme de parrainage. Ces programmes sont administrés à partir des écrans Configuration/Marketing.
Liaison entre clients :
- Il est possible de lier un client à un autre et de lui accorder des remises commerciales (Markup) avec un code de supervision.
Onglet Revendeur (pour les types clients professionnels)
Il est possible d’attacher toute ou une partie de l’offre de séjours à un client revendeur. Cette affectation s’effectue à un instant T et ne prend en compte que les départs créés avant réalisation de l’action.
Affectation automatique des départs :
- Depuis la fiche client d’un Revendeur, il est possible de paramétrer l’affectation automatique de tous les départs créés dans l’application à un client donné en cochant la checkbox « Bénéficier de toutes les offres ». Chaque nuit, le système affectera tous les départs existants en base de données à ce revendeur.
Création de nouveaux clients :
- Lors de la création d’un nouveau client, il faut passer par l’onglet « Revendeur > Affecter » pour afficher immédiatement la liste des départs dans la création de commande. La checkbox « Bénéficier de toutes les offres » permet ensuite la mise à jour automatique des offres affectées.
Gestion des offres revendeur :
- Depuis l’onglet Revendeur, l’entité maître peut choisir de mettre à disposition du revendeur une partie seulement de son offre. Après la sélection d’un séjour, la liste des départs prévus s’affiche dans l’interface Vackelys, permettant diverses actions : affecter ou retirer des départs, ou modifier le markup.
- Le « markup » est le pourcentage appliqué par le producteur sur la vente de ses séjours à un revendeur et peut être modifié dans l’onglet « Administratif » ou au cas par cas dans l’onglet Revendeur.
Filtres de tableau :
- Dans le tableau, la colonne date de début propose une fonction de filtre par date. Lorsque ce filtre est utilisé, les lignes de résultats affichées sont celles correspondant aux dates de début de séjour supérieures à celle renseignée dans le filtre. Pour la colonne date de fin : les lignes affichées sont celles correspondant aux dates de fin de séjour inférieures à celle renseignée dans le filtre. Au niveau du filtre présent en colonne « prix d’achat », les signes > et < peuvent être utilisés pour afficher des valeurs par rapport à un montant donné. Pour un affichage par ordre croissant ou décroissant, il faudra utiliser les chevrons.
Espace de connexion revendeur :
- Le revendeur peut accéder aux séjours et départs lui ayant été affectés à partir de son espace de connexion. Il peut alors vendre ces séjours à ses propres clients (et selon les conditions particulières négociées avec l’entité maître/l’organisateur). Les stocks du producteur ne sont décrémentés que lorsque les clients finaux du revendeur auront finalisé leur commande.
Avec la création de la commande collective, l’onglet « client » permet également d’avoir accès au système de gestion de la relation client. Voir : Commande collectivité CRM et Représentants légaux.
Représentants légaux
La fiche de création d’un représentant légal est la même que pour un client. Le processus de recherche d’un responsable légal est identique. Il est possible de partir du critère responsable légal pour enregistrer un devis ou une commande. Le responsable légal doit être clairement défini. Si ce n’est pas le cas, contacter le client pour l’identifier et remplir le formulaire attaché.
Depuis la mise en place de la commande collective, il est possible de mettre à disposition des responsables légaux un compte équivalent au compte client en front office de l’application. Voir Commande collectivité CRM et Représentants légaux.
Participants
Le moteur de recherche permet de trouver un participant existant dans la base de données en renseignant son nom, prénom. Au clic sur son identifiant s’ouvre la fiche descriptive, comprenant son âge, adresse postale, ses éventuelles allergies et traitements… Un clic sur le nom du client auquel il est rattaché permet d’ouvrir la fiche client.
Il est également possible d’avoir l’historique des commandes sur lesquelles est parti un participant.
