Une commande est annulée lorsque le client ne peut partir comme prévu sur un séjour réservé (commande en statut Validé). Cette annulation intervient soit du fait du fournisseur, soit du fait du client. Différents processus de traitement sont alors appliqués par le logiciel. Une annulation est réalisée à partir de l’écran de commande.
Les paramètres des CGV et CGA sont modifiables dans le menu Configuration>Gestion>Commande>CGV. Les CGA permettent au système de calculer automatiquement les frais d’annulation lors d’une annulation du fait du client.
Les modalités d’annulations
Le module de gestion des conditions d’annulation permet de paramétrer trois variables :
- Le nombre de jours avant départ
- Les frais d’annulation applicables en % de la commande (dans l’exemple ci-dessous, 40€ sont retenus plus les 19€ de l’assurance annulation, non remboursables).
- Les indemnités minimales d’annulation
Procédure d’annulation
Une commande s’annule à partir de l’écran «commande » et via le bouton « Action> annuler la commande ». La fenêtre modale qui s’ouvre permet de renseigner la date d’annulation et de spécifier si celle-ci est du fait du fournisseur ou bien du fait du client afin de calculer l’indemnité d’annulation. Cette indemnité apparaît dans le récapitulatif des frais liés à la commande. L’annulation se présente sous forme d’une facture de type FAN.
Si la commande a déjà été facturée avant l’annulation, le système génère une facture d’avoir FAV afin d’annuler la facture de type FA émise.
Génération de lignes d’annulation des règlements différés:
La partie règlement de la commande initiale indiquera alors l’annulation des règlements différés: (Bons CAF, chèques vacances…) Les écritures reprennent les montants versés par le(s) client(s) sous forme de montants négatifs, indiquant ainsi le remboursement.
- Annulation du fait de l’organisateur :
Pour le client, le responsable de l’annulation est toujours l’opérateur de voyages avec lequel il a contractualisé, c’est à lui qu’il se réfère en cas d’annulation de son séjour. Si l’opérateur de voyage agit en tant que distributeur, ce dernier peut se retourner vers son fournisseur et lui facturer des frais de commission dont l’objet serait sa rémunération pour le travail fournit annulé par le fournisseur.
Le processus d’annulation du fait du fournisseur génère une facture de commission FAC. Lorsque la commande a été facturée avant annulation, le système génère alors une facture de commission FAC à destination de l’organisateur et une facture d’avoir FAV au client. Le champ « commentaire » permet d’indiquer la raison de cette annulation. Dans un processus d’annulation du fait du fournisseur, le client est en droit de demander le même niveau d’indemnisation que s’il avait lui-même annulé la commande. Lors de l’annulation, l’opérateur pourra augmenter l’avoir en ajoutant un montant numéraire dans l’onglet remise.
Émission d’une facture de commission (FAC) :
À l’enregistrement, un message propose l’émission d’une facture de commission FAC à destination du fournisseur concerné par l’annulation. Cela a pour effet d’émettre (dans l’onglet Documents) la facture de commission organisateur (FAC). La commission sur voyages est pré-remplie, reprenant le montant dû par le fournisseur suivant les accords de commissionnement du forfait dans la base tarifaire du forfait.
Si la commande avait déjà été facturée, le système génère une facture d’annulation (FAV) puis une facture de commission (FAC).
- Annulation du fait du client
Les conditions générales de ventes et conditions générales d’achat (paramétrées dans le menu de configuration Gestion>Commande>CGV) régissent les conditions d’annulation d’une réservation du fait du client.
Les CGA (conditions générales d’annulation) figurent dans les CGV, elles sont fixées de façon à ce que, dans le cas d’une annulation du fait du client, le vendeur ainsi que le client aient connaissance des conditions applicables au contrat. En fonction de la date d’annulation et de la date de départ sur le séjour, un pourcentage du forfait réservé ainsi que l’intégralité des produits annexes (frais de dossier, d’adhésion et assurances) pourront être facturés au client afin d’indemniser l’agence avec laquelle il a contractualisé. Les indemnités minimales d’annulation, si configurées en CGV seront aussi retenus.
Lors de l’annulation d’une commande validée par un client, le système génère une facture d’annulation (FAN). Lorsque cette commande a été facturée avant annulation, le système génère une facture d’annulation FAN et une facture d’avoir FAV.
Pour en savoir plus sur la différence entre les statuts Annulé et Archiver d’une commande