[Anonyme]

Bonjour, 

J’ai une question concernant les commandes archivées : nous mettons en « archivée orga » les commandes que nous archivons nous même, et celles qui sont archivées automatiquement passent en « archivée admin ». Pour relancer à nouveau nos clients qui n’ont pas réglé malgré les relances avant le passage en « archivée admin », nous nous connectons sur le tableau « Commercial/commandes ». 
Nous contrôlons alors toutes les archives admin et prenons des notes dans le suivi de la commande (relancée le xx/xx, va régler le xx/xx, annule sa demande…). Nous souhaiterions avoir un moyen de ne pas rouvrir chaque commande archivée à chaque fois que nous effectuons une vérification, car lorsque la famille annule sa commande par exemple, nous n’avons plus besoin de nous soucier de cette ligne de commande. 
> Serait-il possible de rebasculer une commande « archivée admin » en « archivée orga » sans repasser par le statut validé (qui renvoie une confirmation mail à la famille? )
> Serait-il possible d’ajouter une colonne de report sur le tableau des commandes, qui ferait remonter le contenu du champ « Suivi » de chaque commande, ou au moins le dernier contenu saisi? 
> Ou peut-on ajouter une coche « fin de suivi » pour nous permettrait de différencier les lignes de commandes à ignorer de celles à traiter ? 

Merci d’avance pour vos réponses
Fanny ACSV

[Anonyme]

Bonjour Fanny,

Je pense qu’il y a plus un problème sur l’utilisation du statut archivé admin.

A la base le statut archivé orga permet pour un opérateur qui effectue de la distribution de séjours de proposer à ces fournisseurs de pouvoir eux même archiver une résa dès lors que la durée d’option initiale est dépassée.

Le statut archivé admin étant réservé à l’archivage d’une résa par l’instance administrateur, que ce soit via un process automatisé en fin de durée de vie d’option ou par un process manuel.

En théorie vous ne devriez pas utiliser le statut archivé orga. Mais si cela vous permet de disposer d’un critère différenciant, pourquoi pas. Car en effet d’un point de vue informatique ou effet de bord le statut est le même.

Par contre, une commande archivée est équivalent à une commande qui n’a jamais eu existé. D’ailleurs pour utilisé le statut archivé nous contrôlons que le statut de facturation est nul, c’est à dire que des avoirs ont été émis pour annuler les factures en cours et nous contrôlons que les acomptes ont également été annulés.

Ce qui m’interpelle dans cette demande c’est votre volonté de vouloir relancer le paiement de participants sur des commandes archivées. Si les participants doivent payer quelque chose, ces résas devraient être validées et non archivées. De plus sur une résa archivée il n’y a pas possibilité de facturer.

Le suivis des commandes pour lesquelles des règlements manquent doit se réaliser dans l’écran commercial

J’ai un peu peur que votre démarche dans le worflow de la commande ne soit pas le bon.

[Anonyme]

Oui je sais bien que pour faire un règlement les clients doivent avoir une commande validée.

Voici le parcours de nos demandes, car comme nous souhaitons constituer nos groupes aux profils spécifiques, les clients ne réservent pas en ligne et ne font pas de règlement non plus.
> Le client fait une demande, nous traitons en commission puis nous saisissons sa commande lorsque tout est ok.
> Il reçoit donc une confirmation, puis des relances pour régler sous un mois son acompte et donc passer de « l’option » au « contrat validé »
> Malgré les relances, certains clients ne règlent pas dans les temps, les commandes sont archivées admin automatiquement.

C’est la que je ne vois pas comment je peux faire autrement que de filtrer dans le tableau de commandes, pour contacter les clients dont l’option est archivée afin de savoir s’ils maintiennent ou non leur commande.
Car si certains ont volontairement laissé passer l’option car ils souhaitent annuler, beaucoup n’ont tout simplement pas payé à temps, et nous ne pouvons donc pas revendre les places à d’autres personnes, car ces familles comptent bien faire partir leur proche en situation de handicap sur le séjour réservé.
> Après appel téléphonique, nous notons dans le suivi si la famille annule (et c’est là que nous aimerions pouvoir différencier la ligne car le suivi est clos) ou si elle va régler (on note la date dans le suivi en attendant de recevoir le règlement).
> Lorsque nous réceptionnons le virement ou le chèque (car le paiement CB n’est pas actif), nous repassons la commande en statut validé, puis ajoutons le règlement.

Je ne sais pas comment nous pouvons procéder différemment pour assurer ce suivi.

[Anonyme]

Bonjour,

Sauf erreur de ma part, les commandes archivées « faute de temps pour régler » sont en fait comptabiliser dans vos effectifs. Dans ce cas là, pourquoi ne pas gérer vos réservations via le critère option prévu à cet effet?

Si nous reprenons votre parcours client, vos réservations sont tout d’abord en statut option en attendant le paiement de l’acompte.
A ce moment là vous pouvez:
> Retrouver sur votre tableau de bord l’ensemble de vos commandes sous statut option
> Consulter la durée de vos options client (modifiable en configuration) et donc potentiellement les trier par date d’échéance.
> Relancer vos participants ayant des options arrivant à expiration afin de savoir s’ils comptent maintenir leur place ou non.
> Une fois que vous avez leur réponse, deux possibilités:
– Relancer l’option en ajoutant du temps supplémentaire (action remontée dans le workflow)
– Archiver l’option

Ainsi, vous n’avez plus à consulter les commandes archivées et si vous êtes amené à relancer plusieurs fois un participant, vous aurez un historique de vos relances.

[Anonyme]

Bonjour,

Merci beaucoup pour ce retour.
Je vois comment nous pouvons modifier notre process interne, il me reste deux questions :
– pour modifier l’échéance de l’option au cas par cas, je clique sur la date en bleu dans le bandeau en haut de la commande. Si je valide une nouvelle date, cela s’inscrit dans le workflow mais est-ce que le client reçoit un mail? (si oui est ce que c’est un crm que je peux désactiver?)
– Lorsque je traite les options dans le tableau « commercial/commandes », je ne vois pas à J-combien sont ces options. Il y a la date de commande mais si j’ai accordé du temps supplémentaire à certains clients je ne pourrai plus trier par date de commande. Peut-on ajouter le report du « J-x » dans cette vue, ou y a t-il un autre endroit pour suivre les options?

Merci !
Bonne journée,

Fanny ACSV

[Anonyme]

Bonjour Fanny,
Pour modifier l’échéance de l’option il y a deux procédés :
– la configuration générale: Configuration On peut ici paramétrer la durée par défaut de l’option client.
L’option client est la durée légale de l’option par rapport à vos CGV. L’option fournisseur est une prolongation de la durée légale de votre option client pour laisser un peu plus de temps à votre client pour valider la commande. Par contre durant ce second temps vous n’êtes plus engagé juridiquement sur le dossier. Le client reçoit une relance mail à l’échéance de l’option client pour l’informer que son option est arrivée à terme et que vous pouvez l’annuler à tout moment.

– La modification de l’option dans la commande en cliquant directement sur la date d’échéance pour en fixer une nouvelle.

Pour le tableau des commandes le curseur reste aujourd’hui bloqué à J-durée de l’option client paramétré en configuration.
On peut étudier la possibilité de calculer chaque J-XX. Ce qui va ralentir considérablement le fonctionnement de cet écran car le programme devra le calculer à chaque rafraichissement de cette page.
A moins que nous affichions directement la date d’échéance.
Il faut que nous fassions le point avec les développeurs.

[Anonyme]

Merci beaucoup pour ces réponses, je vais me pencher sur la configuration des échéances client/fournisseur.
En effet, la date d’échéance est un affichage tout aussi pratique s’il est plus facilement réalisable.
Très bonne journée,
Fanny

[Auteur]

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