La page Organisateur présente la liste des organisateurs actifs, donc en ligne.
Il est tout à fait possible de rendre inactif un organisateur. Il sera alors archivé. Pour « afficher les organisateurs archivés », cliquer sur la case à cocher correspondante en haut à droite du tableau.
D’une manière générale, cette page permet de créer/modifier/supprimer un organisateur : la structure qui organise des séjours.
Dans la barre supérieure au-dessus du tableau, vous avez la possibilité de :
- Créer un Organisateur, voir ci-dessous l’ensemble des actions liées à la création d’un organisateur.
- Créer un Utilisateur : un Utilisateur est une personne qui se voit confier des responsabilités sur la plateforme Vackelys. La nature et l’étendue de ces responsabilités sont définies par un « Rôle » attribué au moment de la création de cet utilisateur. Les 5 rôles livrés initialement dans la plateforme sont les suivants :
- Super Administrateur
- Administrateur
- Opérateur
- Organisateur, l’unique rôle du Contact Service Inscription chez l’organisateur.
- Directeur
Reportez-vous au Glossaire pour voir les principales responsabilités de ces rôles. On peut personnaliser l’ensemble des rôles définit initialement dans Vackelys à partir du menu Configuration/Droits
- Afficher la Liste des Utilisateurs permet d’afficher le tableau des Utilisateurs de l’Entité Maître et des Contacts chez les organisateurs.
- Un bouton « Action » est situé au-dessus du tableau, il vous permet d’imprimer et d’exporter la sélection ou l’intégralité du tableau.
Lorsque vous cliquez sur le lien « Créer un organisateur », une nouvelle fenêtre s’affiche avec 2 onglets à votre disposition.
1 – Onglet Fiche
Cet onglet présente les critères administratifs essentiels à la création d’un organisateur – raison sociale, RCS, assurance, etc. Il mentionne les contacts de référence au sein de l’organisateur.
Note : le paramétrage des adhésions se fait maintenant dans l’onglet « Gestion ».
La section « Contact service d’inscription », permet de saisir toutes les informations utiles au contact responsable de la gestion administrative et commerciale des inscriptions.
La section « Interlocuteur », permet de saisir toutes les informations du Responsable au sein de la structure organisatrice = le contact du Responsable d’activité.
La section « Compte bancaire », représente l’ensemble des informations à compléter du compte bancaire de l’organisateur.
2 – Onglet Gestion
L’onglet Gestion n’est pas visible des organisateurs. L’onglet Gestion n’est accessible qu’aux personnes bénéficiant d’un rôle administrateur.
Champs de l’onglet Gestion
Pour que les séjours d’un organisateur puissent être mis en ligne, il faut que l’organisateur :
– A statut « Validé et actif »
– Valide la convention de distribution (dans cette même fiche Organisateur)
– Que le champ « Afficher sur le front » dans l’onglet Gestion, soit coché.
- Statuts. On distingue 3 statuts dans le cycle de vie d’un organisateur.
- En traitement
- Validé
- Archivé
On affectera l’un de ses 3 statuts selon l’état d’avancement du dossier de l’organisateur. Si son dossier est en cours d’acceptation, si le contrat de distribution n’est pas encore lié, alors il sera « En Traitement ». Si son dossier est accepté, il sera alors « Validé ». Un organisateur « archivé » n’apparait plus en ligne, ses séjours ne sont plus affichés sur le site grand public, ses informations sont masquées. Pour autant, cet organisateur n’est pas supprimé de la base d’information.
- Actif. La case à cocher « Actif » permet de mettre en ligne ou hors ligne un organisateur. En mode hors ligne, les séjours de l’organisateur « inactif » s’ils existent, ne seront plus commercialisables, ni accessibles en back office, ni visibles sur le site grand public.
- Type d’organisateur
- Entité Maître : Titulaire de l’instance Vackelys sur laquelle il a la pleine capacité à créer/gérer/distribuer des séjours, les siens comme ceux d’organisateurs fournisseurs.
- Fournisseur de Séjours : est un organisateur fournisseur de séjours commercialisés par un compte Organisateur de type Entité Maître.
- Affiché sur le front. Si coché, les séjours de cet organisateur seront affichés sur le front.
- Date Inscription. Date (automatique) à laquelle cet organisateur a été créé.
- Sur-Marge (en %) Option non obligatoire qui permet d’augmenter le tarif public d’un séjour de ‘X’ %.
- Commission par défaut (en %) La commission prélevée à l’organisateur, est renseignée par défaut, elle est issue du contrat de distribution.
On peut voir l’effet immédiat du remplissage de ces 2 pourcentages dans le menu Tarif. Si ces options sont paramétrées, les tarifs sont mis à jour automatiquement.
- Codes Comptable Fournisseur (401xx) / Comptable Client (411xx) Codes comptables servant à alimenter les journaux des ventes, les exports etc.
- Adhésion familiale / Individuelle (si décoché – individuelle) Saisir le montant de l’adhésion annuelle fixée en euro (€)
- Points / Total Points Le système Vackelys, attribue des points qui permettent de classer les séjours des organisateurs. Plus un séjour obtient de point, plus il est visible, plus il obtient de trafic, plus, il augmente ses chances à la vente.
- Notes internes (non publiées) Toutes notes ou commentaires internes. Ces notes ne sont pas publiées en ligne sur le site public
- Présentation de l’organisateur Cette présentation est publiée sur le site grand public.
- Modifier un organisateur
De retour dans la page principale de l’organisateur, vous pouvez modifier l’un des organisateurs présents dans le tableau. Il suffit de cliquer sur un lien de la colonne « Nom » d’un organisateur du tableau.
Les onglets Fiche et Gestion s’affichent alors. Tous les champs sont modifiables, mis à part les dates d’inscription et de validation de la convention. Il n’est pas possible de supprimer un organisateur. Lorsque l’on ne souhaite plus afficher ses hébergements, il est possible de changer le statut de l’organisateur à « archivé ». L’organisateur archivé n’a pas été supprimé de la base.