Le participant est absent ou ne s’est pas présenté au départ.
Son dossier conserve un statut validé, il a payé l’intégralité ou une partie de sa réservation.
Il faut alors le taguer comme absent afin qu’il ne remonte pas dans les différents états de listes.
Cette commande restera au final sous statut validé et sera facturée comme une autre.
Le statut archivé de la commande :
Une commande archivée représente une réservation qui n’aurait jamais existé.
- Les participants ne remontent pas dans les listes.
- Le montant de la commande n’est pas comptabilisé dans le chiffre d’affaires.
- Le statut est non facturé
Ce statut Archivé s’obtient de plusieurs manières :
- Automatiquement dans le cadre d’une option de réservation qui arriverait à terme
- Manuellement, car il a été décidé que le participant ne serait pas présent, qu’aucun frais ne serait payé par le client et que la réservation ne serait pas facturée.
Si vous décidez d’archiver manuellement une commande, vous pourrez constater que pour certaines, vous ne disposez pas de la fonctionnalité.
En effet, ce statut est contrôlé par Vackelys: Comme défini ci-dessus, le statut archivé correspond à une réservation qui n’aurait jamais eu lieu. Il faut donc, pour que la fonction soit libérée par le programme :
- Qu’il n’y ait aucune facture sur la réservation ou que la somme des factures liées à cette réservation soit égale à zéro. Il faudra donc émettre une ou plusieurs factures d’avoirs.
- Que le client n’ait aucun acompte en cours dans cette réservation. Il faudra donc rembourser le client ou solder ses règlements par un avoir. Au final, vous devez avoir total commande = Solde à régler
Le statut annulé :
Une réservation annulée entraîne le retenu de frais auprès d’un tiers :
- Retenu de frais qui seront facturés sous forme d’une FAN Facture d’annulation dans le cadre d’une annulation du client.
- Émission éventuelle d’une facture de commissions dans le cadre d’une annulation Organisateur: Dans ce cadre, aucun frais n’est retenu au client qui doit être intégralement remboursé.
Différence entre le statut Annulé et le statut Archivé
| Statut Annulé |
Statut Archivé |
| Je ne peux plus revenir en arrière. Il est impossible de rebasculer vers un statut option ou validé | Je peux revenir en arrière et rebasculer une résa archivée en option ou sous statut validé |
| Je peux avoir des factures et j’ai souvent une facture d’annulation FAN liée au dossier | Je n’ai aucune facture ou la somme des factures liée au dossier est égale à zéro |
| Le client aura bien souvent des règlements à effectuer pour payer les frais d’annulation | Le client n’a rien à régler et ses règlements éventuels auront dû être remboursés pour activer le statut archivé |
Cas de la commande collective
Vous allez pouvoir archiver ou annuler chaque ligne composant votre commande collective.
Vous devez considérer que chaque ligne de commande collective se comportera comme une commande Standard.
- Les statuts seront contrôlés par le programme comme défini ci-dessus.
- Une ligne de commande annulée ne sera plus modifiable et les sommes encore affectées à cette ligne de commande devront être facturées, si vous souhaitez obtenir le statut facturé de cette commande.
Toute annulation au sein d’une commande collective est donc irréversible. Si vous ne souhaitez facturer aucun frais à ce participant, vous devez alors opter pour le statut archivé qui sera contrôlé par le programme.