Un bilan est un rapport personnalisé écrit par un opérateur afin de témoigner sur le séjour d’un participant. Ce bilan peut être écrit par un Directeur, mais devra être contre-validé par un opérateur disposant des droits de validation. Seuls les bilans validés seront transmis au client.
Ce module commercial<bilan présente un écran listant l’ensemble des participants pour lesquels un bilan peut être produit.
Un écran présent dans Configuration<production<bilan permet à l’opérateur de créer son formulaire de questions – réponses. Les réponses fournies par le directeur seront des réponses de type texte.
Un bilan peut être renseigné par un directeur ou un opérateur.
Le directeur peut saisir le contenu du bilan depuis son back office. Une gestion des droits permet d’afficher uniquement les participants présents sur
les séjours en lien avec son contrat de travail.
- Lorsque le séjour est de type « Séjour adapté », les 10 premières questions du bilan sont automatiquement les questions du questionnaire handicap initial. Ce formulaire est ouvert en modification, ainsi si le directeur estime que la cotation a évolué, il peut apporter un correctif.
Les données mises à jour au niveau du questionnaire handicap sont enregistrées et réutilisable lors de la création d’une nouvelle commande séjour adapté.
- Lorsque le séjour n’est pas de type « Séjour adapté », ce questionnaire handicap n’apparait pas.
Le bilan doit être « valider » par le directeur et contresigné par un opérateur disposant des droits.
Un email transactionnel est envoyé au directeur à la fin des séjours des participants afin de lui rappeler qu’il peut remplir les bilans. Cet email comprend la liste des participants pour lesquels un bilan peut être rempli.
L’opérateur pourra paramétrer les périodicités d’envoi de ce mail transactionnel en nombre de jours avant ou après la fin du séjour du participant.
Un email transactionnel est envoyé à destination du client ou du Représentant légal dès la contresignature du bilan par l’opérateur interne. Le bilan PDF contresigné est intégré dans le compte du client ou responsable légal. Ce PDF est accessible dans l’espace personnel des clients dans l’onglet « Documents de voyage » dans la section « Bilan de séjour ».
Une alerte bilan est générée dans le module d’alerte afin d’informer les opérateurs qu’un bilan rédigé par un directeur est à contresigner.