Cette page permet de gérer les Bilans et liste l’ensemble des participants pour lesquels un bilan peut être produit.
Un Bilan est un rapport personnalisé écrit par un Directeur ou un Opérateur afin de témoigner sur le séjour d’un participant.
Ce bilan peut être écrit par un Directeur, mais devra être contre-validé par un opérateur disposant des droits de validation. Seuls les bilans validés seront transmis au client.
Bon à savoir
- Lorsque le séjour est de type « Séjour adapté », les 10 premières questions du bilan sont automatiquement les questions du questionnaire handicap initial. Ce formulaire est ouvert à la modification, ainsi si le directeur estime que la cotation a évolué, il peut apporter un correctif.
- Lorsque le séjour n’est pas de type « Séjour adapté », ce questionnaire handicap n’apparait pas.
- Le bilan doit être « validé » par le directeur et contresigné par un opérateur disposant des droits.
- Un e-mail transactionnel est envoyé au directeur à la fin des séjours des participants afin de lui rappeler qu’il peut remplir les bilans. Cet e-mail comprend la liste des participants pour lesquels un bilan peut être rempli.
- Une alerte bilan est générée dans le module d’alerte afin d’informer les opérateurs qu’un bilan rédigé par un directeur est à contresigner.
- Vous pouvez paramétrer les périodicités d’envoi de ce mail transactionnel en nombre de jours avant ou après la fin du séjour du participant via le paramétrage du CRM 108.
Le bilan d’un participant passe par plusieurs statuts:
- À faire : Le bilan est en attente de remplissage par un directeur
- En cours : Le bilan est en train d’être rempli par un directeur
- Validé : Le Bilan a été rempli et validé par un directeur, il est en attente de vérification.
- Contrat Signé : Le Bilan à été contre validé par un opérateur et il a été transmis au client.
Comment configurer un Bilan
- Accédez à la page Configuration/production/bilan
- Créez un bilan en appuyant sur le bouton « Créer un bilan »
- Cliquez sur le bouton suivant :
Cela affichera ensuite la liste des questions, pour assigner un question au bilan sélectionné, cocher la case à gauche puis cliquez sur « Enregistrer ».
- Si il vous manque une question vous pouvez en créer avec le bouton « Créer une question »
- Une fois que votre Bilan comporte les questions que vous désirez, il faut l’assigner à un Type. Pour cela, aller dans la page Configuration/Production/Forfait/Type
- Cliquer sur le nom du Type au quel vous souhaitez assigner le Bilan
- Sélectionnez le Bilan voulu
- Cliquez sur « Enregistrer »
Comment remplir le Bilan d’un participant
Un bilan peut être renseigné par un directeur ou un opérateur.
Le directeur peut saisir le contenu du bilan depuis son back office. Une gestion des droits permet d’afficher uniquement les participants présents sur
les séjours en lien avec son contrat de travail.
- Accédez à la page Commercial/Bilan
- Cliquez sur le « Stylo » à gauche de la case à cocher
- Une fenêtre avec les questions du bilan liées au type forfait s’affichent, remplissez les champs de réponse
- Cliquez sur « Enregistrer«
Comment vérifier et contre-signer un Bilan
- Accédez à la page Configuration/production/bilan
- Vérifier/modifier le bilan en cliquant sur le « Stylo » à gauche de la case à cocher
- Cochez la case du/des bilans que vous voulez signer et transmettre au client
- Cliquez sur le bouton « Action » puis « Valider«
- Le bilan est désormais contre-signé et transmis au client.
- Vous pouvez aussi générer le Bilan en PDF en cliquant sur « Action » puis « Générer pdf«