Le montant de l’adhésion à payer est automatiquement calculé par le système lors de la création d’une commande. Ce montant prend en compte les éléments qui suivent dans cette page. Cependant, l’opérateur a toujours la possibilité de modifier manuellement la valeur de l’adhésion sur une commande donnée.
- Le module Configuration>entité maître propose d’activer ou non la gestion de l’adhésion.
- SI votre organisation est une association vous pourrez alors activer la gestion de l’adhésion ou la désactiver si votre organisation est une société.
- Nous vous conseillons de décocher l’option « utiliser le prix d’adhésion de l’organisateur du séjour ». En effet cette option est à activer que dans des modèles économiques très particulier de revente de séjour avec l’adhésion de l’organisateur du séjour. Dans la grande majorité des cas il faudra prendre l’adhésion de l’organisateur entité maître qui facture au client final.
- Vous pourrez ensuite saisir dans la fiche de l’organisateur (écran Oraganisateur<Nomdelorganisateur), onglet gestion le montrant de l’adhésion individuelle et le montant de l’adhésion familiale.
- L’adhésion peut porter sur une année calendaire (du 1er janvier au 31 décembre) ou bien sur un cycle annuel glissant (c’est-à-dire sur un an à partir de la date de souscription à l’adhésion par le client).
Configuration des paramètres de gestion de l’adhésion dans l’écran entité maître :
Configuration des valeurs de l’adhésion sur la fiche organisateur (pour l’entité maître seulement ou bien pour chacun des organisateurs) :
- Configuration des adhésions dans la fiche organisateur.
Lorsque la checkbox est décochée, seule l’adhésion individuelle est active (il faut bien sûr que le montant soit renseigné). Lorsque la checkbox est cochée, l’organisateur peut gérer à la fois une adhésion individuelle et une adhésion familiale (une valeur doit être renseignée dans les deux champs correspondants). S’ils ne sont pas renseignés, ils seront considérés comme nuls dans le processus de commande.
Gestion des adhésions par l’entité maître :
Configuration d’une adhésion individuelle seulement : pour toute première commande réalisée. Elle ne sera à nouveau demandée au client qu’après échéance du terme (fin de l’année calendaire ou glissante).
Configuration d’une adhésion individuelle et familiale : l’adhésion individuelle sera demandée pour toute première commande réalisée sur le site de l’entité maître. L’adhésion familiale prendra le relais à partir de la deuxième commande réalisée par un même client toujours dans la limite d’un an (cycle annuel ou glissant) par rapport à la première commande réalisée. L’adhésion familiale s’applique aussi dans le cas de l’inscription de deux enfants sur une même commande. L’adhésion familiale sert donc à plafonné le montant de l’adhésion pour un adhérent qui réaliserait l’inscription de plusieurs participants sur plusieurs séjours.
- Gestion des adhésions par organisateur :
Chaque organisateur aura le choix de configurer ou pas, pour son propre compte, une adhésion familiale et/ou individuelle. Dans ce cas :
Le client devra supporter le coût de l’adhésion individuelle à chaque nouvelle réservation sur le séjour d’un « nouvel » organisateur (même s’il a déjà réglé une adhésion auparavant pour le séjour d’un autre organisateur).
L’adhésion familiale (basée sur le principe de récurrence d’achat par un même client dans un délai inférieur à un an), ne pourra s’appliquer que pour la réservation d’un deuxième séjour auprès d’un même organisateur (dans un délai d’un an – glissant ou calendaire – par rapport à la première commande).
Dans tous les cas, pour bénéficier d’une adhésion familiale à partir du second participant, il faut que le premier participant dispose d’une commande ayant un statut validé ou ayant été annulée durant le cycle annuel.
Exemples : Dans les exemples ci-dessous, nous partons du principe que toutes les réservations sont réalisées auprès d’un seul et même organisateur. Dans le cas où un organisateur A (qu’il soit entité maître ou autre), propose une adhésion individuelle à 15€ et une familiale à 20€.
1. Un client inscrit le même enfant sur deux séjours de l’organisateur A un premier en février puis un second en octobre :
En février : Cotisation d’adhésion individuelle demandée (15€)
En octobre : Cotisation adhésion individuelle non demandée, car son adhésion payée en février cours jusqu’en décembre de l’année en cours (dans le cas d’un cycle annuel calendaire).
2. Un inscrivant inscrit 2 enfants sur un séjour de l’organisateur A en février. Si le client réinscrit l’un des 2 enfants ou même un 3ᵉ enfant, la même année :
En février, le client payera une cotisation familiale = 20€
S’il réinscrit un enfant en avril, le client ne payera pas d’adhésion, car son adhésion familiale payée en février cours jusqu’en décembre de l’année en cours (dans le cas d’une année calendaire).
En front, dans le processus de commande, la mention suivante apparaîtra lors de la deuxième commande : * Vous avez déjà réglé l’adhésion à l’organisateur (Nom organisateur), votre adhésion est valable jusqu’au « date de fin de cycle ».
3. Un inscrivant en deux temps un enfant en juillet et un autre enfant en août :
Le client paye 15 € pour l’adhésion individuelle en juillet, il paiera la différence entre l’adhésion individuelle et l’adhésion familiale en août (soit 20€ -15€ déjà versé = 5€ à verser).
La mention suivante apparaîtra en front : * Vous avez déjà souscrit à l’adhésion individuelle de cet organisateur en inscrivant un enfant cette année, vous bénéficiez aujourd’hui du tarif familial valable jusqu’au 31 décembre 2014.
4. Si l’organisateur ne propose qu’une adhésion individuelle, alors le client devra systématiquement régler l’adhésion pour chaque nouvel enfant inscrit (mais ne paie qu’une fois par an et par enfant).
2 enfants inscrits sur deux commandes différentes dans l’année = 2 adhésions individuelles (soit un coût total d’adhésion de 30€).
5. Si aucune adhésion n’est précisée, aucune cotisation n’est demandée au client.
Par défaut, un client de type Revendeur ne pourra pas bénéficier de l’adhésion familiale (checkbox « adhésion individuelle uniquement » cochée dans la fiche client).
Pour un client de type Particulier, au moment du calcul de l’adhésion dans la commande, lorsque le client a réuni toutes les conditions lui permettant de bénéficier de l’adhésion familiale, le système va lui proposer la formule lui permettant de payer le moins cher possible son adhésion.
1. Quel est le montant de l’adhésion familiale (si elle est proposée) ? Réponse A
2. Quel est le montant obtenu si l’on multiplie la valeur de l’adhésion individuelle par le nombre de participants ? Réponse B
3. Quel est le montant le plus petit, Réponse A ou B ? L’adhésion la moins chère calculée sera alors celle appliquée à la commande.
Gestion de l’adhésion dans les commandes collectives
L’organisateur pourra décider de ne pas appliquer la facturation de l’adhésion dans les commandes collectives.
Il devra aller dans les types clients configuration<gestion<types client et décider pour chaque type client s’il souhaite ou pas appliquer la gestion de l’adhésion dans cette commande collective en activant ou désactivant la fonction « Ne pas gérer l’adhésion dans le cadre de la commande collective »
Il pourra également pour un type client donné décidé d’appliquer l’adhésion individuelle uniquement ou l’adhésion individuelle et familiale.
