Gestion des devis

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Vackelys permet de créer et d’envoyer des devis aux clients pour un séjour donné.

La page « Devis » affiche un tableau listant les devis en cours dans la base d’information. Si des devis existent, vous pouvez les consulter/modifier en accédant par les liens de leur numéro de la colonne « ID ».

Pour chaque devis créé, un numéro de devis est généré, toujours précédé des lettres « DE ».

Créer un devis 

Premièrement Accédez à la création de devis

  • Page « Commercial/Devis » : Utilisez les boutons « Nouveau devis » et « Action ».
  • Raccourci « Nouvelle commande » : Situé en haut à gauche de chaque page. Cliquez sur « Devis » en fin de processus de commande.

À chaque création de devis, un email est automatiquement envoyé au client, le PDF du devis est alors joint en pièce-jointe. Cet email pourra être à nouveau envoyé au client si nécessaire via la barre d’action au sein du formulaire devis : « Mails/Mail simple ».

Le processus de Création/Modification d’un devis est tout à fait similaire au processus de création d’une commande.

Une fois cliqué sur le bouton « Nouveau devis », le processus de création de devis/commande passe par les six onglets suivants :

  1. Onglet « Client » : permet de sélectionner un client existant à travers l’outil « Recherche d’un client existant » ou d’en créer un nouveau.
    • Recherche d’un client existant : Tapez les premières lettres du nom ou du prénom, sélectionnez le client, vérifiez les informations qui s’affichent, puis cliquez sur « Sélectionner« 
      si toutes les informations sont correctes.
      • Modification des informations : Si les informations avaient changées depuis son inscription, cliquez à ce moment-là sur le bouton « Modifier » (les informations client). Dans le formulaire à droite de l’écran, mettez à jour ses informations puis « Enregistrer ».
    • Création d’un nouveau client : Remplissez les champs du formulaire à droite de l’écran et cliquez sur « Créer« .
  • En haut du formulaire apparaît alors le nom du client. Vous pouvez passer à l’onglet suivant : « Représentant légal ».
  1. Onglet « Représentant légal » :
    • Si le client n’est pas le représentant légal, créez-le ou sélectionnez-en un déjà existant.
    • Si le client est le représentant légal, passez à l’onglet suivant.
  2. Onglet « Participant » : permet de sélectionner des enfants existants (déjà rattachés par le passé au client sélectionné) ou d’en créer de nouveaux. Pour attacher un participant au devis, cliquez sur le « + » à côté de son nom dans le bouton « Nom prénom + ». Le nom de l’enfant apparaît alors dans le bandeau supérieur, vous pouvez passer à l’onglet « Séjour ». Il n’est pas possible de modifier le client sur un devis déjà créé, il faudra refaire le devis.
  1. Onglet « Séjour » : permet de rechercher un séjour en vue de l’attacher au devis. Il y a deux outils d’aide à la recherche
    • Dans le champ « Recherche d’un séjour existant », saisissez les premières lettres d’un nom, d’une référence séjour ou de son slogan.
    • Le moteur de « Recherche avancée » permet de filtrer l’affichage de séjours en fonction de nombreux critères.
    • Sélectionnez un lieu de départ via le bouton « Choix départ« , puis cliquez sur « Calcul des stocks » pour afficher les places disponibles. Choisissez ensuite la ville et la date de départ. Le système vérifiera que l’âge des participants est conforme aux critères du séjour et affichera un message d’erreur si ce n’est pas le cas.

Le lien « Plus d’infos » permet de rappeler l’ensemble des informations du séjour sélectionné.

Vous devrez alors supprimer ce participant en cliquant sur la croix de son nom dans le bandeau supérieur.

Si au contraire tout s’est bien déroulé, vous devriez alors observer le nom du séjour sélectionné inscrit dans le bandeau supérieur qui sert à synthétiser les différents éléments constituants le devis. Vous pouvez passer à l’onglet suivant.

  1. Onglet « Produit annexe » Cet écran affiche une liste de produits d’assurance. Sélectionnez, en accord avec le client, les produits annexes applicables au séjour. Si le client refuse les assurances, Vackelys le rappellera dans tous les courriers administratifs et commerciaux. Sélectionnez les produits et passez à l’onglet « Récapitulatif« .
  2. Onglet « Récapitulatif de commande » permet de renseigner les tout derniers éléments d’informations du devis.
    • Hospitalisation (champ obligatoire) Oui/Non ?
    • Codes promotionnels, remise
    • Confirmation de l’adresse de facturation
    • Provenance de la commande. L’adhésion se calcule ici automatiquement.
    • « Informations complémentaires », toutes les informations utiles qui seront rappelées dans l’ensemble de la correspondance.
      • allergie
      • assurance prise ou pas
      • etc.

Comme il a été dit plus haut, la saisie des informations pour un Devis ou une Commande est en tout point similaire. Vous avez par conséquent à votre disposition, trois boutons de validation du 1ᵉʳ document commercial entre vous et votre client.

  • « Paiement CB »  il s’agit finalement d’encaisser tout ou partie de la somme correspondant au montant total du séjour. Cette action transforme la saisie des informations pour un devis en une Commande ferme. En cliquant sur cette option, une fenêtre de saisie du montant à payer par CB s’ouvre. Par défaut, elle affiche le montant total à régler par le client. Il est possible de régler une partie seulement du montant, sans descendre en dessous d’un règlement minimum de 30%.
  • « Paiement Autre » à la différence du « Paiement CB » cette option donne la possibilité de payer par chèque, virement ou autre. Attention. Tant que le paiement n’est pas perçu, le client obtient un délai de réservation de sa place pour une durée de 7 jours à compter de la date de création de la commande. Passé ce délai, il perdra la place qui lui avait été réservée.
  • « Devis » La validation du devis devient effective au moment de l’appui du bouton « Devis ».

Modification de devis

Dans la page Commercial/Devis, vous accédez au devis en cliquant sur son numéro de la colonne « ID« . Vous pouvez alors modifier tout ou partie des éléments qui compose le devis. Cliquez ensuite sur « Enregistrer » en haut à droite.

Règles liées aux devis

Un devis ne bloque pas de place pour le ou les participants.

  • Le statut d’un devis peut être « Transformé en commande » ou être « Annulé » lorsque le prospect/client ne souhaite pas donner suite.
  • Lorsqu’un devis est transformé en commande, le système vérifie d’abord qu’il reste bien des stocks disponibles sur le départ choisi. S’il reste effectivement des places sur le séjour aux dates sélectionnées, le devis prend le statut de commande (COxxx). Le numéro de devis est indiqué sur la nouvelle commande générée. 
  • Lorsqu’un devis est transformé, une commande est automatiquement créée avec le statut « Option J-7 ». Cette option est active pour une durée définie, paramétrée en nombre de jours dans Vackelys (Configuration/Production/Stock). Si aucun paiement n’est enregistré dans ce délai, l’option passe automatiquement au statut « Option annulable », offrant alors un second délai de 7 jours.
  • Lorsque aucune suite n’est donnée par le client, opérateurs et organisateurs ont alors la possibilité d’archiver cette commande afin de réincrémenter les disponibilités du stock.
  • Si aucune action humaine (opérateur, organisateur) n’est réalisée, la commande s’annulera d’elle-même une fois les délais dépassés des statuts «Option» ou «Option annulable».
  • Un devis au statut annulé ne peut être réactivé. Il faut le ressaisir.
  • Un devis est automatiquement basculé au statut « Devis archivé » lorsque le séjour arrive en date de départ.

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