FAQInformations complémentaires sur l'outil

FAQ

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Organisateur


Qu'est-ce que l'adhésion ?

L’adhésion peut-être individuelle (par pax) ou familiale. Elle peut être gérée par l'entité maitre ou bien par organisateur. Les adhésions pour les collectifs ne sont pas prises en charge.

Quelle différence y a-t-il entre « le Contact service d'inscription » et « l'Interlocuteur » ?

Le premier désigne la personne avec qui entrer en contact pour aborder des questions d'ordre opérationnel (gestion des commandes par exemple) alors que « l'interlocuteur » désigne ici la personne responsable au sein de l’organisme de séjours (l’organisateur). Ce dernier est contacté sur des sujets plus stratégiques ou conflictuels (renouvellement de contrat de distribution ou litige par exemple).


Hébergement


Qu'est-ce que la Charte Qualité, à quoi sert-elle ?

Cette charte présente les différentes valeurs et engagements pris par le distributeur de séjours. Elle rend compte de la démarche qualitative engagée et de la nécessité pour chaque organisateur de suivre cet engagement commun. Le but étant de préserver et de développer une certaine image de marque et de favoriser la pleine satisfaction des clients.

Qu'est-ce que la Convention de distribution, à quoi sert-elle ?

La convention de distribution est le document statuant sur les accords de distribution passés entre le distributeur et les organisateurs. Sont définis dans cette convention tous les aspects financiers et réglementaires intervenant dans le cadre de la commercialisation de produits touristiques pour le compte d'un tiers.


Séjour


A quoi sert la fonctionnalité « Communication » dans l'onglet « Général » d'un séjour ?

L'onglet communication est un espace d'échange entre l'organisateur et l'administrateur, il permet le dialogue dans le cadre de la création, modification, validation et de la mise en ligne d'un séjour précis. Dès qu’une modification est effectuée, un message est généré automatiquement dans le module communication. Il sera alors visible par l’organisateur ou alors par l’administrateur qui prendra connaissance des modifications

Qu'est-ce qu'une région catalogue ?

Cette rubrique est destinée uniquement à la structure du catalogue papier.  Et à déterminer dans quel(s) catalogue(s) apparaitra le séjour. L’adhérent coche la région dans laquelle il souhaite que son séjour apparaisse.

Qu'est ce qu'un « Commentaire (Non publié) » ?

Les champs "Commentaire" indiqués comme Non publiés sont destinés à permettre l'échange en interne. Ces champs ne sont donc pas visibles sur le site internet grand public.

Quel tarif indiquer en « prix du transport » et prix du séjour » ?

Il s'agit ici de renseigner le tarif public pour chaque type de prestation.

Qu'est-ce que le tarif public ?

Il correspond au calcul suivant : prix du séjour (hébergement + activités) + prix du transport – remises éventuelles.

Qu'est-ce que la commission ?

La commission correspond à un pourcentage du tarif du séjour qui est prélevé par le distributeur sur le prix total de vente au client. 

Qu'est ce que la marge ?

Elle se calcule comme il suit : ((Prix de vente – prix d'achat)/ prix de vente).

Qu'est-ce que le prix de vente ?

Le prix de vente correspond au tarif public de l'organisateur de séjours auquel on peut appliquer une sur-marge (cela augmenterait alors le prix de vente). Il se calcule ainsi : Tarif production *(100 + sur-marge)/100.

Qu'est-ce que le prix d'achat ?

Le prix d'achat correspond au calcul suivant : Tarif Production * (100 – taux de commission)/100

Qu'est ce qu'une réduction ?

Une réduction s'applique sur le tarif public de l'organisateur. Elle se fait en valeur et génère une baisse du prix de vente de façon temporaire. Cette technique marketing permet aussi d'afficher des tarifs barrés sur un site e-commerce et d'indiquer au client une promotion exceptionnelle.

Comment modifier une réduction ou un tarif pour un séjour ?

Dans séjour > sélectionner un séjour > Onglet Départs Il vous suffit de cliquer dans checkbox située à droite du tableau, bouton « Modifier des départs>Enregistrer la modification ».

Comment modifier une ou plusieurs commissions et/ou sur-marge en même temps ?

Cette modification simple ou multiple est possible en cochant les cases à cocher, à l'extrême droite du tableau pour chaque ligne que vous souhaitez modifier. Indiquez ensuite la valeur que vous souhaitez appliquer dans les champs vides juste en-dessous de l'intitulé de colonne. Cliquez sur le bouton d'action « Modifier les départs>Enregistrer la modification ». 

Comment modifier toutes les commissions en même temps ?

Sélectionnez la case « Tout sélectionner » (en haut à droite du tableau) et indiquez la valeur que vous souhaitez appliquer dans les champs vides juste en-dessous de l'intitulé de colonne. Cliquez ensuite sur le bouton d'action « Modifier les départs » pour dérouler le menu et sélectionnez le bouton « Enregistrer la modification ».


Commercial


Qu’appelle t’on cashback/porte-monnaie electronique ?

Cashback = porte-monnaie électronique.

Le porte-monnaie électronique peut être alimenté par le bénéfice d’un parrainage. Il peut aussi être alimenté dans le cadre d'une politique commerciale accordant x% du montant de la commande passée offerts sur la prochaine commande (une durée de validité s'applique).

Qu’est-ce qu’un code famille ? qu’est-ce qu’un code promotionnel ?

Le code famille est une réduction fratrie que le client ou l'opérateur saisissent lors de la commande en backoffice ou en frontoffice.

Il consiste en une remise de xx€ (paramétré en configuration) à partir du 2nd enfant inscrit, valable pour n’importe quel séjour quelle que soit la période de vacances et ce, pour des enfants enregistrés sur un même compte client. Le client peut bénéficier de la réduction dès la première commande s’il enregistre au moins deux enfants ou dans un délai de x jours après la première commande si les enfants ne sont pas inscrits en même temps.

Le client collectif ne peut pas utiliser le code fratrie.

Fonctionnement par code promotionnel unique, valable à l'année sur toute l'offre catalogue du distributeur. Le code n’est pas cumulable avec un autre code promotionnel.

Qu’est-ce qu’un parrainage ?

Le parrainage permet à un client (le parrain) de parrainer un filleul. En backoffice, l’opérateur peut générer, pour le compte du parrain un code parrainage à partir de l’écran Modifier commande>Action>Parrainage. Un code parrainage est alors généré par Vackélys et est envoyé au filleul parrainé (soit en backoffice via l'opérateur soit éventuellement via un compte client sur le site internet de la marque s'il existe). Le filleul bénéficie de sa remise en saisissant le code promo parrainage en fin de parcours de commande (back ou front), le parrain se voit alors automatiquement doté dans son porte-monnaie électronique d’un montant de xx€, valable pour sa prochaine réservation. La remises filleul est valable x mois à compter de la date d’envoi du mail de parrainage et ne peut être utilisée qu’en une seule fois. La remises parrain est valable x mois à compter de la date d’émission du code parrainage et ne peut être utilisée qu’en une seule fois.

Un client peut parrainer autant de fois qu’il le souhaite, mais le filleul doit être différent à chaque parrainage (stratégie d'acquisition clients) et ne peut parrainer qu’un contact non présent dans la base de données clients. L’enfant du filleul n’a pas besoin de partir en même temps ou sur un même séjour que l’enfant du parrain. En cas de parrainages multiples, les xx€ par filleul parrainé se cumulent dans le porte-monnaie électronique du parrain. Il est possible de consulter la valeur du porte-monnaie électronique depuis le compte client.

Le client revendeur/collectif ne peut pas utiliser le code parrainage.


Comprendre le fonctionnement des tableaux


Qu'est-ce que l'identifiant, à quoi sert-il ?

L'identifiant est généré automatiquement par Vackélys lors de la création d'un nouvel élément, respectant une suite logique de nombres croissants (+1). Ces nombres uniques suivent un ordre chronologique, ce sont des critères qui servent à différencier les éléments créés.  Par contre, la recherche de séjours sur le front-office se fait via la référence.

Comment fonctionnent les champs de filtre/tri des tableaux ?

Deux systèmes permettent de gérer l'affichage des informations renseignées dans les tableaux. L'usage des chevrons permet de trier l'affichage des résultats : au clic, les résultats s'affichent dans l'ordre alphabétique/alphabétique inversé pour les colonnes de texte ou dans l'ordre croissant/décroissant pour les colonnes à données numériques.

Pour filtrer l'affichage des lignes dans un tableau, il est aussi possible d'utiliser les champs vides situés sous les intitulés de colonne. Ceux-ci permettent de réaliser une recherche personnalisée. Il suffit de taper dans la colonne appropriée les premières lettres du mot recherché pour ne faire apparaître que les lignes contenant précisément ces caractères-là.

Comment afficher toute la liste d'un tableau ?

L'affichage par défaut des tableaux ne permet pas toujours d'afficher autant de résultats qu'on le souhaiterait sur une seule et même page. Les éléments en-dessous des tableaux permettent ainsi de gérer l'affichage et la consultation des listes.


Divers


Est-il possible de retrouver un élément supprimé ?

Tout élément supprimé est définitivement perdu. Le statut Archivé permet de garder les éléments en base sans forcément les afficher dans les tableaux pour une meilleure lisibilité. La suppression d'un élément est toujours refusée lorsque celui-ci est rattaché à un autre élément de la base de données.

Comment créer ou modifier le compte bancaire d'un organisateur ?

Les comptes bancaires sont créés lors de la création de l'organisateur (Organisateur>Créer un organisateur>Gestion). Vous pouvez modifier ces informations à partir de cette même page organisateur ou à partir du menu Configuration>Gestion>Compte bancaire (vous trouverez la liste complète des comptes existants pour les organisateurs).

Est-ce que je peux commencer à créer un organisateur, un hébergement ou un séjour et revenir finaliser l'élément plus tard ?

Il est possible de commencer à créer un élément et d'en finaliser la création dans un second temps. Cependant, du fait de l'interdépendance des différents éléments, il est nécessaire de conserver l'ordre de création suivant Organisateur – Hébergement – Séjour. Chaque élément doit-être validé avant de pouvoir créer un élément sous-jacent. Par exemple, l'hébergement doit être créé et validé avant que l'on puisse créer un séjour puisque les deux sont rattachés et qu'un séjour ne peut pas exister sans hébergement.