Gestion commercialeCréation et modification d'inscriptions

  • Le carnet de voyage pour un séjour peut comprendre :
  •           Une convocation qui indique :

              - La date, l’horaire et le lieu du départ et du retour

              - Un contact en cas de difficulté au moment du départ

  •         Un trousseau
  •           Des informations sur le séjour (fonctionnement, contact pendant le séjour, moyens de communication avec l’équipe, comment joindre l’enfant…)
  • Deux modes de gestion sont possibles : gestion individuelle (affectation d’une convocation nominative par participant) ou groupée (même convocation pour tous les participants pour un code séjour donné).
  • Que le mode de gestion soit Individuel ou Groupé, lorsqu'une convocation est affectée à un départ dans le module Commercial>Carnets de voyages, le document est bien rattaché aux inscriptions concernées par cette date et les emails d'information partent vers le client (ou le représentant légal, ou les deux, en fonction du paramétrage fait dans la fiche client).
  • Lorsque l'on bascule du mode Groupé à Individuel, la convocation groupée reste affichée et disponible pour le client. L'opérateur peut en plus ajouter une convocation individuelle (avec envoi d'un email d'information au client).
  • Lorsque l'on passe du mode Individuel à Groupé, les documents ajoutés à l'inscription dans le cadre du mode individuel sont supprimés. 
  • Paramétrage au niveau de la fiche séjour 

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Lors de la création d'un séjour (dans la page séjour), l'organisateur doit indiquer si le carnet de voyages est géré de façon individuelle pour chaque commande (pertinent quand les documents envoyés sont nominatifs pour le participant, dans le cas de billets d’avion par exemple) ou bien s'il est géré de manière groupée. Le carnet de voyage groupé est géré en masse, rattaché automatiquement à toutes les commandes d’un code tarif (cela permet d’informer le client sur le lieu, la date et l’heure de départ).

  • Au niveau de la commande

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Dans le menu modification de commande, un statut « groupé » est attribué par défaut à ce carnet de voyage (sauf si dans la fiche séjour, a été coché "carnet individuel" ce qui est plutôt rare).

Un statut de convocation « groupé » peut évoluer vers un statut « Individuel ». Un statut individuel restera individuel.

Attention, toute intégration (ajout + enregistrement de documents) dans l'espace « Convocation » de la commande générera des emails : un premier pour indiquer au client que sa convocation est disponible sur l'extranet et un second pour confirmer à l'administrateur que la convocation a bien été mise à disposition des clients.

 

  • Un carnet de voyages peut être intégré à une commande à tout moment mais il ne peut être envoyé à un client qu’à partir du moment où :
  • Le dossier administratif de la commande est « Complet »,
  • Le séjour est « Soldé ».

 

  • Convocation individuelle :

Dans le cadre de l'envoi d'une convocation « Individuelle », le ou les document(s) de convocation doivent être rattachés manuellement, un à un et à chaque commande via l'onglet « Document » (onglet permettant de gérer à la fois les convocations et les formalités administratives). 

Une fois tous les fichiers de convocation intégrés à la commande, indiquer, en cochant la checkbox située dans la partie supérieure de la commande, que le carnet de voyages est complet.

 

  • Convocation groupée (mode de gestion principalement utilisé)

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Dans le cadre de l'envoi de convocations de façon « Groupée », l'organisateur devra se rendre dans le menu Commercial>Carnet de voyages. Il pourra ainsi télécharger des convocations et les rattacher à des hébergements, des séjours et des départs précis.

Le processus s'organise comme il suit :

  • Sélection d'un séjour et/ou d'un hébergement auquel rattacher une convocation
  • Ajout d'une convocation
  • Sélection de la convocation devant être rattachée à des départs
  • Choix des départs
  • Affectation ou suppression de convocations à des départs

Le bouton « Commandes sans convocation » permet de visualiser rapidement les commandes n'ayant pas encore reçu leur convocation (commandes affichées par date de départ la plus proche). Cette information est aussi présente sur l'écran "tableau de bord".