La modification d’une réservation est possible tant que celle-ci n’a pas été facturée. Après facturation, il faudra « défacturer » la commande pour pouvoir réaliser des modifications. À chaque facturation de la commande, une facture est générée dans Vackelys au format PDF. En modification de commande, certains éléments sont encore modifiables alors que d’autres sont figés. Le séjour ne peut être changé, de même que le client et les réductions liées aux codes promo et au cashback. Si le client souhaite effectuer des changements sur ces éléments, il faudra créer une nouvelle commande renseignant ses nouveaux choix.
- La barre d’actions permet :
- Le téléchargement et l’impression de documents au format PDF (commandes, factures…)
- La facturation/défacturation, l’annulation de réservation et le parrainage
- L’envoi manuel d’emails. Il arrive parfois que les emails automatiques envoyés ne soient pas reçus pas les clients. Il est alors utile de pouvoir renvoyer manuellement un certain nombre d’entre eux.
- Bandeau supérieur de la page
La fonctionnalité « gestion des clients en litige » permet à un opérateur de savoir rapidement si un client est en litige ou non, ce qui lui permettra de traiter la réservation en connaissance de cause. Le nom du client apparaît en rouge à l’écran lorsqu’il a été taggué « litigieux » dans la fiche client.
Le statut de la commande est variable, il indique :
- Option : une commande en option est une commande pour laquelle aucun règlement n’a été perçu. Le client dispose d’un délai de x jours après la pose de l’option (en fonction de la configuration) pour valider sa réservation. La durée de l’option est déterminée en fonction des CGV et dans le menu Configuration>Gestion>Stock.
Une fois le délai fixé pour l’option est dépassé, la commande prend automatiquement le statut « Option Annulable » et le stock mis de côté pour le client bascule automatiquement en « option dépassée ou OD » dans les tableaux du menu « Stock>Gestion stock synthèse ». Ce statut « Annulable » est maintenu x jours, en fonction du paramétrage renseigné dans le menu Configuration>Gestion>Stock.
- Option Annulable : une commande en statut annulable peut être archivée à tout moment par l’organisateur ou l’administrateur puisqu’aucun règlement n’a été perçu dans les délais fixés par les CGV et qu’aucun contrat de voyages n’a été signé. Si l’option en statut « Annulable » n’est pas validée ou n’est par archivée manuellement par l’organisateur ou l’administrateur dans un délai de x jours après la date de basculement du statut « Option » au statut « Annulable », elle s’archive automatiquement. Une inscription en statut « annulable » pourra être repassée manuellement en « option simple » de façon à prolonger sa durée de vie.
- Validée : Une commande est validée à partir du moment où le contrat de voyages a été validé et/ou le règlement a été reçu.
- Archivée : Une commande est archivée lorsqu’elle n’a pas été validée dans les délais fixés par les CGV, le stock est alors réincrémenté. Cet archivage se fait soit automatiquement (en fonction de la période de validité de l’option ou de l’option annulable si celle-ci est configurée) soit manuellement (par l’organisateur ou l’administrateur).
- Annulée : Une annulation de réservation ne peut survenir que sur une réservation Validée. Cette annulation peut être soit du fait du client, soit du fait de l’organisateur. L’annulation est toujours réalisée par un opérateur.
Dans le cas d’une annulation client : le processus d’annulation permet de calculer automatiquement les frais d’annulation ou de remboursement client et d’émettre les factures en conséquence (factures d’annulation, facture d’avoir). Le stock est alors réincrémenté.
Dans le cas d’une annulation organisateur : le processus d’annulation permet de générer les factures de commission, d’avoir, d’annulation. Le stock est alors réincrémenté.
Etat de la commande :
- Facturée : rouge = non / vert = oui
- Soldée : rouge = non / vert = oui
- Dossier complet : rouge = non / vert = oui
- Carnet de voyage rattaché à la commande : rouge = non / vert = oui. Le carnet de voyage n’est réellement envoyé au client que lorsque la commande est soldée et le dossier administratif est complet.
- Au moment de l’affectation d’un carnet de voyage individuel ou groupé à une commande, si celle-ci est complète et soldée, un email sera envoyé indiquant que le document est disponible dans leur compte client. Si celle-ci est incomplète (formalités manquantes) et/ou non soldée, un email sera envoyé indiquant que leur convocation est disponible, mais qu’ils ne peuvent y avoir accès, car les formalités x et y sont manquantes et/ou x€ doivent être soldés.
- À chaque ajout/modification de convocation, un email est envoyé au client (ou représentant légal, ou les deux en fonction du paramétrage fait dans la fiche client).
- Que le mode de gestion par défaut soit Individuel ou Groupé, lorsqu’une convocation est affectée à un départ dans le module Commercial>Carnets de voyages, le document est bien rattaché aux inscriptions concernées par cette date et les emails d’information partent vers le client (ou le représentant légal, ou les deux, en fonction du paramétrage fait dans la fiche client).
- Lorsque l’on bascule du mode Groupé à Individuel, la convocation groupée reste affichée et disponible pour le client. L’opérateur peut en plus ajouter une convocation individuelle (avec envoi d’un email d’information au client).
- Lorsque l’on passe du mode Individuel à Groupé, les documents ajoutés à l’inscription dans le cadre du mode individuel sont supprimés.
Le champ « Règlement » indique « Soldé » lorsque le montant total de la commande a été payé. Les prises en charge de tiers payant sont considérées comme des paiements effectués même si le règlement n’a pas encore été perçu. En cas de non-paiement des PEC par les tiers-payants, les clients restent redevables de la somme manquante.
Le champ « facturé » devient « vert » et génère un PDF lors de la facturation (et autant de fois que la commande sera facturée suite à une défacturation). Dans le cas ou la commande n’aurait pas été facturée manuellement, le processus de facturation automatique s’enclenche en date de départ.
Le statut du champ « Dossier » passe en « complet » quand tous les documents requis pour l’inscription figurent et sont cochés par les opérateurs dans l’onglet formalité.
Le champ « Carnet de voyages » est « vert » lorsque celui-ci est détecté comme étant disponible pour le client.
Le récapitulatif de la commande reprend les éléments obligatoires et facultatifs la composant :
- Le forfait touristique (séjour + transport + options)
- Les autres frais (frais annexes)
- La remise en numéraire : un champ libre pour appliquer une réduction en euros, au cas par cas.
- La réduction : qui prend en compte les réductions liées au cashback, aux codes promo, fratrie et parrainage. Un seul code promotionnel peut être appliqué sur une commande, il peut venir s’ajouter au cashback.
- Le prix total indique le prix final à payer par le client après déduction des différentes remises et réductions.
- Onglet Commande
À chaque intégration d’un nouveau participant dans le tableau des participants, une ligne s’ajoute automatiquement dans les tableaux « Représentant légal » et « Options ». Ceci de façon à faire correspondre à chaque participant un tuteur et à attribuer à chacun d’eux des options (idem lors de la suppression d’un participant : les blocs Participant, Représentant légal et Options sont interdépendantes).
Les participants et représentants légaux affichés dans la fenêtre modale de sélection sont ceux pré-existants et rattachés au client sélectionné dans la base de données. Il est possible d’en créer de nouveaux à partir de la fenêtre modale. Par défaut, à l’ajout d’un participant, le représentant légal est pré-sélectionné. À l’utilisateur d’effectuer, via le menu déroulant, la bonne correspondance. Vous avez aussi la possibilité de supprimer un participant de votre commande sans pour autant le perdre dans l’historique des envois de SMS. En sélectionnant le bouton « Sélectionner, vous pouvez choisir un représentant légal et en cliquant sur le pictogramme « œil » il vous est possible de choisir l’enseigne sur laquelle ce tiers à passer commande. Vous serez alors transféré directement sur l’instance où le tiers a passé sa commande.
Dans la partie « Produit », il est possible de choisir un lieu et une date de départ différents de ceux sélectionnés à l’origine (au choix dans la liste des départs proposés par l’organisateur). Les tarifs sont ouverts en modification.
Les produits annexes « non obligatoires » et les options sont librement sélectionnables et leurs tarifs sont ouverts en modification. Attention, si une option est désélectionnée et qu’elle passe en « complet », elle ne pourra plus être resélectionnée. De plus, le changement du départ dans une réservation ne garantie pas le maintien des options précédemment sélectionnées. L’enregistrement de la réservation modifiée est nécessaire pour recalculer et mettre à jour le prix total.
Le module de suivi a pour objectif de faciliter la communication interne. Les opérateurs peuvent ainsi renseigner des notes relatives aux échanges réalisés avec le client ou d’autres éléments importants pour le traitement de la réservation.
Le champ « informations complémentaires » est un champ réservé au client. Il est complété soit par le client lui-même lors d’une réservation à partir du site internet front-office, soit par l’opérateur lors d’une réservation back-office. Ex : Mon fils part avec son copain, ma fille est malade en car il lui faut une place à l’avant du bus…
- Définir pour une inscription des villes d’aller et de retour différentes
En création de commande, l’opérateur est obligé de sélectionner la même ville de départ et de retour. La sélection d’une ville de retour différente de celle de départ se fait seulement dans l’écran de modification de commande.
- Dans l’écran modification de commande :
La ville définie pour l’aller sera toujours définie par la sélection d’un A/R à partir et à destination de cette même ville. Par exemple, pour un départ à partir de Lyon, il faudra forcément, dans un premier temps, choisir l’A/R Lyon/Lyon.
Pour cela, cliquer sur le bouton « Départ » du bloc Produit dans l’onglet Commande.
Lorsque le choix est fait et enregistré, l’opérateur pourra ensuite sélectionner une ville de retour différente de celle de l’aller en cliquant sur le bouton « Retour » du bloc Produit dans l’onglet Commande.
Au clic sur le bouton « Retour », une fenêtre modale s’ouvre et affiche le tarif proposé pour un A/R Lyon/Lyon (ici 50€).
Les villes de retour pouvant être sélectionnées correspondent aux autres villes desservies à la même date pour le même séjour.
Le tarif affiché dans la colonne « Tarif AR » correspond au prix de l’A/R pour une personne ayant un aller au départ de Lyon et un retour vers une ville différente (ci, Avignon ou Toulouse). La formule de calcul du tarif est la suivante :
AR Lyon : 50 €
AR Toulouse : 20 €
Règle tarifaire : 1 %
AR Lyon/Toulouse : (50+20)/2*1.2= 42 €
- Le pourcentage se définit dans l’écran Configuration>Entité maître.
- Onglet Règlement
Tous les paiements sont gérés de façon centralisée dans chaque commande. Les règlements de type virement, chèque ou espèce sont des règlements immédiats. Les prises en charge de tiers-payant sont des règlements différés. Pour tout mode de règlement de type « différé » sélectionné, un tiers payant doit être sélectionné dans la liste déroulante. La différenciation entre paiement différé et immédiat est importante pour comprendre la gestion de paiements dans Vackelys.
- « Ajouter un règlement » permet par la suite de sélectionner le participant ainsi que la somme voulu pour celui-ci. Comme dans une commande standart, remplir tous les champs.
- Date de réception d’un chèque par exemple
- Participant : L’affectation d’un règlement à un participant permet de faire comprendre à Vackélys que c’est le représentant légal du participant qui a effectué le règlement et de décompter ce règlement de la quote part de ce représentant légal. Et donc de gérer une notion de solde du par le représentant légal.
- Libellé à spécifier. Précisez ici le nom du client – celui qui règle la commande
- Mode de règlement : Il existe deux types de modes de règlement : Les modes de règlement immédiat et les modes de règlement différés. Plus de détails
- « 1/3 payant » Choisissez un tiers payant dans une liste que vous aurez paramétrée dans Commercial<tiers payant. Un tiers payant est un opérateur qui paiera une partie du séjour pour le compte du participant.
- « Règlement immédiat » saisissez le montant du règlement. S’il ne correspond pas à la totalité de la commande, la différence restant due sera immédiatement calculée
- « Banque« , sélectionnez le nom de la banque sur laquelle sera encaissé le règlement.
- « Paiement CB » permet à l’opérateur d’encaisser immédiatement un règlement en se connectant au TPE bancaire paramétré dans Configuration<gestion<commande<paiement en ligne.
N’oubliez pas d’ « Enregistrer des règlements » afin d’actualiser les informations dans la base de données.
Tous règlements attachés à un export comptable, à une remise de chèque ou à un reversement sont non modifiables.
- Le « Solde » client indique le montant restant dû pour la commande (cela correspond au cumul des paiements immédiats et différés). « L’encaissement en attente » indique la somme des prises en charge n’ayant pas encore été perçus sur le compte créditeur. La commande est donc considérée comme soldée même si les prises en charges n’ont pas encore été perçues. En cas de non-paiement des PEC par les tiers payants, le client reste redevable de la somme manquante.
Observez le changement de statut de la commande qui perçoit un règlement (CB, chèque, virement ou autre). Il passe de commande en « Option » à « Contrat Validé » en vert. Le workflow de cette commande avait démarré à la création de celle-ci. Il continuera à s’étoffer au fur et à mesure du cycle de vie de la commande. D’un seul coup d’œil, vous pouvez connaitre l’état et l’historique d’une commande, en allant dans le sous-onglet « workflow« .
- Onglet Workflow
L’espace workflow permet le suivi des actions réalisées sur la commande, soit par un utilisateur, soit par le système. La partie inférieure gauche liste les documents émis en format pdf (devis, commande, factures…). À chaque modification de commande, un nouveau PDF de commande est généré.
Dans la partie inférieure droite, un système de log permet de remonter les informations date et heure de création/modification de commande, utilisateur étant intervenu, types d’actions réalisées sur la commande.
Les actions suivies sont les suivantes :
- Transformation du devis en commande
- Création de commande
- Modification de commande
- Changement de statut de la commande
- Passage du statut du règlement en « soldé »
- Modification du statut du dossier administratif
- Modification du statut du carnet de séjour
- Émission d’une facture
- Référence des emails transactionnels envoyés au client
- Téléchargement du carnet de séjour par le client via son espace personnel
Le bouton « Re-générer » les PDFs permet de recréer les différents PDFs en cas de disparition de ceux-ci. Cette fonction permet aussi la génération manuelle de documents lorsque la modification de certains éléments de la commande ne permet pas de modifier automatiquement leur contenu (exemple : modification d’un représentant légal).
- Onglet Documents
L’espace « Documents » se découpe en trois parties :
- Dossier de voyages : Dans cette partie sont listés l’ensemble des documents devant être remplis et retournés par le responsable légal du participant avant le départ de l’enfant sur le séjour. Ex : fiche sanitaire.
Une fois la totalité des documents demandés reçus (upload du fichier et checkbox cochée), le champ « dossier », présent dans la partie supérieure de la page, passe en « Complet » (vert). Les documents peuvent être ajoutés soit par l’opérateur, soit par le client directement via son compte client. Dans le cas où le document est ajouté par le client via son compte personnel en front-office, une alerte est alors générée auprès de l’opérateur qui devra vérifier le document et cocher la checkbox à laquelle il correspond.
- Carnet de voyages : C’est ici que sont affichées les convocations attachées aux départs via le menu Commercial<carnet de voyages (convocations liées à des séjours et des départs de façon globale, non individuelle). C’est aussi dans cet espace « carnet de voyages » que sont intégrées les convocations individuelles (en modifiant le statut du carnet de voyages dans la partie supérieure de l’écran de commande).
- Autres documents : C’est un module de gestion d’historique documentaire. Il permet à l’opérateur de stocker des documents et de les lier à une commande (ex : prises en charges, relances …).
- Facturation de commande
La modification d’une commande est toujours soumise au principe que le client et le séjour ne peuvent être modifiés. Si le client souhaite effectuer des changements sur ces éléments, il lui faudra créer une nouvelle commande renseignant ses nouveaux choix.
D’autres éléments tels que la date et le lieu de départ, l’ajout d’un participant, d’une option sont possibles jusqu’à l’émission de la facture. Dans le cas ou une modification de commande surviendrait après facturation, la commande devra être défacturée (opération totalement transparente pour le client).
- Gestion des présents
L’utilisateur a la possibilité pour chaque commande de valider les départs effectifs à partir de l’écran de commande. Par défaut, les participants dont la réservation est validée, soldée avec dossier administratif complet sont renseignés comme étant « présent » sur le séjour dans Vackelys. L’organisateur peut cependant constater l’absence d’un enfant prévu sur le séjour et renseigner cette information dans le logiciel via la fonctionnalité de gestion des absents.
- Présent
- Absent
Le champ « motif » permet de renseigner un commentaire concernant l’absence de l’enfant sur le séjour.