Gestion des séjours

Sur le même principe que la page Destination, la page des Séjours affiche l’ensemble des séjours présents dans la base d’information. 

• Tableau liste des séjours

Si des séjours ont été créés, il y a 3 entrées possibles pour les modifier, vous pouvez soit cliquer sur les liens des colonnes « ID », « Réf. » et « Nom » du séjour.

Les séjours inactifs sont marqués « Non » dans la colonne « Actif ». Un séjour inactif ne peut être publié sur le front. Par défaut, seuls les séjours actifs sont affichés sur le tableau.

À l’aide du bouton « Action » dans la barre d’actions, vous pouvez activer/désactiver un/des séjour(s). Sélectionner les séjours à l’aide de la case à cocher mise en avant dans la première colonne tableau et exécutez vos commandes via le bouton « Action ».

Enfin, vous pouvez supprimer un séjour en cliquant sur la croix bleue en toute dernière colonne du tableau. Si des départs ont été attachés au séjour, celui-ci ne pourra être supprimé. D’une manière générale, la suppression dans Vackelys est rare.

La barre d’action supérieure permet d’agir sur 4 commandes principales :

• La Création d’un Séjour
• Le Changement de Statut d’un ou plusieurs séjours
• Le lancement d’Actions sur un ou plusieurs séjours
• La Gestion des numéros d’agrément de la Direction Départementale de la Cohésion Sociale – DDCS

• Processus de création d’un séjour

Avant de commencer à créer un séjour, il faut obligatoirement créer un organisateur ET une destination.

Cliquer sur le bouton « Créer un séjour », fait apparaitre le formulaire de création des séjours.

Seuls trois onglets [Général, Média, Options] sont visibles lorsque le processus de création commence. Les autres [Départs, Stock, Catégories, Activités, Commentaires] apparaissent une fois les premiers éléments enregistrés.

Il y a plusieurs conditions pour qu’un séjour soit visible par les clients sur le site grand public

1. Celui-ci doit être « Actif » — il en va de même pour l’organisateur et la destination auxquels le séjour est rattaché
2. Des départs propres à ce séjour doivent être actifs et pas seulement complets.
3. Des Catégories et des Activités doivent être attachées au séjour, sans quoi la validation du séjour sera ineffective.
4. Le statut du séjour doit être « Validé » par l’administrateur.

Par défaut, le séjour nouvellement créé a le statut « En création ». En modifiant le statut du séjour à  « Demande de validation », l’administrateur recevra une notification l’invitant à valider ou invalider ce changement de statut. Dans le cas où certains éléments seraient jugés incorrects ou inadaptés, l’administrateur a la possibilité d’entrer en contact avec l’organisateur via le formulaire de communication afin de lui indiquer les modifications à réaliser. Le statut du séjour est alors en « demande de modification ».

La création d’un séjour est un droit accordé aux rôles Organisateur et Opérateur. Les organisateurs peuvent donc créer et modifier un séjour. La validation du séjour pour publication sur le site grand public reste un droit Administrateur.

La création d’un séjour passe par la saisie d’informations multiples classées dans des onglets.

• Onglet Général : Le séjour est rattaché à un organisateur et à une destination. Le nom et l’identifiant du séjour permettent d’identifier de façon unique un séjour donné. L’identifiant est généré de façon automatique.

Avec le développement du module multi-enseigne, il est maintenant possible d’affecter à chaque séjour une enseigne par défaut. Si aucune enseigne n’est créée, le séjour est par défaut attaché à l’enseigne organisateur de l’entité maître. Un séjour diffusable sur plusieurs sites d’enseignes générera, pour toute commande web, une commande sous le nom de l’enseigne de diffusion.

Renseignez la tranche d’âge à laquelle s’adresse ce séjour et sa capacité d’accueil. Ces informations peuvent être différentes de celles saisies pour la destination. Renseignez ensuite les différents moyens de transport utilisés pour le séjour en cochant les cases appropriées. Un champ texte permet de compléter les informations portant sur les transports.

– « Actif » pour activer votre séjour et le rendre accessible en ligne.

– « Stock actif » pour Activer/Désactiver la gestion des stocks. Par défaut, la gestion des stocks est activée dans Vackelys. Voir menu Configuration<Production<stock

– « Carnet de voyage individuel« . Si coché, le Carnet de voyage est affecté au participant du séjour sélectionné. Si au contraire l’option est décochée, il est alors groupé et peut être affecté soit à un séjour, soit à une destination. Pour affecter un carnet de voyage à un séjour ou à une destination, allez dans le menu Commercial<Carnet de voyage.

– « Code / Libellé Affaire » codes servant à la comptabilité analytique

– « Intensité » émettez un caractère d’intensité du séjour afin de sensibiliser vos clients, l’intensité est configurable dans Configuration<Production<Séjour<Intensité.

Section « Bon Plan » et « Coup de Cœur »

C’est ici que vous gérez la présence des séjours dans les espaces « Bon Plan » ou « Coup de Cœur » du front office. Renseignez les champs comme demandé et faites valider vos séjours nouvellement qualifiés par l’Administrateur des séjours. La configuration des bons plans et coups de cœur est possible après la création d’un séjour

Des champs descriptifs (résumé, description, programme…) sont à remplir pour donner un maximum d’informations aux clients sur le front et leur donner envie d’engager le processus d’achat. Le nombre entre parenthèses correspond au nombre de caractères maximum à inscrire dans le champ.

• Onglet Questionnaire : Ajoutez pour chaque séjour un éventuel questionnaire. Vous pourrez ainsi poser toutes sortes de questions vous permettant de mieux connaitre vos participants. Ces questions seront posées lors du process de vente. L’opérateur pourra venir pour chaque participant répondre à ces questions en back-office. Le client aura cette même tâche s’il décide de passer par le front office. Les réponses apportées sont modifiables par le client directement via son compte. Les réponses à ces questions peuvent être remontées dans les statistiques. Pour créer un questionnaire, vous devez vous rendre dans Configuration<Production<Séjour<Type séjour puis cliquez sur l’icône bleu ciel à droite du tableau.
• Onglet Média : Ajoutez les médias photos via cet onglet. Définissez la photo principale, renseignez le critère « actif » pour qu’elle soit visible sur le site internet grand public (front), indiquez une description et téléchargez votre fichier à partir de votre ordinateur. Chaque séjour doit avoir au moins une photo avant d’être mis en ligne. 

Pour les vidéos, vous pouvez soit télécharger une vidéo à partir de votre ordinateur, soit indiquer l’URL d’une vidéo stockée en ligne, sur une plateforme de type YouTube ou Dailymotion. Elle pourra par la suite être intégrée à votre site internet.

Vous pouvez dans cet onglet intégrer une fiche technique spécifique à ce séjour. Elle viendra en remplacement de la fiche dynamique générée par Vackelys. 

• Onglet Options : Pour chaque séjour, saisissez les activités optionnelles que vous souhaitez proposer aux clients. Définissez d’abord le nom de l’option, son tarif public, activez-la puis enregistrez-la. Vous aurez alors la possibilité de renseigner ses informations commerciales : Commission, Prix de vente, Marge, etc.
• Onglet Départs : Dans ce tableau, vous créez l’ensemble des départs attachés à un séjour. Grâce au générateur de départs « Ajouter des départs », vous définirez également le prix du séjour. Le tableau liste les départs passés et futurs : dates, lieux de départ ainsi que leurs informations commerciales. Il est ainsi facile de visualiser tous les départs en fonction de ces critères. Les données « Prix du Transport » et « Prix du Séjour » indiquent le tarif public pour une date et ville de départ donnée. On parle alors de « Code Tarif ».
  • La colonne « A » permet d’activer un départ.
  • La colonne « C » permet d’indiquer si ce départ est « Complet » — exemple, s’il n’y a plus de disponibilités au départ de Nancy, celui-ci sera renseigné comme « Complet » : colonne « C » cochée.
  • La colonne « R » indique la création d’un « Tarif en demande » ou « Request » pour ce départ. Un Request c’est donner la possibilité aux clients connectés sur le front, d’effectuer une pré-réservation pour un départ dont l’organisateur ne peut garantir à 100% la vente. Cette fonction de Request est paramétrable dans Configuration<Gestion<Paiement en ligne: deux champs permettent de modifier ces éléments.
    • On retrouve un champ:
      • Fonction request affichée en front :
      • Descriptif de la fonction request :

Comme sur tous les tableaux de Vackelys, il est possible d’effectuer un certain nombre d’actions individuelle ou multiple pour chaque ligne de départ du tableau. Cliquez sur la case à cocher (première colonne du tableau) de la ligne de départ de votre choix, puis sélectionnez l’action à exécuter dans le champ « Modifier des départs ».

Les modifications possibles sont : 

• Rendre les départs Actifs, Inactifs,
• Complets ou Disponibles,
• Activer/Désactiver le Request
• Modifier la Commission et la Sur-Marge
• Modifier le prix du transport, du départ et la réduction
• Affecter une ou plusieurs options
• Enregistrer les modifications
• Supprimer le départ sélectionné

Pour chaque modification effectuée dans le tableau, cliquer sur le bouton « Modifier des départs » puis « Enregistrer la modification ».

Exemple : Vous souhaitez ajouter une commission et une surmarge à un/des départ(s).

1. Saisissez le pourcentage de commission dans le champ « Comm. » Disons 5%.
2. Sélectionnez ensuite la où les lignes de départ en cochant la case à cocher tout à droite du tableau
3. Sélectionnez via le bouton « Modifier les départs » l’action « Modifier la commission »… de nouvelles valeurs s’inscrivent dans la colonne « Prix achat » et « Marge »
4. Saisissez maintenant une surmarge de 4% dans le champ « Surmarge »
5. Sélectionnez les lignes de départs en cochant leur case à cocher
6. Appliquer l’action « Modifier la sur-marge » du bouton « Modifier les départs »… de nouvelles valeurs sont calculées dans les colonnes « Prix vente » et « Marge »
7. N’oubliez pas de sauvegarder les modifications apportées au tableau : bouton « Modifier les départs\Enregistrer la modification ».

Le deuxième tableau en bas de page permet d’obtenir une vision globale des départs créés. C’est une synthèse d’information qui croise les dates de départs et leur durée avec les villes. Une croix indique qu’il n’y a pas de départ prévu pour une ville donnée à une date précise. À la croisée des lignes et colonnes est indiqué le prix de vente. Si le départ est complet, la mention apparait en toute lettre.

Générateur de départs

Selon les circonstances, certains séjours peuvent avoir plusieurs centaines de dates, de lieux de départs, de tarifs et de durées. Pour vous aider à gagner du temps lors de la création de ces départs, Vackelys dispose d’un générateur de départs « Ajouter des départs » et de codes tarifaires. Le processus d’ajout de départs offre la possibilité d’indiquer plusieurs durées de séjour, plusieurs dates et lieux de départs et une de retour – non obligatoire.

Vous pouvez renseigner les informations dans l’ordre que vous voulez. L’enregistrement ne sera cependant possible que lorsque les trois champs obligatoires [Durée, Dates, Villes] auront été remplis. Lorsque vous cliquez sur « Enregistrer », le système va alors automatiquement générer les départs. Le nombre de nouveaux départs générés dans votre tableau va dépendre du calcul suivant :

Nombre de villes x Nombre de départ x Nombre de durées

« Ajouter des Départs » dans la pratique. Cliquez sur :

La fenêtre vous demande de renseigner les durées de séjours ainsi que les tarifs correspondants. Pour enregistrer plusieurs durées pour un même séjour, vous devez à chaque fois cliquer sur le bouton « Ajouter ». 

• Durée : Saisir une par une les durées des séjours (exemple 7, 10, 14…)
• Prix : Saisir le prix associé à chaque durée
• Date de départ : Saisir la ou les date(s) de départ du séjour
• Date de fin de période : Facultatif. Saisir la date de fin de la période totale du séjour.

Dans l’onglet [Dates] renseignez les débuts et fins de périodes. Vous pouvez cliquer sur plusieurs dates de départ en une seule fois, elles sont bien prises en compte quand elles s’affichent en liste et peuvent-être supprimées au clic sur la croix noire. Il est possible de ne pas renseigner de date de fin de séjour. Le système créera alors le dernier départ de la façon suivante :

Date de fin = dernière date de début de séjour renseignée + durée de séjour la plus longue. La date de fin est donc calculée automatiquement. Si vous décidez de renseigner une date de fin de séjour, alors le dernier séjour créé dans le tableau sera celui dont la date de fin prévue ne dépassera pas la date de fin définie dans le calendrier.

Dans l’onglet [Villes] « Ville de départ » : Choisir dans le menu déroulant la ou les villes de départ.

Attention ! Dans les cas ou « l’Accueil sur place » et/où la « Prise en charge à l’arrivée » sont prévus, bien saisir un tarif à 0 €

Prix du transport : Saisir le prix du transport associé à chaque ville de départ sélectionnée.

Certains opérateurs mettent en place des villes de pré-acheminement pour lesquelles le tarif est toujours le même.

Afin d’optimiser la création des tarifs, l’opérateur dispose, dans l’onglet Villes, d’une fonction « Appliquer les pré-acheminements ». Un clic sur cette fonction ajoute automatiquement l’ensemble des villes pour lesquelles il existe un code tarif renseigné dans la table ville. 

Pour procéder à cette configuration, aller dans Configuration< Administratif< Ville. Cliquer sur la ou les villes désirées puis modifier le champ « Tarif » en indiquant le tarif souhaité pour le transport depuis cette ville.

Onglet [Options] : Dans le dernier onglet de la fenêtre « Ajouter des départs », vous pouvez sélectionner les options à attribuer à ce séjour. Cocher les options disponibles sur tous les départs en création. Pour visualiser et sélectionner les options à partir de cette fenêtre, celles-ci devront d’abord être créées dans l’onglet « Options » du séjour. C’est seulement après enregistrement des options créées dans l’onglet du séjour que celles-ci apparaitront.

Si des départs ont déjà été créés et que l’on souhaite ajouter une option, la créer dans l’onglet [Option] du séjour, elle sera automatiquement affectée à tous les départs existants pour ce séjour. Il est possible de rendre certaines options indisponibles sur certaines dates en cliquant sur « Opt. » à droite du tableau des départs. Si l’option est cochée, elle est susceptible d’être proposée à la vente sur les départs auxquels elle est affectée (sous réserve de disposer de stocks et d’être cochée au niveau de la ligne de départ). Si elle est décochée, l’option ne sera pas proposée à la vente lors du processus de réservation en back et en front-office. Lorsque l’option est affichée en rouge, cela indique qu’il n’y a plus de disponibilités.

Attention ! Il n’y a pas de gestion automatisée des stocks sur les options, l’opérateur devra donc surveiller son taux de remplissage et indiquer manuellement qu’une option est complète dans l’onglet « Options ». Elle sera alors toujours visible dans le processus de commande en back et en front, mais non sélectionnable.

• Onglet Stock, Cet onglet permet la Gestion des stocks sur les « codes tarif ». Un code tarif est égal à :

Date de départ + Date de retour + Ville de départ + Ville de retour + Tarif. 

Chaque ligne générée dans le tableau des départs correspond donc à la création d’un code tarif.

Ce stock gère le remplissage spécifique aux transports – gestion des stocks de premier niveau.

Par exemple, dans le cas ou seulement deux minibus pourraient être loués entre Agen et le lieu de séjour pour la période du 17/01 au 27/01, le stock initial indiquera 20 (2×10 personnes). Il ne sera donc pas possible pour une 21e personne de réserver ce code tarif, car il affichera complet pour des raisons logistiques et financières propres à l’organisateur.

• Si stock initial = valeur X, alors seulement x personnes pourront réserver ce code tarif.
• Si stock initial = 0, alors il n’y a plus de stock, le code tarif est fermé à la vente.
• Si stock initial = vide, alors il n’y a pas de contrôle de stocks, les ventes ne sont pas limitées au niveau des transports. Les contrôles pourraient s’appliquer au niveau de la destination, du séjour ou de la période – en fonction du mode de gestion paramétré.

Pour limiter le nombre de stocks au départ d’une ville :

1. Saisissez une valeur dans le champ « Stock Initial »
2. Cochez la case à cocher de la ligne de la ville
3. Enfin, « Modifier le sotck » via le bouton « Action »… les stocks sont recalculés en conséquence.

• Onglet Formalités : Pour chaque séjour, l’organisateur a la possibilité de sélectionner un certain nombre de « Formalités » que le participant devra fournir avant son départ. Il y a les formalités obligatoires pour tous les séjours (comme la fiche sanitaire) et les formalités spécifiques en fonction des types de séjours (variant en fonction du type d’activités proposées sur place). Cochez les formalités à fournir pour le séjour. Par défaut sont déjà cochées les formalités obligatoires sur tous les séjours. Attention à bien intégrer toutes les formalités nécessaires, car elles permettent de valider un dossier de commande.

Les demandes d’ajout ou de modifications d’une formalité sont à faire auprès du Super-Administrateur. Le paramétrage où l’ajout d’une formalité s’effectue au menu Configuration/Production/Séjour/Formalité. Il suffit d’appuyer sur le bouton « Ajouter une formalité » et de remplir l’ensemble des champs du formulaire ouvert.

• Onglet Catégories : Cette rubrique est fondamentale pour faire apparaitre un séjour dans les résultats de recherche en front-office (sur les critères « Thématique » et « Sous-thématique »).

Vous ne pourrez pas non plus valider vos séjours si aucune catégorie n’y est pas affectée.

Étape 1 : Choisissez la ou les catégories/thématiques qui qualifient le mieux le séjour. Vous pouvez affiner la qualification en choisissant des sous thématiques associées aux thématiques choisies.

Cliquer sur le bouton « Valider l’étape 1 ».

Étape 2 : Déterminez une catégorie/ thématique principale parmi celles sélectionnées précédemment dans l’arborescence. Cette thématique sert au référencement naturel du séjour sur les moteurs de recherche. Enregistrer

Pour revenir modifier les informations de l’arborescence, cliquer sur le bouton « Retour étape 1 ». 

Ex : Pour un séjour avec des activités nautiques et des sports mécaniques avec du Quad, cocher les deux thématiques : Sports nautiques et sports mécaniques, et la sous-thématique Quad.

Si les catégories Vackelys livrées d’origine ne correspondaient pas à vos attentes, vous avez la possibilité d’en créer dans le menu : Configuration/Production/Séjour/Catégorie

Soit, vous créez une catégorie principale en cliquant sur le « + » à droite de « Catégorie », soit vous créez une sous-catégorie en cliquant sur le « + » à droite d’une catégorie existante.

Définissez ainsi votre arborescence de catégories.

• Onglet Activités : Ce sont les activités dominantes ou « temps forts » du séjour.

Étape 1 : Sélectionner les activités proposées sur le séjour.

Ces activités apparaitront principalement en front-office, généralement sur la page séjour. Elles permettront également de faire apparaitre le séjour lors d’une recherche par activité en back et en front…

Pour vous aider dans votre choix, les activités sont classées par thématiques. Seules les activités sont cliquables. Cliquer sur « Valider étape 1 ».

 

Étape 2 : Parmi les 3, choisissez ensuite l’activité qui représente le mieux votre séjour, dans la liste déroulante à droite. Elle servira au référencement sur les moteurs de recherche de type Google. Enregistrer

Pour revenir modifier les informations de l’arborescence, cliquer sur le bouton « Retour étape 1 ».

Si les activités d’origine proposées par Vackelys ne satisfaisaient pas vos besoins, vous pouvez en créer de nouvelle. Sur le même principe que pour les catégories, allez cette fois dans le menu Configuration/Production/Séjour/Activité.

• Onglet Séjour Similaire

Pour chaque séjour, Vackelys permet d’affecter manuellement des séjours similaires à celui sélectionné. Ces séjours apparaitront en front-office, sur la page du séjour.

• Onglet Commentaires

Le champ commentaire est à usage interne seulement. Il n’est pas visible et n’est pas non plus affiché sur le site grand public. Il sert à laisser des consignes propres à un séjour, entre collègues de travail, gestionnaires de séjours.

•  Onglet Docs Animateurs

Cet onglet permet à l’opérateur de mettre en place des documents qui seront mis à disposition des animateurs attachés au séjour dans le cadre de leur contrat de travail. Il est possible d’intégrer un tag « directeur » à un document afin que celui-ci ne soit consultable que par un directeur de séjour. Le document sera visible à condition que le directeur possède un contrat de travail avec la fonction « directeur » sur la période du séjour.

•  Onglet Docs Clients

Cette fonctionnalité permet à l’organisateur de pouvoir mettre à disposition de clients des documents liés à son séjour et à sa commande dès leur prise de commande. Ces documents sont disponibles immédiatement dans l’onglet documents du compte client.

• Modifier un séjour

À partir du Tableau Liste des séjours, Vackelys permet de modifier directement le « Statut » et le paramètre « Actif / Inactif » d’un ou de plusieurs séjours en même temps, sans avoir à entrer dans chacune des fiches Séjour. Dans la gestion quotidienne de dizaines, voire de centaine de séjours en période critique, ces commandes permettent un gain de temps considérable.

Pour modifier le statut d’un ou plusieurs séjours en 1 seule fois :

1. Sélectionnez les séjours à modifier grâce aux cases à cocher en avant-dernière colonne à droite du tableau
2. Puis sélectionnez la commande désirée via le bouton « Changer le statut » de la barre d’action.

Sur le même principe, changez le paramètre « Actif / Inactif » d’un ou plusieurs séjours, en sélectionnant cette fois le bouton « Action ».

Pour modifier précisément les informations d’un séjour, sélectionnez le séjour concerné dans la liste des séjours. Tous les champs sont modifiables.

Attention ! Il n’est pas possible de supprimer un séjour. Pour le déréférencer, il faudra le désactiver.

Lorsque certains champs stratégiques (comme les tarifs par exemple) sont modifiés sur un séjour en ligne (actif et visible dans le processus de réservation) par un opérateur ou un organisateur, le séjour passe en « demande de validation ». Il faudra alors attendre l’intervention d’un administrateur pour pouvoir rebasculer le séjour en statut « Validé » et le rendre ainsi à nouveau commercialisable.

• Gestion des n° DDCS

Vackelys permet d’attacher un N° DDCS à des périodes de départs, d’un séjour ou de plusieurs séjours pour une destination. Un séjour peut disposer d’un ou plusieurs n° de DDCS.

Pour attribuer un Numéro DDCS aux départs d’un séjour, procédez comme suit :

1. A partir de la barre d’action du Tableau Liste des séjours, cliquez sur « Gestion des N° DDCS »
2. Sélectionnez et filtrez par organisateur, puis par destination, enfin par séjour. Éventuellement, cliquez sur « Afficher tous les départs ».
3. Cliquez sur le bouton « Recherche »… la liste des départs du séjour s’affiche dans le tableau en bas.
4. Inscrivez le numéro DDCS dans le champ « N° DDCS »
5. Sélectionnez tout ou partie des dates de départs grâce aux cases à cocher, à droite du tableau
6. Exécutez la commande « Affecter le DDCS » grâce au bouton « Action » dans la barre d’action… l’ensemble des départs présélectionnés sont désormais enregistrés avec un N° DDCS.

Procédez de la même façon pour désaffecter un Numéro. Vous pouvez également exporter la liste au format CSV et l’imprimer au format PDF.

Le N° DDCS attaché à un séjour, est injecté dans les documents commerciaux (commandes, factures…). Pour tous les séjours, qu’ils aient ou non un n° DDCS, l’information sera donnée aux internautes via l’affichage d’un bloc information dédié en front-office.

Rappel

Les séjours et les départs créés pour une période donnée se voient attribuer un N° DDCS. Si les données dudit séjour devaient être copiées (pour éviter de tout ressaisir par exemple) pour être commercialisé à une autre période, il faut penser à lui affecter un nouveau numéro DDCS.