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Pour bien comprendre la plus-value d’un logiciel de réservation de séjours

API KDI COURTAGE

Cette API permet de déclarer automatiquement les souscriptions de produits d’assurances voyages en lien avec le courtier KDI COURTAGE.

Une déclaration automatisée est programmée tous les jours entre 23h30 et 00h00.

La fonction « Activation de la déclaration automatisée des souscriptions via Web Service » doit être activée sur l’écran Configuration>gestion>assurance

déclaration automatisée des souscriptions

Il faut également que vous disposiez d’un contrat avec KDI COURTAGE ainsi qu’un contrat API avec identifiants et mot de passe.

Il sera également nécessaire de paramétrer la table des produits annexes (Configuration>gestion>commande>produits annexes)

ajouter produits annexes

L’activation de cette fonction activera :

  • La déclaration d’une souscription à la validation d'une commande
  • L’annulation d’une souscription à l'annulation orga d'une commande
  • L’annulation d’ une souscription lors du retrait d'une assurance de la commande.
  • La déclaration d’une souscription lors de l'ajout d'un produit d'assurance sur une commande déjà validée .
  • La déclaration d’ une souscription lors du passage d'une commande du statut archivé à validé.

Attention : En ce qui concerne l’annulation d’une souscription quelque soit le statut de la commande cette dernière ne sera acceptée par l’API que si elle survient dans les 14 jours qui succèdent la souscription. La seule qui pourra être acceptée par la compagnie sera l’annulation Organisateur sur justificatif de l’annulation du séjour par l’organisateur. Dans ce cadre un dispositif de traitement manuel sera nécessaire par envoi d’un mail à Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

 

Ecran Statistiques>API Assurance :

Cet écran va vous permettre de suivre les différentes les souscriptions réalisées :

api assurance vackelys

La colonne Code correspond à la référence de souscription du dossier auprès de la compagnie.

La colonne Statut vous informe du statut de cette souscription auprès de la compagnie.

  • En attente : La souscription est effectuée et elle est en attente de facturation ou de règlement.
  • Réglée : La souscription est réglée.
  • Annulée : la souscription a été annulée.

Une souscription qui aura été modifiée plusieurs fois pourra être suivie grâce à son code unique.

La colonne Prix correspond au tarif qui vous sera facturé par la compagnie.

L’écran « Voir la liste locale » permet de contrôler les dossiers non déclarés et qui seront déclarés en fin de journée, ou présentant un problème.

liste locale vackelys

Dans cet écran la colonne Status vous informe de l’erreur rendant impossible le process de traitement de la souscription par l’API.

  • Le contrat de ce produit n’a pas été renseigné : Il manque un élément de configuration dans la table de produits annexes.
  • Souscription déjà réalisée : La compagnie a déjà reçu cette souscription. Cette erreur peut arriver si la commande a été modifiée, mais que le périmètre de souscription du contrat n’a pas été modifié.
  • Souscription précédemment annulée  (exemple : ajout de 10 € et remise de 10 €)
  • Annulation refusée, car délai de rétractation dépassé : Le client dispose de 14 jours pour annuler une souscription. Au delà la souscription est refusée.
  • Aucun contrat identifié : erreur de paramétrage du contrat.
  • CPA introuvable : Problème sur le produit annexe.
  • La date de départ est incohérente avec la date de réservation : contractuellement la souscription doit être réalisée le jour de la souscription de la garantie d’assurance. Suite à un problème technique ou à une réservation tardive la souscription n’a pu être réalisée vous pourrez toujours forcer la déclaration en activant la fonction « Déclaration forcée ».

Fonction Déclaration manuelle : Vous permet de lancer une déclaration des souscriptions sans attendre la souscription automatisée.


Déclaration forcée : cette fonction vous permet de forcer une souscription lorsque la date de déclaration est supérieure à la date de souscription.
Attention cette déclaration modifiera la date de souscription dans le contrat de voyage au profit de la date du jour.

declaration forcée ou manuelle Vackelys

Alertes Assurances :

Si une souscription est en échec lors de la déclaration, une alerte est générée dans le module d’alertes de Vackélys. Vous devez alors contrôler cette alerte dans l’écran de l’API et forcer la déclaration si vous le jugez nécessaire.

 

Cas des commandes de groupes :

Il est possible de réaliser des souscriptions pour des groupes.

La colonne nombre d’assurés remontera le nombre de pax du groupe.

À terme la compagnie demande de connaître le nom des pax liés à la souscription.

Dans le cadre de la commande collective lors de l’import d’une liste de participants il sera créé autant de ligne que de participants.

La ligne de commande collective sera annulée et remplacée par autant de lignes de commandes individuelles.

Afin que l’historique de la souscription soit conservé, nous transmettons à la compagnie, via l’API, le code de la souscription initiale.

Attention ce mode de fonctionnement sera fonctionnel uniquement lors d’un import par ligne de commande et non par la fonction d’import global.

Lors d’un import global le programme considérera qu’il s’agit de nouvelles souscriptions.

 

La déclaration d’une souscription d’un produit d’assurance dans une commande collective est liée à la validation de cette ligne de commande et non au statut validé en lui-même de la commande.

 

Cas des commandes multi pax – commande standard :

Une souscription par commande est générée. Le numéro de commande sera remonté dans un champ commentaire permettant de lier les pax au sein de la même commande.

 

Gestion des statuts de commande :

Traitement des commandes sous les statuts annulé et archivé, il existe 4 statuts de commandes qui entraînent un non-départ du participant.

Suivant le statut le traitement au niveau de l'API pourra être différent.

  • Statut annulé Organisateur : La souscription doit être résiliée auprès de la compagnie (délai 14 jours)
  • Statut annulé Client : La souscription ne doit pas être résiliée auprès de la compagnie
  • Statut archivé Orga : La souscription doit être résiliée auprès de la compagnie (délai des 14 jours)
  • Statut archivé admin : La souscription doit être résiliée auprès de la compagnie (délai des 14 jours)