ConfigurationParamétrages spécifiques de l'outil

Pour bien comprendre la plus-value d’un logiciel de réservation de séjours

Cet espace permet la configuration de l'ensemble des critères spécfiques gérés dans une commande.

  •  Souscription d'assurance

Il vous est possible de déclarer automatiquement vos souscriptions d'assurances optionnelles auprès de KDI Courtage en cochant la case présente dans ce menu. Vous recevrez par mail une copie de cette déclaration de souscription entre le 1er et le 3 de chaque mois.

  • Gestion/Commande/Enseignes
Il est maintenant possible de gérer plusieurs enseignes au sein de Vackélys. Une enseigne est une marque commerciale au sein d'une même entité juridique.

Ce module permet de piloter par enseigne :
  • Les pieds de pages de documents commerciaux
  • les logos
  • le mail de relation client
  • le template de mail client

Vous pouvez définir pour chaque séjour une enseigne par défaut et vous pouvez définir au sein de chaque commande, à quelle enseigne elle doit être attachée.

Pour ajouter une enseigne, il vous suffit de cliquer sur "Ajouter une enseigne". Vous aurez alors une page à remplir comprenant le libellé de cette enseigne, son bandeau, l'organisateur rattachée à celle-ci, décider si elle est actif ou non...etc. Une fois les champs remplis, cliquer sur "Enregistrer". Chaque enseigne récupèrera les informations définies dans l'organisateur attaché.

Enseigne

  • Gestion/Commande/Produit Annexe

Menu d'accès : Configuration/Gestion/Commande/Produit Annexe

Les produits annexes représentent l'ensemble des produits associables à une commande en plus du forfait touristique.

La liste de produits annexes vient alimenter le module de sélection des produits annexes (comme les assurances par exemple) lors de la commande. Si des produits annexes ont été précédemment créés, vous les trouverez listés dans un tableau de synthèse. Pour modifier un produit annexe, cliquez sur son nom (lien) de la colonne "Nom".

Pour créer un produit annexe, cliquez sur le bouton action "+ Ajouter un produit annexe". Le formulaire de saisie/modification des produits annexe s'ouvre. Le tableau glisse dessous le formulaire.

Configuration Gestion Commande Produit Annexe 2

Renseignez les différents champs du formulaire, puis appuyer sur le bouton "Enregistrer" pour créer un nouveau produit annexe.

  • Nom : donnez un nom à votre produit annexe.
  • Prix / Coefficient : fixer un mode de calcul du montant du produit annexe
  • Prix achat / Coefficient achat : fixer le coût d'achat de votre produit annexe, soit un prix soit un coefficient
  • Actif Oui/Non : activé ce produit annexe dans le processus de commande
  • Obligatoire Oui/Non : rendre obligatoire ou pas, ce produit annexe dans le processus de commande
  • Asurance Oui/Non : s'agit-il d'un produit annexe de type assurance ?
  • Disponible uniquement en back-office : seul un opérateur depuis le back-office peut intégrer le produit annexe au moment de la création de la commande. Ce produit annexe n'est alors pas visible ni accessible par le client depuis le front-office. Exemple, les frais de modification d'une commande ou d'un dossier.
  • Code comptable : Pour faciliter la gestion comptable, renseignez ici le code comptable du produit annexe
  • Description : Rédigez le descriptif du produit annexe.
  • Fichier : Vous avez la possibilité de télécharger un fichier de type document PDF pour accompanger la fiche du produit annexe. La brochure officielle du produit d'assurance par exemple.
  • Image : Télécharger un document de type image JPG/PNG pour accompagner la fiche produit.
  • Appliquer Par Participant/Par commande : Appliquer le prix du produit annexe à chaque participant où à l'ensemble de la commande.

 Pour les produits annexes de type forfait, le tarif n'est qu'indicatif et ce dernier pourra être modifié par l'opérateur dans la commande.

  • Gestion>Commande>Mode de règlement

C'est ici que se gèrent les modes de règlement (chèque, virement, mandats, bons...) utilisés pour l'onglet Règlement de la commande. Ils peuvent être créés, modifiés et supprimés à partir de ce menu. Les éléments sauvegardés sont visualisables dans un menu déroulant, lors du renseignement des paiements reçus et/ou à venir.

Le « mode » désigne le nom du mode de paiement tel qu'il apparaitra dans la liste déroulante du module règlement (dans la commande toujours). Le code est le nom abrégé du mode de paiement. Par exemple, chèque deviendra CHQ. Les critères IM et DIF indiquent le caractère « Immédiat » ou « Différé » de réception du paiement. Un règlement différé est un mode de règlement pour lequel l'entité maître ne pourra disposer des fonds que plus tard dans la saison et bien souvent après départ. Un règlement différé devra toujours être relié à un tiers payant dans une commande. Exemple : prise en charge par des CAF, Conseils Généraux, chèques vacances...

  • Gestion>Commande>Type de tiers-payant

Le champ « Nom » désigne les différents noms de type de tiers-payant entrant en compte dans le processus de réglement. Le code est le nom abrégé du type de tiers-payant. Par exemple, Comité d'entreprise deviendra CE.

Un type de tiers-payant regroupe différents tiers. Par exemple, la Caisse d'Allocation Familiale regroupera la CAF du Rhône et des Bouches-du-Rhône.

  • Gestion>Commande>CGV

Les conditions générales de vente sont créées via ce menu. La CGV « par défaut » sera utilisé par le programme si aucune CGV n'est attachée au séjour vendu. Cette CGV est également celle publiée dans le lien de footer du site internet.

  Le champs texte permet de renseigner l'intégralité des conditions applicables dans le cadre de la relation commerciale établie entre le distributeur et le client. Ces CGV permettent de paramétrer des conditions générales d'annulation (CGA) par période ou une CGA en frais réels.

Le bouton « Ajouter un critère - CGA » permet de fixer une règle telle que « Si l'annulation intervient plus de 41 jours avant la date de départ sur le séjour, des indemnités représentant 40 % du forfait devront être versées par le client ».

L'échéance définie la date à laquelle le client devra solder son séjour. Cette échéance est la base de relance automatique des clients par le module CRM.

Les "formulaire d'information obligatoire" et "formulaire d'information group obligatoire" sont également paramétrables via ce menu. Ces formulaires doivent obligatoirement être présentés au client à titre d'information préalable. Ces formulaires ont été définis dans le cadre de la directive tourisme Européenne transposée en France en juillet 2018.

  • Gestion>Commande>Etat de commande

Ce module liste les différents statuts attribuables à une commande ou à un devis comme par exemple : option, option annulable, validée, archivée, annulée, devis, devis annulé... Ces statuts apparaissent ensuite au niveau de la modification de commande, dans un menu déroulant. Seul leur intitulé est modifiable, il n'est pas possible d'en supprimer ou d'en créer de nouveaux.

  • Gestion>Commande>Provenance de la commande

Ce menu permet de créer/modifier/supprimer toutes les possibilités de provenance d'une commande (par exemple site internet, téléphone...). Ces éléments apparaissent en back et en front-office lors de la finalisation de la commande. Leur utilité est principalement marketing.

  • Gestion>Commande>Paiement en ligne

Le choix du fournisseur de paiement en ligne se fait via ce menu. Vous avez le choix parmi des fournisseurs pré-définis. Il vous suffit alors de remplir tous les champs demandés.

Il vous est également possible d'activer le process de pré-réservation par formulaire plutôt que la réservation classique. le process de réservation est alors remplacer par l'envois d'un formulaire. Vous pouvez aussi faire le choix d'envoyer une copie du formulaire de pré-réservation à l'organisateur du séjour.

Le code de supervision permet de lier un client avec un autre client et de lui conférer ses éventuelles remises commerciales (Markup). Ce code est en général utilisé dans le cadre de CE qui travaillent en brochure ouverte. Il permet de lier ses ayant droits à son compte client. L'activation de cette fonction code supervision affichera ce champ de saisi au niveau du process de réservation.

  • Gestion>Compte bancaire

Cet onglet permet d'administrer et de regrouper les comptes bancaires créés pour l'ensemble des tiers identifiés sur l'application.

Dans le menu déroulant du champ « type de compte » apparaissent différentes options. Ces options sont gérées dans Gestion>Type de compte. Vous pouvez en ajouter ou supprimer autant que vous le souhaitez. Une règle de correspondance spécifique s'applique sur l'IBAN et le BIC de façon à ce qu'aucune erreur ne puisse se produire et que la validité du compte soit garantie.

  • Gestion>Type de compte

L'ajout/modification de type de compte est simple, cliquez sur ajouter un type de compte ou sur l'intitulé de type de compte à modifier et nommez le nouvel élément. Celui-ci apparaitra alors automatiquement dans la liste de choix proposés lors de la création de compte (au moment de la création d'un organisateur par exemple).

  • Gestion>Facture de service

C'est ici que se créent et que se paramètrent les différents produits non touristiques ainsi que les taux de fiscalité s'appliquant à ceux-ci. Les onglets « Fiscalité » et « Produit » sont composés d'un formulaire de création et d'un tableau listant les éléments existants. Ces éléments sont ensuite injectés dans l'interface de gestion commerciale, dans le menu Commercial<Factures de service et viennent alimenter le contenu des factures.

  • Gestion> type de client

L'opérateur peut sur cet écran créer, modifier ou supprimer un type de client.

On ne peut pas supprimer un type si un client lui est attaché. Les types de clients suivants sont créés par défaut et ne peuvent pas être supprimés :

- Prospect

- Particulier

- Distributeurs

- Professionels

L'opérateur peut, pour chaque typologie client, renseigner le mode de gestion de l'adhésion, ouvrir ou fermer l'utilisation du cashback...etc de façon a permettre la personnalisation de chaque profil en fonction des besoins des entités utilisatrices de la solution Vackélys. Par défaut tous les clients que vous créerez seront des types client de type professionnel. A savoir qu'ils peuvent bénéficier d'un markup.

Un type client proffessionnel devra avoir une offre affectée au niveau de sa fiche client.

type client

Cet outil permet également de gérer quels CRM seront actifs pour ce type client ainsi que leurs destinataires: Client et/ou Responsable légal.

Est également administrable la facturation dédiée à ce type client. La facturation automatisée en date de départ est en général dédiée aux clients particuliers qui ne demandent que rarement une facture. Le prgramme génèrera alors automatiquement cette facture le jour du départ. Cette fonctionnalité n'est par contre que très peut adaptée pour les comités d'entreprises.

Les autres modes de facturations permettent de définir quelles fonctionnalités de facturation seront activées au niveau de la commande.

L'onglet document permet de lier une formalité spécifiquement à un type client. Ce document de formalité sera alors automatiquement lié à toute commande de ce client.

  • Gestion> Convention

Ce menu permet la mise en place des modèles de conventions commerciales par un système de fusion publipostage.

Les variables disponibles sont celles de la table client, de la table commande

Il est possible d'ajouter et de modifier ces conventions. Celles-ci peuvent être visualisées via la vignette pdf. 

  • Gestion> Purge des Données

Cette fonctionnalité permet comme l'impose le règlement européen sur la protection des données personnelles de supprimer ou archiver des données. Cette fonctionnalité repose sur des checkbox. Elle n'est à ce jour pas encore fonctionnelle.