Dans ce tableau sont recensés tous les contrats enregistrés en cours ou à venir.
La checkbox « Afficher tous les contrats » permet de faire remonter tous les contrats actifs ou non présent dans le logiciel Vackelys.
Cet écran permet une visualisation globale des éléments essentiels des contrats.
On a 3 étapes pour la transmission d’un contrat :
- Sa création
- L’édition du PDF
- Sa transmission aux collaborateurs
La colonne « PDF » permet de pouvoir facilement télécharger le contrat d’un client sous forme PDF. Ce PDF est généré manuellement. Pour cela, sélectionner les contrats dont vous voulez générer le PDF via la checkbox en bout de ligne, puis aller dans « action » et « Générer les PDF de contrat ».
La colonne « Tr » permet de visualiser rapidement si le contrat a été transmis au collaborateur. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez le faire manuellement avec l’action « Transmettre le contrat au collaborateur » situé dans le top menu.
« DPAE » permet de savoir si la DPAE a bien été générée. En effet, il est nécessaire avant chaque séjour de déclarer chaque employé à l’URSSAF. Cette colonne permet d’avoir un aperçu de si cette tâche a été réalisée ou non. Si vous activez l’option « Taguer les DPAE comme émise à l’export des variables des contrats », automatiquement, tous les contrats ayant reçu l’action « Exporter DPAE » seront marqués comme ayant bien généré la DPAE.
Cette fonctionnalité est particulièrement intéressante si vous externalisez votre paie et vos déclarations DPAE auprès d’un prestataire externe.
La colonne « TAM » permet également un visuel sur des déclarations légales. Une fois votre salarié intégré sur le site TAM, vous pouvez le noter directement sur Vackelys pour assurer un suivi.
Le suivi des signatures de contrat est également possible via cet écran. En effet, la dernière colonne « Signé » permet d’obtenir un visuel sur les contrats signés ou non.
A la fin de chaque contrat ou période de paie, l’employeur doit distribuer à l’ensemble de ses salariés les bulletins de salaires ainsi que des documents de fin de contrat. Cette fonction permet une distribution automatisée des documents aux collaborateurs qui pourront récupérer ces documents dans leurs espaces personnels.
Il est possible que certains salariés ne se présente pas sur le lieu de travail. Il est alors nécessaire d’annuler le contrat. Dans le menu » action », il faudra cliquer sur « Annuler le contrat ». Il est également possible de « Revalider le contrat ». L’action « annuler le contrat » grise la ligne de contrat et bascule le statut Annulé à Oui.
Attention, il n’est pas possible d’annuler un contrat si le profil est affecté à un segment de transport.
Un contrat annulé sera affiché grisé dans l’écran social<paie et est intégrable dans une validation de période. Le nombre d’unités sera tagué à zéro.
Le fichier CSV d’export des variables de paie remontera le statut annulé du contrat.
Il est possible pour l’opérateur d’utiliser la fonction « Importer des documents » à côté du menu Action. L’activation de cette fonction par l’opérateur ouvre l’explorateur de fichiers afin que celui-ci puisse uploader un fichier zip pouvant contenir plusieurs centaines de documents. La fonction propose de nommer le fichier.
L’importation doit se faire par ID de profil ou par Matricule obligatoirement. L’ID ou le matricule doivent apparaitre dans le nom de fichier PDF. Ainsi, le logiciel pourra affecter chaque fichier au collaborateur correspondant.
Attention, le fichier ZIP doit être un ZIP comprenant des documents et nom des dossiers comprenant des documents.
L’importation par ID est particulièrement intéressante si vous travaillez avec notre partenaire de gestion des ressources humaines AirH. En effet, l’échange d’informations se fera sans modification de contenus ou adaptation de votre part et notre partenaire suit automatiquement les évolutions du logiciel.
AirH a maintenant la possibilité de déposer automatiquement des fichiers PDF. Une tache automatique viendra extraire les documents pour les associer au compte collaborateur et aux historiques de document du collaborateur en back office.
Il est également possible d’importer manuellement un document. L’import d’un document entraîne l’envoi du CRM 100
À droite de la fonction « importer des documents » il y a la présence d’un lien « Historique des téléchargements« . L’écran liste les uploads de fichier zip effectués.
- Par défaut le statut est « en Traitement »
- L’opérateur doit actionner la fonction Extract
- Une fois que le fichier a été traité et les documents distribués, le statut devient « Traité ».
- Si le fichier n’a pas pu être traité, le statut devient « Erreur Traitement ».
Un clic sur l’id permet de télécharger le fichier ZIP.
Il est possible de supprimer manuellement des documents du profil dans cette section.
L’action « Télécharger les documents » permet à un opérateur ou directeur de pouvoir télécharger dans un fichier ZIP l’ensemble des documents validés prévus dans le cadre du contrat de travail de ses collaborateurs.