L’opération d’export génère un fichier type CSV remontant notamment les commandes, les factures, les règlements. Chaque écriture exportée est taguée par un N° de lot. On ne peut exporter deux fois une même écriture.
Ce fichier CSV comporte les informations suivantes :
Il est généré dans Comptabilité< Export comptable< Nouvel export comptable.
Dans le choix de la période d’export, il est recommandé de toujours laissé en date « du » la date de mise en production de l’instance. Ainsi, aucune écriture ne pourra être oubliée lors de l’export.
Après avoir saisi la période désirée, vous pouvez « prévisualiser » l’export. Ceci vous laisse la possibilité de procéder à toutes les vérifications dont vous avez besoin. Par la suite, vous pouvez créer l’export, et enfin générer votre fichier CSV.
ATTENTION : Après la création de l’export, vous ne pourrez plus modifier les règlements exportés.
La prévisualisation vous permet d’avoir un visuel de l’export tout en ne bloquant pas vos règlements. En effet, si après un export vous vous rendez sur une commande avec un règlement exporté, vous ne pourrez plus modifier les lignes de règlements.
L’export nécessite au préalable quelques paramétrages au niveau du module de configuration.
En effet, il faut se rendre dans Configuration< Comptabilité pour pouvoir configurer les écritures comptables et codes de comptabilités (Exemple : Compte client Particulier).
Il est également nécessaire de configurer des comptes types client (Configuration<Gestion< Type client). En effet, le code comptable pour un compte particulier ne sera pas le même que celui pour un compte distributeur par exemple.
Certains modes de paiement nécessitent également d’être paramétrés notamment pour le traitement de règlements qui seront ventilés dans des journaux d’OD comme les écarts de règlements, les pertes, les avoirs…
Une fois toute cette configuration faite, votre export devrait être sans aucunes erreurs.
Les produits, encaissements ou tiers pour lesquels le code comptable ne seraient pas renseignés se verront injectés un code comptable d’attente paramétrable également dans Configuration<comptabilité.
Nous conseillons donc sur les premiers exports de contrôler la présence de comptes d’attentes avant d’intégrer le fichier dans votre logiciel comptable.