Introduction à l'outilPrésentation de l'environnement de travail

Pour bien comprendre la plus-value d’un logiciel de réservation de séjours

Certains utilisateurs de Vackelys sont adhérent à l'UFCV et peuvent donc télécharger un fichier des ventes réalisées via ce canal de distribution.
Le traitement manuel de ce fichier est très chronophage et source d'erreurs. Nous avons donc mis en place une procédure d'import et de mise à jour des commandes de manière totalement automatisée.

Avant tout import, il est nécéssaire de paramétrer un certain nombre de d'écrans afin de permettre la reconnaissance des données de votre fichier.

Les écrans à configurer sont les suivants:

  • Configuration<production<séjours<formalités (Champ de correspondance)
  • Configuration<administratif<villes (Champ de correspondance)
  • Séjours<onglet options (Champ de correspondance)
  • Séjours<onglet général (Champ de correspondance)

D'autres champs spécifiques ont été ajoutés afin d'importer des critères provenant de la base de données UFCV. On note:

  • Dans la commande, "Ref UFCV" : le critère #NumInscription est injecté dans le cadre supérieur.
  • Dans l'écran commercial<responsable légal : création d'un nouveau critère "commentaire".

Une fois le paramétrage effectué, vous pourrez intégrer votre fichier dans Commercial<Commandes. Il faudra vous rendre dans le bouton "action" puis dans "Import UFCV".

Une fois dans l'écran d'import, il faudra vous rendre dans "Action"<"Nouvel Import". Vous pourrez alors choisir l'année et la saison qui correspond à votre fichier.

Une ligne sera crée dans votre écran d'import. Au bout de cette ligne vous retrouverez un petit icon avec une flèche sur le dessus. Ce bouton vous permettra d'importer votre fichier.

La colonne "Version" passera de 0 à 1. Celle-ci augmentera au fur et à mesure des imports de votre fichier. Il s'agit du nombre de mises à jour effectuées.

Le deuxième icon vous ouvrira un tableau comprenant l'ensemble des commandes de votre fichier importé.

Les critères de commandes qui ne peuvent être traités apparaissent en rouge. Il peut s'agir de dates qui n'existent pas, ou de correspondances non établi sur les critères séjours, options, formalités, villes etc. Le filtre "Erreur" vous permettra de remonter toutes les lignes qui ne peuvent pas être validées. Tous les champs sont ouvert en modification afin de vous permettre de modifier les données directement dans le tableau.

La fonction "Valider l'import" ne sera fonctionnelle que lorsqu'aucun critère ne restera en rouge.

Si des critères ne trouvent pas de de correspondance, il faudra venir modifier les tables de correspondances avant de pouvoir relancer une analyse du fichier. L'analyse ne contrôlera que les commandes qui ne pouvaient être importées.

En fonction de la version, il peut y avoir des créations de commandes, des modifications, ou encore des annulations.
Une fois l'import validé, il faudra venir cliquer sur le bouton "mise à jour". Cela permettra de générer les pdf, affecter vos plans de transports, envoyer vos CRM...etc