Ce module permet de centraliser les documents administratifs téléchargés dans l’application (via l’écran « modification de commande ») soit par un opérateur, soit par un client (à partir de son compte client).
Opérateurs et organisateurs ont donc accès, à partir de cet écran, à l’intégralité des formalités retournées par le client. L’opérateur visualise tous les documents téléchargés. L’organisateur ne voit que ceux liés aux commandes portant sur ses propres séjours.
La première colonne du tableau indique le numéro de commande, il est affiché en vert lorsque le dossier de voyage est complet et en rouge lorsqu’il est incomplet. Un dossier de voyage ne sera en statut « complet » qu’après intervention d’un opérateur. Celui-ci aura pour mission la vérification de chaque document fournit par le client. Pour rappel, les nouveaux documents intégrés par le client à partir de son compte personnel sont signalés en backoffice aux opérateurs par une alerte. Lors de cette vérification, et si l’un des documents ne correspond pas à ceux attendus, le fichier sera supprimé par l’opérateur au niveau de la commande et le document disparaîtra automatiquement du tableau.
Par défaut, le tableau affiche seulement les documents non téléchargés. Pour accéder à l’ensemble des documents, il faudra cliquer sur la fonction « Afficher tous les documents » présente en haut à droite de la page.
La colonne « Date d’ajout » correspond à la date à laquelle un document a été intégré dans le logiciel. La colonne suivante indique si oui ou non le document a été téléchargé par un organisateur. Les documents sont téléchargeables au clic sur le libellé.
Les deux dernières colonnes sont vides tant que le document n’a pas été téléchargé par un organisateur. Une fois celui-ci téléchargé apparaissent dans ces deux colonnes le nom d’utilisateur du premier organisateur ayant téléchargé le document ainsi que la date et l’heure du téléchargement.
L’affichage des documents se fait par ordre d’ajout, du plus récent au moins récent.