Gestion commercialeCréation et modification d'inscriptions

Pour bien comprendre la plus-value d’un logiciel de réservation de séjours

Le montant de l'adhésion à payer est automatiquement calculé par le système lors de la création d'une commande. Ce montant prend en compte les éléments qui suivent dans cette page. Cependant, l'opérateur a toujours la possibilité de modifier manuellement la valeur de l'adhésion sur une commande donnée.

  •  Le module Configuration>entité maître propose d'activer ou non la gestion de l'adhésion.
  • Cette adhésion peut être gérée de deux façons : au niveau de l'entité maître ou bien au niveau de l'organisateur (dont le séjour est vendu dans la commande). Cela veut dire que l'adhésion pourra être gérée soit d'une façon globale est unique, à partir de l'entité maître (types et valeurs de l'adhésion renseignés au niveau de la fiche organisateur de l'entité maitre), soit d'une façon plus précise, par la prise en compte des politiques de gestion de l'adhésion par chaque organisateur (types et valeurs d'adhésion renseignés au niveau de la fiche de chaque organisateur). Les deux modes de gestion permettent d'appliquer ou non une adhésion individuelle et adhésion familiale.
  • L'adhésion peut porter sur une année calendaire (du 1er janvier au 31 Décembre) ou bien sur un cycle annuel glissant (c'est à dire sur un an à partir de la date de souscription à l'adhésion par le client).

Configuration des paramètres de gestion de l'adhésion :

adhesion1

 

Configuration des valeurs de l'adhésion sur la fiche organisateur (pour l'entité maître seulement ou bien pour chacun des organisateurs) :

adhesion2

 

  • Configuration des adhésions dans la fiche organisateur.

Lorsque la checkbox est décochée, seule l'adhésion individuelle est active (il faut bien sûr que le montant soit renseigné). Lorsque la checkbox est cochée, l'organisateur peut gérer à la fois une adhésion individuelle et une adhésion familiale (une valeur doit être renseignée dans les deux champs correspondants). S'ils ne sont pas renseignés ils seront considérés comme nuls dans le processus de commande.

Si l'entité maître ou bien un organisateur n'a pas renseigné d'adhésion familiale (en fonction de la configuration choisie), une adhésion individuelle sera à régler par le client à chaque inscription d’un nouveau participant. Que ce soit pour une deuxième commande sur un même organisateur ou pour toute commande sur un nouvel organisateur.

Dans le cadre de la gestion d'un cycle de vie d'adhésion par organisateur, il faudra gérer autant de cycles d'adhésion que d'organisateurs auprès desquels le client aura réservé un séjour. Un participant s'inscrivant sur deux séjours différents auprès de deux organisateurs différents paiera donc deux adhésions individuelles (même si le cycle annuel du premier séjour réservé n'est pas terminé).

  • Gestion des adhésions par l'entité maître :

Configuration d'une adhésion individuelle seulement : pour toute première commande réalisée sur le site de l'entité maître, et quel que soit l'organisateur, une adhésion (d'un montant fixe commun à tous les organisateurs) sera demandée au client. Elle ne sera à nouveau demandée au client qu'après échéance du terme (fin de l'année calendaire ou glissante).

Configuration d'une adhésion individuelle et familiale : l'adhésion individuelle sera demandée pour toute première commande réalisée sur le site de l'entité maître (quel que soit l'organisateur du séjour réservé). L'adhésion familiale prendra le relais à partir de la deuxième commande réalisée par un même client  (quel que soit l'organisateur du séjour) toujours dans la limite d'un an (cycle annuel ou glissant) par rapport à la première commande réalisée. L'adhésion familiale s'applique aussi dans le cas de l'inscription de deux enfants sur une même commande

  • Gestion des adhésions par organisateur :

Chaque organisateur aura le choix de configurer ou pas, pour son propre compte, une adhésion familiale et/ou individuelle. Dans ce cas :

Le client devra supporter le coût de l'adhésion individuelle à chaque nouvelle réservation sur le séjour d'un « nouvel » organisateur (même s'il a déjà réglé une adhésion trois mois auparavant pour le séjour d'un autre organisateur).

L'adhésion familiale (basée sur le principe de récurrence d'achat par un même client dans un délai inférieur à un an), ne pourra s'appliquer que pour la réservation d'un deuxième séjour auprès d'un même organisateur (dans un délai d'un an – glissant ou calendaire – par rapport à la première commande).

Dans tous les cas, pour bénéficier d'une adhésion familiale à partir du second participant, il faut que le premier participant dispose d'une commande ayant un statut validé ou ayant été annulée durant le cycle annuel.

 

Exemples : Dans les exemples ci-dessous, nous partons du principe que toutes les réservations sont réalisées auprès d'un seul et même organisateur. Dans le cas où un organisateur A (qu'il soit entité maître ou autre), propose une adhésion individuelle à 15€ et une familiale à 20€.

1. Un client inscrit le même enfant sur deux séjour de l'organisateur A un premier en février puis un second en Octobre :

En février : Cotisation d'adhésion individuelle demandée (15€)

En octobre : Cotisation adhésion individuelle non demandée car son adhésion payée en février cours jusqu’en décembre de l’année en cours (dans le cas d'un cycle annuel calendaire).

 

2. Un inscrivant inscrit 2 enfants sur un séjour de l’organisateur A en février. Si le client réinscrit l’un des 2 enfants ou même un 3eme enfant, la même année :

En février, le client payera une cotisation familiale = 20€

S'il réinscrit un enfant en avril, le client ne payera pas d'adhésion car son adhésion familiale payée en février cours jusqu’en décembre de l’année en cours (dans le cas d'une année calendaire).

En front, dans le processus de commande, la mention suivante apparaîtra lors de la deuxième commande :*Vous avez déjà réglé l’adhésion à l’organisateur (Nom organisateur), votre adhésion est valable jusqu’au 31 décembre 2014.

 

3. Un inscrivant en deux temps un enfant en juillet et un autre enfant en août :

Le client paye 15 € pour l’adhésion individuelle en juillet, il paiera la différence entre l'adhésion individuelle et l'adhésion familiale en août (soit 20€ -15€ déjà versé = 5€ à verser).

La mention suivante apparaîtra en front : *Vous avez déjà souscrit à l’adhésion individuelle de cet organisateur en inscrivant un enfant cette année, vous bénéficiez aujourd'hui du tarif familial valable jusqu’au 31 décembre 2014.

 

4. Si l’organisateur ne propose qu’une adhésion individuelle alors le client devra systématiquement régler l’adhésion pour chaque nouvel enfant inscrit (mais ne paie qu'une fois par an et par enfant).

2 enfants inscrits sur deux commandes différentes dans l'année = 2 adhésions individuelles (soit un coût total d'adhésion de 30€).

 

5. Si aucune adhésion n’est précisée, aucune cotisation n'est demandée au client.

 

Par défaut, un client de type Revendeur ne pourra pas bénéficier de l'adhésion familiale (checkbox "adhésion individuelle uniquement" cochée dans la fiche client).

Pour un client de type Particulier, au moment du calcul de l'adhésion dans la commande, lorsque le client a réuni toutes les conditions lui permettant de bénéficier de l'adhésion familiale, le système va lui proposer la formule lui permettant de payer le moins cher possible son adhésion.

1. Quel est le montant de l'adhésion familiale (si elle est proposée) ? Réponse A

2. Quel est le montant obtenu si l'on multiplie la valeur de l'adhésion individuelle par le nombre de participants ? Réponse B

3. Quel est le montant le plus petit, Réponse A ou B? L'adhésion la moins chère calculée sera alors celle appliquée à la commande.