Vackelys offre différentes façons de créer des commandes. Si vous venez de créer un devis, vous savez alors qu’il est très facile de transformer un devis en commande. Si vous n’avez pas établi de devis, Vackelys permet bien évidemment de créer directement une commande. Nous la qualifierons de commande « Standard« c’est-à-dire une commande basée sur une offre produit définie, déjà existante dans la base de données.
L’interface de la page Commande est similaire à la page des devis. Elle est composée d’une barre d’action surplombant le tableau liste des commandes.
Dans la barre d’action, vous trouverez 3 boutons d’actions principales :
- Bouton « + Nouvelle Commande » vous donne la possibilité de créer 1 nouvelle commande de type :
- « Standard«
- « Collective«
- Bouton « Statut » permet de changer le statut d’une ou plusieurs commandes sélectionnées en même temps
- « Archiver orga » commande archivée par un Organisateur
- « Archiver admin » commande archivée par un Administrateur
- « Valider » commande validée
- Bouton « Action » pour
- « Imprimer le détail » d’une ou plusieurs commandes sélectionnées
- « Imprimer la liste » du tableau des commandes
- « Exporter la liste » du tableau des commandes
Toutes les commandes possèdent un numéro qui s’incrémente automatiquement et chronologiquement. Ce numéro commence invariablement par « COxxx« . Ex. CO103.
Pour accéder/lire/modifier une commande spécifique, cliquez sur son numéro dans la colonne « N°« . Comme sur l’ensemble des tableaux Vackelys, vous pouvez filtrer vos recherches grâce à chacun des champs vierges sous les entêtes de colonne.
Pour modifier le statut d’une ou plusieurs commandes en même temps : sélectionnez les commandes de votre choix en cliquant leurs cases à cocher dans la dernière colonne, puis sélectionnez le nouveau « Statut » à appliquer. Faites de même pour imprimer ou exporter vos commandes.
Création d’une nouvelle commande
Il y a 2 entrées possible pour créer une nouvelle commande. Soit en utilisant le raccourci « + Commande » présent dans l’ensemble des pages Vackelys, soit en allant dans la page Commande via le menu Commercial/Commande. Quel que soit le chemin d’accès, le processus de création reste le même.
Accès via le raccourci
Accès via le menu Commercial/Commande, puis « + Nouvelle Commande » de la barre d’action.
Une commande est désignée par un numéro de commande et une date de commande. Elle est composée d’éléments obligatoires :
Au moins 1 client + 1 participant + 1 représentant légal + 1 séjour avec transports
Et peut comporter des options, des produits annexes ainsi que des réductions.
Attention, les réductions (codes ‘avantages’ ou ‘promo’) ne peuvent être saisies qu’au moment de la réservation en ligne par les familles inscrivant leurs enfants. Une fois la commande envoyée, la famille n’aura plus la possibilité de saisir la réduction si elle avait oublié de le faire. En revanche, l’opérateur qui valide la commande via le back-office, a toute latitude pour ajouter une remise commerciale oubliée à la commande ou à une option. Ce geste doit rester exceptionnel.
Définition de la relation Client, Responsable légal et Participant
- Que désigne le Participant ? L’enfant ou les enfants qui vont participer au séjour.
- Qui est le Responsable Légal ? C’est la personne responsable devant la loi du participant.
- Qui est le Client ? C’est généralement la personne qui paie tout ou partie de la commande — la plupart du temps, il s’agit de la personne qui appelle pour réserver.
2 – Création d’une commande « Standard »
Une fois le bouton « + Nouvelle Commande » puis « Standard » sélectionné, le formulaire de commande apparaît avec 6 onglets : [Client], [Représentant légal], [Participant], [Séjour, [Produit annexe], [Récapitulatif]. Rappel, le processus de création d’une commande est tout à fait similaire à celui d’un devis.
Les onglets « Client« , « Représentant légal » et « Participant » sont agencés de façon identique, en 3 zones :
- Le bandeau supérieur : celui-ci est fixe tout au long du processus, il est agrémenté d’étiquettes au fur et à mesure de la saisie de la commande. Ces étiquettes peuvent être supprimées et modifiées à tout moment avant finalisation de la commande. Le bandeau récapitule les éléments importants de la commande pour que l’opérateur puisse garder la visibilité sur ses sélections tout au long du processus de réservation.
- Le bloc inférieur gauche : Il permet d’effectuer une recherche sur des éléments existants : onglets Client, Représentant légal, Participant, Séjour.
- Le bloc inférieur droit : Cet espace est dédié à la création/modification des éléments – notamment pour les onglets Client, Représentant légal et Participant.
Le processus de commande peut être initié à partir des onglets « Client », « Responsable légal » ou « Participant » à partir du moment où l’utilisateur n’a pas besoin de créer l’un de ces éléments, mais seulement d’en rechercher dans la base de données.
Pour toute nouvelle commande, l’opérateur peut commencer indépendamment soit par la création du client, soit par la recherche d’un séjour. Nous conseillons toutefois de saisir les données dans l’ordre d’affichage des onglets dans un 1ᵉʳ temps. Saisissez d’abord vos informations Client, puis Représentant légal, Participant, etc. Plus tard, avec l’habitude, vous naviguerez d’un onglet à l’autre.
Dès la confirmation de la réservation, le trio de données [Client / Responsable légal / Participant] est très inter-connectées entre elles. Cela signifie qu’à l’avenir, en cherchant un participant lors d’un processus de création de devis ou de commande, le client auquel il est rattaché remontera automatiquement dans la sélection. De la même façon, les représentants légaux rattachés à ce client et à ce participant apparaitront.
Si ce participant se présente plusieurs mois plus tard et qu’il n’est plus rattaché au client précédemment défini, il faudra recréer un client, re-définir un responsable légal et recréer un participant pour pouvoir réaliser la réservation. Ainsi, si un participant est inscrit à deux séjours d’une année sur l’autre, avec un client différent, il existera dans le logiciel deux fiches participant pour un seul et même enfant.
Note importante L’email n’est pas obligatoire pour le client. Pour toutes les inscriptions réalisées avec un client sans adresse électronique, les mails transactionnels (l’ensemble des mails émanant de la plateforme Vackelys) sont envoyés à l’adresse de « suivi client » configuré dans la page Configuration/Entité maître, dans le champ « Email de service client« . L’adresse mail expéditrice par défaut est : Pasdemail@nomentitemaitre.com.
Dans le bandeau supérieur, lorsqu’un client est sélectionné avec ses participants inscrits à un séjour, vous avez la possibilité de lui envoyer un email via le bouton « Commande : Envoyer la sélection« .
- Onglet « Client »
Grâce au moteur de recherche à auto-complétion, saisissez au moins 3 lettres pour afficher des résultats liés aux clients trouvés. Sélectionnez l’élément recherché, l’ensemble de ses informations s’affiche alors dans la zone détail du client sélectionné. Sélectionnez le client grâce au bouton « Sélectionner » en bas du formulaire, le nom du client s’inscrira alors dans le bandeau supérieur.
Attention Lors de la sélection d’un client tagué « en litige » sur sa fiche client, l’information remontera dans l’interface de création de commande : au lieu de l’étiquette noire habituelle, celle-ci apparaitra en rouge.
Ci-dessous, exemple de sélection d’un participant selon le même principe.
- Onglet « Séjour »
Un autre moteur de recherche à auto-complétion permet cette fois de chercher un séjour. À droite de la page se trouve un moteur de recherche avancée permettant à l’utilisateur d’effectuer une recherche multi-critères. Cette recherche avancée permet également de conseiller le client sur une sélection de séjours, grâce à l’emploi des filtres (âge du participant, destination, date de départ, activités, organisateur, etc).
Les résultats affichés plus bas dans la page centrale permettent de sélectionner un séjour via une liste de départs (liste présentant seulement les départs futurs). Une fois les dates et villes de départ/retour choisies, l’utilisateur est invité à sélectionner une ou plusieurs options, proposées pour le séjour.
Lorsque qu’un Client et un Représentant et un Participant et un Séjour ont été sélectionnés dans le bandeau supérieur du formulaire de commande, alors les 2 onglets restants « Produits Annexe » et « Récapitulatif » sont activés et deviennent bleu.
- Onglets « Produit annexe »
Les produits annexes permettent d’ajouter des frais annexes à un dossier de commande. Taxes diverses (aéroport, séjour) frais de modification de dossier, frais liés à une assurance annulation sur la réservation, etc. Les produits annexes sont configurables de façon à les rendre accessibles aux clients sur le front-office ou au contraire, à les laisser gérables uniquement par les opérateurs Vackelys depuis le back-office. Exemple : les « Frais de modification de dossier » ne peuvent être vus par le client internaute dans le front-office.
La configuration des Produits annexe s’effectue via la page du menu Configuration/Gestion/Commande/Produit Annexe.
- Onglet « Récapitulatif »
Cet onglet permet de visualiser d’une façon synthétique, l’ensemble des éléments relatifs à la commande avant sa finalisation.
C’est ici que l’opérateur finalise la commande en saisissant les dernières informations :
- Hospitalisation Oui/Non : Le client accepte-t-il l’hospitalisation du participant en cas d’accident ?
- CGV : Sélection des Conditions Générales de Ventes selon le type de client enregistré dans la commande.
- Prix d’adhésion : montant de l’adhésion annuelle de la structure associative.
- Code Promo : Si le client bénéficie d’un code promo et qu’il avait oublié de le saisir, au moment de l’inscription de l’enfant sur le front-office, l’opérateur Vackelys pourrait le saisir ici.
- Code Famille : Idem pour le code famille
- Remise : Saisir le montant d’une remise éventuelle
- Cashback : Affiche le montant total du cashback en cours
- Adresse de facturation : identique à celle du client Oui/Non : cocher selon la situation
- Provenance de la commande : Indiquer par quel moyen le client a commandé son séjour (Internet/Fax/Téléphone/Catalogue/, etc.)
- Informations complémentaires : toute information utile comme les allergies du participant ou des contre-indications alimentaires ou des traitements médicamenteux obligatoires pour les asthmatiques par exemple.
Pour enregistrer et valider la commande, l’opérateur Vackelys à 3 boutons à sa disposition. Ces boutons sélectionnent également les moyens de paiement.
- « Paiement CB » : paiement immédiat de tout ou partie de la commande. Si sélectionné, une fenêtre modale s’ouvre et affiche le montant total du séjour à régler. Le client à la possibilité de payer un acompte correspondant à 30% du montant total. La facture est alors enregistrée avec un numéro de commande automatiquement créé commençant par COxxx. 1 Séjour + 1 Lieu de départ + 1 date de départ = 1 Code Tarif, sont les informations essentielles à la constitution d’une commande réputée ferme. Le stock relatif au séjour est décrémenté du nombre de participants saisi dans la commande.
- « Paiement autre » : donne la possibilité au client de régler tout ou partie du montant total du séjour par chèque, virement, etc. La commande est alors enregistrée en « Option« . C’est-à-dire que le client a une durée de X jours – au moment de la création de la commande – pour s’acquitter du montant total du séjour commandé. Le montant total reste dû. Le stock est décrémenté d’autant de participant inscrit dans la commande. Si au bout d’un certain nombre de jours, la commande n’était pas réglée, son statut basculerait automatiquement en « Option Annulable J-X« . Le client bénéficie d’un nouveau délai de X jours pour régler la commande, mais cette fois l’opérateur Vackelys peut revendre la place s’il avait une autre demande sur le séjour. Au cas où ce 2ᵉ délai vienne à expiration sans règlement de la part du client, l’opérateur Vackelys peut définitivement annuler la commande. Sans intervention humaine, la commande serait annulée par le système. Le stock serait à nouveau crédité des places libérées. La durée des délais des stocks est paramétrable à la page Configuration/Production/Stock.
Dans le tableau liste des commandes, vérifiez facilement le statut pour chacune des commandes passées grâce à la colonne « Statut« .
Si des commandes ont été déclarées en « Option« , un délai de X jours et son décompte sont automatiquement lancés. Le statut de ces commandes indique « option J-7 », « J-5″… jusqu’à l’échéance. Passé ce délai, elles basculent automatiquement en « Option annulable J-X« . Le 2ᵉ délai de X jours et son décompte sont alors lancés.
Attention, règles d’usage des commandes, qu’il est bon de rappeler aux clients lors du processus de réservation
- Une commande ne peut s’effectuer que sur un seul code tarif (1 séjour + 1 date de départ/retour + 1 lieu de départ/retour). Les commandes multi forfaits avec plusieurs dates de départs par exemple, ne sont pas possibles dans Vackelys.
- Une fois la commande créée, ni le client, ni le séjour ne pourront être modifiés. Dans le cas où le besoin surviendrait, il faudrait annuler et réaliser une nouvelle réservation.
- Une commande peut comprendre plusieurs participants. Cependant, dans le cas de commandes multi-participants, si l’un d’eux devait annuler, il serait impossible d’annuler la réservation d’une seule personne, c’est la commande entière qui devra être annulée puis recréée.
Écran de modification de Commande
À l’enregistrement d’une commande ou lorsque vous sélectionnez une commande existante, Vackelys ouvre le formulaire de modification de commande. La modification d’une réservation (commande) est possible tant que celle-ci n’a pas été facturée. L’intégralité des informations de la commande enregistrée apparaissent dans cet écran divisé en 3 sections :
- La barre d’actions est évolutive selon le contexte. Tant que la commande n’enregistre pas de règlement, elle se compose des commandes « Impressions » et « Mails » seulement. Si l’opérateur enregistre un règlement, une nouvelle commande apparait : « Action«
- « Impression » de la commande en cours. Exemple (CO94)
- « Mails » envoie d’email avec des objets pré-établis
- Confirmation : Permet d’envoyer un email de confirmation de la commande au client et de lui rappeler si besoin les sommes restantes dues
- Validation : Permet d’envoyer un email de validation de la commande au client et de le relancer pour obtenir les formalités manquantes si nécessaire.
- Carnet de voyage : Permet d’envoyer un email au client pour l’avertir de la disponibilité de la convocation à télécharger.
- Mail simple : Permet d’envoyer un email sans objet préétablit.
- « Action » permet la facturation, le déverrouillage ou l’annulation de la commande selon l’étape de la commande.
- La 2ᵉ section représente la synthèse de la commande ;
- L’identité du client + rappel de l’état de la commande : Numéro, Option, Facturée, Soldée, Dossier, Carnet de voyage □ (une case à cocher apparaît si le carnet de voyage est déclaré « Individuel« . Si l’ensemble des fichiers constituant le « Carnet de voyage » sont au complet (dans l’onglet Document/Carnet de voyage) cochez, cette option permet d’envoyer automatiquement un email transactionnel pour informer le client que le carnet de voyage est prêt et téléchargeable) Après enregistrement de la commande, les mots « Carnet de voyage » apparaissent en vert, confirmant ainsi sa validation.
- Statut de la commande (« Option », « Validée », « Archivée orga », « Archivée admin »)
- CGV, choix d’une CGV
- Hospitalisation Oui/Non
- Carnet de voyage, c’est ici qu’on définit si la convocation est individuelle (propre au participant) ou groupée (propre à 1 séjour ou à 1 hébergement).
- Si le carnet de voyage est « individuel » on peut lui attacher des fichiers via la section « Carnet de voyage » de l’onglet « Document » plus bas.
- Si le carnet de voyage est « groupé », on attachera ses documents grâce au menu dédié : Commercial/Carnet de voyage.
- Les informations commerciales du produit avec possibilité de modifier le montant de l’adhésion et d’une remise.
- La 3ᵉ section permet de modifier les éléments constitutifs de la réservation, classés par onglets : « Commande« , « Règlement« , « Workflow » et « Documents« .
Onglet « Commande »
Tout ou partie des informations contenues dans les sections de cet onglet sont modifiables via les boutons « Sélectionner« , « Ajouter« , « Choix« , etc.
En cliquant sur le bouton « sélectionner » puis « Représentant légal » vous pourrez, à l’aide du pictogramme « œil » consulter le compte tiers qui vous transférera directement sur l’instance avec laquelle vous avez passé commande.
Onglet « Règlement »
On retrouve ici tous les éléments d’informations liés aux règlements de la commande offrant ainsi une grande traçabilité des transactions.
- « Ajouter un règlement » : permet de saisir un nouveau règlement dans le tableau de synthèse :
- Date de réception d’un chèque par exemple
- Participant à sélectionner
- Libellé à spécifier. Précisez ici le nom du client – celui qui règle la commande
- Mode de règlement : Il existe deux types de modes de règlement : Les modes de règlement immédiat et les modes de règlement différés. Plus de détails
- « 1/3 payant » Choisissez un tiers payant dans une liste que vous aurez paramétrée dans Commercial<tiers payant. Un tiers payant est un opérateur qui paiera une partie du séjour pour le compte du participant.
- « Règlement immédiat » saisissez le montant du règlement. S’il ne correspond pas à la totalité de la commande, la différence restant due sera immédiatement calculée
- « Banque« , sélectionnez le nom de la banque sur laquelle sera encaissé le règlement.
- « Paiement CB » permet à l’opérateur d’encaisser immédiatement un règlement en se connectant au TPE bancaire paramétré dans Configuration<gestion<commande<paiement en ligne.
- « Critères spécifiques facture » Toutes informations importantes comme celles liées à la prise en charge financière ou celles liées aux conditions d’annulation des assurances peuvent être mentionnées ici. Elles apparaîtront sur la facturation.
- « Adresse de facturation » si elle avait changé depuis la création de la commande, vous avez la possibilité de la mettre à jour ici.
N’oubliez pas d’ « Enregistrer » vos ajouts ou modifications afin d’actualiser les informations dans la base de données.
Observez (dans la 2ᵉ section, la synthèse) le changement de statut de la commande qui perçoit un règlement (CB, chèque, virement ou autre). Il passe de commande en « Option » à commande « Validée » — en vert. Le workflow de cette commande avait démarré à la création de celle-ci. Il continuera à s’étoffer au fur et à mesure du cycle de vie de la commande. D’un seul coup d’œil, vous pouvez connaitre l’état et l’historique d’une commande, en allant dans le sous-onglet « workflow« .
L’affectation d’un « tag de suivi » que l’on peut paramétrer dans Configuration<Gestion<Commande<Tag permet un suivi plus précis de la commande. Ces tags remontent dans le menu Commercial<Règlements<Commandes non soldées. Vous pourrez ainsi filtrer vos commandes par tag.
Onglet « Workflow »
Le workflow peut être défini comme le cycle de vie d’une commande accompagné de son journal de bord. C’est à la fois un outil de synthèse du suivi des commandes, mais c’est également un outil de gestion et de contrôle pour l’organisateur gestionnaire.
Depuis sa naissance, c’est-à-dire depuis la création de la commande jusqu’à l’archivage de celle-ci, vous embrasez d’un coup d’œil l’ensemble des actions faites autour d’une commande. Dans le tableau de gauche, on retrouve l’ensemble des documents d’impression émis. Dans le tableau de droite, on retrouve l’ensemble des actions réalisées pour une commande avec le nom de l’opérateur Vackelys, auteur de l’action.
Via cet onglet, vous allez pouvoir affecter un commercial qui sera en charge de la gestion de cette commande. Par défaut, une commande est attachée au commercial lié au client. Si aucun commercial n’est lié au client, l’utilisateur qui crée la commande est automatiquement affecté. Il est toujours possible de venir modifier cette affectation.
L’usage du bouton « Re-générer » est une bonne idée. A chaque modification des informations d’une commande (ou d’une facture) les documents PDF associés sont automatiquement générés et mis à jour. Parfois des modifications trop nombreuses sur un dossier nuisent à la bonne mise à jour qui ne s’effectue pas correctement. Pour avoir l’assurance d’être en possession de documents les plus à jour, re-générez-les à l’aide de ce bouton.
Onglet « Documents »
L’onglet « Documents » est relatif à l’ensemble des documents administratifs et spécifiques à un séjour, que le client devra fournir obligatoirement avant le départ du participant. Ils sont répartis dans 3 sections dédiées : « Dossier de voyage« , « Carnet de voyage » et « Documents« .
- Section « Dossier de voyage » regroupe l’ensemble des formalités (documents administratifs rendus obligatoires par la législation) à fournir pour la bonne validation du séjour. Par défaut, Vackelys est configuré pour afficher les formalités suivantes :
- Fiche sanitaire
- Attestation responsabilité civile
- Copie attestation assurance malade
- Carte européenne d’assurance maladie
- Carte d’identité et autorisation de sortie de territoire ou passeport
- Certificat médical de non-contre-indication à la pratique des sports
- Caution de 50 euros pour le prêt du matériel
Des fonctionnalités permettent de gérer l’ensemble des formalités nécessaires au bon déroulement du séjour. S’il en manquait une, l’opérateur peut en rajouter à tout moment.
« + Formalité » permet de sélectionner, parmi une liste pré-établie, les formalités obligatoires au bon déroulement du séjour. Si le séjour de la commande en cours, n’était pas paramétré avec les formalités voulues, appuyez sur ce bouton pour « Ajouter » ou « Enlever » la/les formalité(s) utile(s) au séjour.
Attention. Cette fenêtre ne propose pas de créer une nouvelle formalité. Elle propose uniquement de sélectionner une formalité parmi une liste pré-définies. Si vous souhaitez créer une nouvelle formalité, rendez-vous au menu : Configuration/Production/Séjour/Formalité.
« Soumettre un document » permet à l’opérateur Vackélys de pointer les fichiers des formalités envoyées par le client (envoyées par mail ou fournies directement depuis son compte utilisateur en front-office) et de les attacher physiquement à la commande.
« Ajouter un fichier« , permet à l’opérateur d’ajouter autant de formalité nécéssaire que le séjour l’exige. Une fois l’ensemble des formalités reçues et cochées dans la liste en dessous du nom du participant, le dossier est validé. Le mot « Dossier » dans la section de synthèse, passe en vert.
L’ensemble des formalités ajoutées apparaissent juste en dessous du titre « Documents de cette commande« . L’opérateur à la possibilité de « Télécharger tous les fichiers » pour éventuellement les enregistrer dans un répertoire Windows de son choix.
- Section « Carnet de voyage«
La section « Carnet de voyage » fonctionne sur le même principe que la section des formalités. L’opérateur collecte les documents propres au carnet de voyage, en ajoutant par exemple la « Convocation individuelle ». Une fois l’ensemble des fichiers utiles à son carnet de voyage téléchargés, il peut valider le carnet de voyage au niveau de la section de synthèse (à condition que le carnet ait été déclaré « individuel ») et enregistrer la commande. Le carnet de voyage est alors validé et passe en vert.
- Section « Documents » permet d’ajouter des documents indiquant les prises en charge financières par des organismes comme la CAF. L’usage des boutons reste identique aux 2 précédentes sections.
3. Création de commande « Libre »
La commande libre a d’abord été créée dans l’optique de proposer un système de création de commande simple et rapide pour les groupes. Ce type de création a été transformée en « commande collective ».
4. Création de commande « collective »
Le but de cet outil est de pouvoir créer une commande comprenant les caractéristiques suivantes :
- multi participants
- multi villes
- multi séjours
- multi dates
Une commande collective pourra donc comprendre des participants partants sur des séjours diférents, des dates différentes, et sur des villes de départ différentes.
Pour plus de détails: voir Commande Collective.