Le but de cet outil est de pouvoir créer une commande comprenant les caractéristiques suivantes :
- multi participants
- multi villes
- multi séjours
- multi dates
- multi tarifs
Une commande collective pourra donc comprendre des participants partants sur des séjours différents, des dates différentes, et sur des villes de départ différentes.
Création de commande « collective »
Appuyez sur le bouton « + Nouvelle Commande » puis « Collective« .
Une commande collective peut être prise sous forme de devis ou directement être créée en tant qu’option. Ce choix se fait grâce à la sélection du « statut » présent sur le deuxième cadre.
La sélection du client peut être initiée grâce au moteur de recherche à auto-complétion « Client » présent sur le second cadre ou via le bouton « Créer client« .
L’opérateur peut :
- Ajouter un ou plusieurs participants existant avec « Ajout de participant » ou en créer de nouveaux via (+)
- Sélectionner le nombre de participants pour la ou les commandes créée(s) en dessous de « Nom Prénom »
- Sélectionner le représentant légal correspondant au participant ou en créer un nouveau avec le bouton (+)
- Sélectionner un séjour ou en créer un en temps réel via le bouton (+)
- Sélectionner des options existantes pour un départ existant en base de données ou en créer de nouvelles (pour un nouveau séjour ou bien un séjour existant)
- Les autres frais sont tous affichés, ils sont cochables/décochables et ouverts en modification.
- Appliquer des remises éventuelles.
- Consulter le compte d’un tiers RL ou Client en cliquant sur le pictogramme « œil » et choisir l’enseigne sur laquelle ce tiers à passer commande. Une fois l’enseigne choisit, l’opérateur sera transféré directement sur cette instance.
Il est possible d’importer, de dupliquer ou de supprimer la ligne de commande via la flèche dans « Action » au bout de chaque ligne de commande.
Fonction de création de séjours ou de tarifs au sein de la commande
Au clic sur (+) en dessous de séjour, une fenêtre modale s’ouvre (voir impression écran ci-dessous) permettant de créer rapidement les modalités d’un séjour sans passer par le processus traditionnel. La création classique d’un séjour est plus longue, car plus complète et chacun des éléments du séjour sont vérifiés par les administrateurs afin d’en permettre la distribution sur le site grand public. Ce process de création de séjour permet donc la création d’une offre dite de back office qui n’obtiendra jamais le statut « actif front » et qui ne sera donc jamais commercialisée en ligne. Sauf dans le cadre de la création de tarifs sur un séjour qui dispose déjà du statut « Actif front ».
À l’enregistrement d’une commande ou lorsque vous sélectionnez une commande existante, Vackélys ouvre le formulaire de modification de commande.
Onglet « Ajout de participants dans la commande »
Tout ou une partie des informations contenues dans les sections de cet onglet sont modifiables.
Le bouton « Carnet de Voyage » permet de sélectionner pour chaque participant quel type de carnet (groupe ou individuel) attribué. De plus, il est possible de définir le statut du carnet : validé ou non. Le fonctionnement du carnet de voyage est inchangé par rapport à la commande standard. Seul le mode d’affichage évolue afin de permettre une meilleure expérience utilisateur. Plus d’infos sur la gestion des carnets de voyages, cliquer ici.
Le bouton « profil » permet de saisir manuellement les participants et leurs représentants légaux, et d’obtenir un visuel sur tous les participants et représentants légaux présent sur le compte client sélectionné. Un champ de recherche à autocomplétion vous permettra de rechercher si le participant existe déjà afin de ne pas le créer en double.
Le bouton « Ajout de participant » permet quant à lui d’ajouter des lignes non nominatives où seront ensuite sélectionnés des participants dans la liste déroulante. Ces participants sont ceux présents dans « profile« .
Le bouton « Importer » permet d’importer des participants dans la commande à partir d’un fichier externe. Cliquer ici pour plus de détails.
En bout de chaque ligne de commande, vous trouverez un bouton « action« . Il vous permettra de dupliquer votre ligne, d’ajouter un commentaire, un suivi individualisé, ou encore un avis. Vous pouvez également archiver ou supprimer la ligne, si les conditions d’archivages le permettent. (Factures=0 et règlements= total commande). Avec le bouton « supprimer », vous pouvez enlever une commande fille (un participant) de la commande si le participant n’est pas facturé ou s’il n’est pas rattaché à un règlement, à des formalités.
Vous pouvez également faire des modifications en masse dans votre commande collective. Pour cela, cochez les lignes à modifier puis cliquez sur la petite icône présent au niveau de l’entête de la colonne concernée. Toutes les lignes sélectionnées subiront la modification.
Pour valider votre ligne et ainsi assurer la place à votre participant, il faudra cocher la ligne puis aller dans « Action » et cliquer sur « valider« .
Onglet « Règlement »
- Cliquer sur « Prise en charge » pour répartir la somme entre le client et les représentants légaux. Cette fonctionnalité est à utiliser notamment dans le cadre d’un comité d’entreprise pour lequel vous devriez facturer une cote part du séjour au Représentant légal, souvent appelé Ayant Droit d’un CE. Ce paramétrage vous permettra ainsi de remonter dans le module règlement le solde pour chaque participant et d’émettre la facture correspondante.
- « Ajouter un règlement » permet par la suite de sélectionner le participant ainsi que la somme voulue pour celui-ci. Comme dans une commande standard, remplir tous les champs.
- Date de réception d’un chèque par exemple
- Participant : L’affectation d’un règlement à un participant permet de faire comprendre à Vackélys que c’est le représentant légal du participant qui a effectué le règlement et de décompter ce règlement de la quote part de ce représentant légal. Et donc de gérer une notion de solde du par le représentant légal.
- Libellé à spécifier. Précisez ici le nom du client – celui qui règle la commande
- Mode de règlement : Il existe deux types de modes de règlement : Les modes de règlement immédiat et les modes de règlement différés. Plus de détails
- « 1/3 payant » Choisissez un tiers payant dans une liste que vous aurez paramétrée dans Commercial<tiers payant. Un tiers payant est un opérateur qui paiera une partie du séjour pour le compte du participant.
- « Règlement immédiat » saisissez le montant du règlement. S’il ne correspond pas à la totalité de la commande, la différence restant due sera immédiatement calculée
- « Banque« , sélectionnez le nom de la banque sur laquelle sera encaissé le règlement.
- « Paiement CB » permet à l’opérateur d’encaisser immédiatement un règlement en se connectant au TPE bancaire paramétré dans Configuration<gestion<commande<paiement en ligne.
N’oubliez pas d’ « Enregistrer des règlements » afin d’actualiser les informations dans la base de données. Dans la commande collective, la fonction d’enregistrement des paiements se trouve au-dessus du tableau des paiements.
Observez (dans la 2ᵉ section, la synthèse) le changement de statut de la commande qui perçoit un règlement (CB, chèque, virement ou autre). Il passe de commande en « Option » à « Contrat Validé » — en vert. Le workflow de cette commande avait démarré à la création de celle-ci. Il continuera à s’étoffer au fur et à mesure du cycle de vie de la commande. D’un seul coup d’œil, vous pouvez connaitre l’état et l’historique d’une commande, en allant dans le sous-onglet « workflow« .
L’affectation d’un « tag de suivi » que l’on peut paramétrer dans Configuration<Gestion<Commande<Tag permet un suivi plus précis de la commande. Ces tags remontent dans le menu Commercial<Règlements<Commandes non soldées. Vous pourrez ainsi filtrer vos commandes par tag.
Onglet « Workflow »
Le workflow peut être défini comme le cycle de vie d’une commande accompagné de son journal de bord. C’est à la fois un outil de synthèse du suivi des commandes, mais c’est également un outil de gestion et de contrôle pour l’organisateur gestionnaire.
Depuis sa naissance, c’est-à-dire depuis la création de la commande jusqu’à l’archivage de celle-ci, vous embrasez d’un coup d’œil l’ensemble des actions faites autour d’une commande. Dans le tableau de gauche, on retrouve l’ensemble des documents d’impression émis. Dans le tableau de droite, on retrouve l’ensemble des actions réalisées pour une commande avec le nom de l’opérateur Vackekys, auteur de l’action.
Via cet onglet, vous allez pouvoir affecter un commercial qui sera en charge de la gestion de cette commande. Par défaut, une commande est attachée au commercial lié au client. Si aucun commercial n’est lié au client, l’utilisateur qui crée la commande est automatiquement affecté. Il est toujours possible de venir modifier cette affectation.
L’usage du bouton « Re-générer » est une bonne idée. À chaque modification des informations d’une commande (ou d’une facture) les documents PDF associés sont automatiquement générés et mis à jour. Parfois des modifications trop nombreuses sur un dossier nuisent à la bonne mise à jour qui ne s’effectue pas correctement. Pour avoir l’assurance d’être en possession de documents les plus à jour, re-générez-les à l’aide de ce bouton.
Onglet « Documents »
L’onglet « Documents » est relatif à l’ensemble des documents administratifs et spécifiques à un séjour, que le client devra fournir obligatoirement avant le départ du participant. Ils sont répartis dans 4 sections dédiées : « Dossier de voyage« , « Carnet de voyage » « Autres documents de voyage » et « Autres documents« .
- Section « Dossier de voyage » regroupe l’ensemble des formalités (documents administratifs rendus obligatoires par la législation) à fournir pour la bonne validation du séjour.
- Ajouter un fichier via « Choisir un fichier » puis sélectionner si ce fichier doit être affecté à un participant ou à tous les participants via la liste déroulante présente sur la gauche.
- Rendez-vous dans « Liste des formalités soumises » pour indiquer quelles formalités ont été ajoutés grâce à ce fichier. Vous avez la possibilité de noter « intégrées » plusieurs formalités en même temps ou encore les formalités de plusieurs participants en même temps.
- À côté de chaque formalité intégrée, vous pouvez voir apparaitre « oui » ou « non » pour savoir s’il vous en manque ou non.
- Vous trouverez tous les documents intégrés dans Liste des formalités soumises< Documents
« + Formalité » permet de sélectionner, parmi une liste pré-établie, les formalités obligatoires au bon déroulement du séjour. Si le séjour de la commande en cours, n’était pas paramétré avec les formalités voulues, appuyez sur ce bouton pour « Ajouter » ou « Enlever » la/les formalité(s) utile(s) au séjour.
Des fonctionnalités permettent de gérer l’ensemble des formalités nécessaires au bon déroulement du séjour. S’il en manquait une, l’opérateur peut en rajouter à tout moment.
- La section « Carnet de voyage » pour plus d’information sur les carnets de voyage
- Section « Autres documents de voyage » doit permettre à un organisateur de pouvoir mettre à disposition de clients des documents liés à son séjour et à sa commande. Ces documents sont affichés dans cet espace si la date d’échéance du document est inférieure à date de départ du participant. Cette fonctionnalité est utile notamment dans le cadre de classes de découvertes ou dans le cadre du trousseau par exemple qui pourrait ainsi être à disposition des clients dès leur prise de commande. Cette fonction est gérée au niveau du séjour dans la section Doc Clients.
- Section « Autres Documents » permet d’ajouter des documents indiquant les prises en charge financières par des organismes comme la CAF. L’usage des boutons reste identique aux 2 précédentes sections.
Onglet « Ajouter une convention »
Cet onglet ne concerne que les commandes collectives. Il permet de générer des contrats groupes sur la base de modèles créés dans l’écran configuration<gestion<convention, de gérer un versionning sous la forme de PDF.
Le bouton « Prévisualiser » à droite du bouton enregistrer permet de télécharger le PDF sans créer de version en log.