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Pour bien comprendre la plus-value d’un logiciel de réservation de séjours

Quel logiciel choisir pour gérer une classe découverte ?

Les classes de découvertes sont des séjours de grand intérêt. Elles permettent aux tout-petits de développer leur autonomisation ainsi que leur développement personnel. Une fois séparés de leurs parents, la responsabilité de les surveiller et de répondre à leurs besoins revient au corps enseignant. Ce qui n'est pas toujours une tâche aisée, surtout si l'on prend en charge plusieurs enfants lors d'un même séjour.

Vackélys, Logiciel web pour colonie de vacances
classes de découverte et séjours linguistiques

Une classe de découverte est une sortie pédagogique placée sous différents thèmes afin de favoriser la découverte de nouveaux lieux et de nouvelles façons de vivre aux enfants. Ce genre de voyage scolaire reste également un moyen d'optimiser le développement psycho-affectif des enfants, de travailler sur l'angoisse de la séparation, de les aider à faire leur premier pas vers l'autonomie, de dynamiser les relations entre les élèves, entres autres.

Pourtant, gérer une classe entière requiert une certaine organisation. La surveillance et l'apprentissage peuvent rapidement déraper sans un bon système de gestion. Aujourd'hui, la technologie est l'alliée de tout un chacun, des entrepreneurs, des organisateurs de voyages et du corps enseignant. Les logiciels de gestion et de distribution de séjours centralisent et optimisent désormais la productivité. Ils facilitent la vie de tous ceux qui ont à gérer des sorties touristiques et/ou scolaires.

Le logiciel Vackélys est un exemple de ces outils technologiques modernes pouvant être utilisé dans la gestion des classes de découverte. Facile à prendre en main, ergonomique et doté de plusieurs fonctionnalités, ce logiciel pour classes de découvertes s'adapte à tous les besoins.

Classe de découverte : quels sont les impératifs de gestion qui incombent ?

Les classes de découvertes sont souvent préparées à l'école primaire par les écoles elles-mêmes. Les enfants sont ainsi très jeunes et nécessitent encore une surveillance optimale. Les sorties pédagogiques se réalisent sous différents thèmes : la campagne, la mer, la neige, le patrimoine, les sports et les loisirs, etc. Le but est pédagogique, apprendre l'autonomie, l'esprit d'initiative, le respect de l'autre, la responsabilité, le travail, le respect de l'environnement et du patrimoine aux enfants en sortant de leur environnement habituel. Ce faisant, ils sont amenés à expérimenter de nouvelles choses, accomplir des tâches qui leur sont nouvelles, etc.

Les classes coopératives sont des projets pédagogiques nécessitant énormément de préparation. Les enseignants auront pour objectifs de mettre en place la coopération, favoriser l'épanouissement des enfants en dehors de la structure familiale, de faire vivre la classe différemment. Ils doivent également créer des activités afin de simplifier la découverte d'un milieu autre que ce que les enfants vivent. Les enseignants organisent et participent aux diverses activités permettant de manipuler et d'expérimenter l'environnement thématique choisi pour la sortie scolaire.

Pour organiser une classe coopérative, plusieurs tâches sont à préparer comme la recherche de financement et la comptabilité, la préparation, la classe de découverte elle-même, le travail au retour, etc. L'intégration des TIC (Technologies de l'Information et de la Communication) à l'école améliore désormais le processus d'enseignement et d'éducation des élèves. Le logiciel pour classes de découvertes Vackélys dématérialise, par exemple, la gestion de ces circuits de tourisme junior. Plusieurs fonctionnalités spécifiques sont déjà intégrées pour l'organisation de ces séjours comme la gestion du dossier de voyage, le n°DDCS…

A quoi sert le logiciel Vackélys dans la gestion d'une classe de découverte ?

Le logiciel web de gestion Vackélys permet de créer et de planifier, puis d'affecter des tâches liées à l'organisation des classes coopératives entre différentes entités : les autres enseignants, les parents, le ministère… Facile à prendre en main et ergonomique, ce logiciel permet alors de simplifier les discussions de travail autour du tourisme junior. Définir les objectifs, rassembler les informations nécessaires à la préparation des sorties, faire le calcul du budget et créer des rapports sont autant de tâches que le logiciel Vackélys centralise sur une seule et unique plateforme. Une visibilité totale et améliorée de l'ensemble du projet, une exploitation en temps réel des données sont quelques-uns des intérêts de ce logiciel web.

Grâce au logiciel en ligne pour classes de découvertes, la base de données prospects, familles et partenaires comme les autres écoles, les mairies et autres, est régulièrement mise à jour. Le suivi des échanges et des communications ainsi que le suivi des adhésions se simplifie. Vackélys propose également un affichage de tableaux de bord financier par classe, famille et/ou partenaire. Pour plus d'organisation et contrôle total des préparatifs, le logiciel web Vackélys met en place un système de suivi personnalisé, notamment en ce qui concerne la compatibilité comme les dettes, les factures et les règlements. Ces données comptables sont par la suite exportables selon les besoins.

Technologie performante, Vackélys reste également un outil parfait pour exploiter les statistiques. Doté d'une interface graphique ergonomique, le logiciel peut être utilisé pour le remplissage des séjours et des fréquentations de lieux. Que cela soit pour les enseignants à la recherche de centre pouvant accueillir une classe coopérative, ou un gestionnaire de centre, cette fonctionnalité est pratique. Elle permet d'avoir une indication précise des effectifs, des places disponibles par séjour, du nombre de journées de vacances, du taux d'occupation, etc.

Sinon, Vackélys intervient également sur l'amélioration de la gestion de la base de données du personnel qui peut aussi être personnalisée. On peut, par exemple, y rajouter l'affectation du personnel enseignant sur les séjours, les taux d'encadrement des élèves avec calcul des repos compensateurs. Selon l'utilité, il est aussi possible d'y mettre tous les autres renseignements administratifs du personnel enseignant.

Et enfin, le logiciel de gestion Vackélys décomplique tous les traitements de données que nécessitent une bonne organisation de classe de découverte. Il envoie des notifications de rappel pour les impératifs comme le délai pour les attestations d'inscription, de présence, de convocation, de devis, de convention et/ou de factures. Il facilite également les courriers et les mailings, les relances, etc. Et l'atout principal est que toutes ces données sont exportables dans un fichier Word ou Excel pour servir dans les études sociologiques et statistiques de l'école.

Vackélys : un logiciel de pilotage dynamique de vos activités de classe de découverte !

Le logiciel de gestion Vackélys répond à tous les besoins en termes d'organisation et de gestion de colonies de vacances, de séjours linguistiques et de classes de découvertes. Ce logiciel web s'adresse à la fois aux écoles, aux associations, aux collectivités et aux comités d'entreprise ou aux gestionnaires de centre. Il permet de gérer les séjours, les inscriptions, les réservations, les devis, la gestion du personnel, la facturation, les règlements et aussi les études statistiques.

Grâce au logiciel Vackélys, vous disposerez d'une meilleure gestion des accueils de groupes en un seul lien avec un lieu de séjour de votre choix pour la sortie découverte (campagne, neige, mer…). Vous pourrez paramétrer les modèles de séjours en prenant en compte tous les détails de prestations comme les conditions de vente, les prix, etc. En même temps, vous bénéficierez d'une prise d'options avec alerte surbooking.

Pour la partie financement et comptabilité, vous pouvez créer des devis en fonction de la durée de votre séjour et les prestations disponibles. Ce devis pourra immédiatement être transformé en réservation confirmée. Personnalisable en fonction des utilisateurs et des niveaux de prestations proposées, cette solution de gestion commerciale facilite le suivi et le traitement de la facturation et des encaissements.

Disponible sous différents modules, Vackélys est l'outil digital qu'il faut avoir actuellement. Pour vous l'offrir, vous avez le choix entre l'offre d'essai gratuit, le pack « Essentielle », le pack « Expert » et le bouquet « Expert + Licence ». Les fonctionnalités diffèreront en fonction du type d'abonnement que vous choisirez. Pour la version gratuite, la capacité du logiciel est déjà optimale et peut vous servir de base dans la préparation de vos classes découvertes. Vous aurez accès aux fonctions basiques de gestion commerciale et c'est sans engagement.

Toutefois, pour une meilleure efficacité de votre solution de gestion, il est fortement recommandé d'opter pour les versions payantes, allant de 29,9 euros/mois à 395 euros/mois. Avec ces types d'abonnement, un site internet dédié à la gestion de votre offre, et adapté à la taille de votre structure, vous est accessible. Plusieurs autres options de présentation et de gestion seront également à votre disposition. Pour toute la durée de votre abonnement, une équipe technique vous accompagne dans le but de vous aider à maîtriser toutes les fonctionnalités avancées du logiciel.

Accessible depuis n'importe quel terminal digital (ordinateur, tablette ou smartphone), Vackélys est l'outil moderne dont vous avez besoin pour gérer au mieux vos futures classes coopératives. Il offre les mêmes intérêts pour les collégiens et les lycéens, pour leurs voyages d'études ou séjours linguistiques. L'acquisition de ce logiciel web reste ainsi un bel investissement. Vous pourrez gérer les activités de vacances, de classes découvertes et de sorties pédagogiques de vos élèves en backoffice. Il vous est aussi possible de gérer un site internet grand public, mis à jour en temps réel et à distance. Pour de plus amples informations concernant les différentes options supplémentaires proposées par le logiciel de gestion Vackélys, rendez-vous sur son site officiel.

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