Les nouveautés

La nouvelle version V3 de Vackélys sortie en juin 2019 a proposé une refonte totale des modalités de facturation:

Nous vous proposons au sein de cet article de parcourir l'ensemble des évolutions.

  • Facturation standard :
  • Facturation Manuelle
  • Facturation multi tiers :
  • Factures multiples

Facturation standard

Il s'agit du mode de facturation natif de Vackélys, très adapté pour les commandes standards, qui est en général le mode de commande utilisé dans le cadre des ventes B2C on line; ou dans le cadre de ventes individuelles en VAD.

type client facturation

 

 

Ce mode de facturation est paramétrable par type client et par client.

Ce mode de facturation est utilisé pour dans le cadre de la facturation automatisée en date de départ et ne peut être utilisé que pour facturer le client qui a passé la commande et qui a validé le contrat de voyage. Si vous suhaitez pouvoir facturer un ayant droit ou un représentant légal il vous faudra choisir un mode de facturation manuelle qui offrira plus  de souplesse.

Ce mode de facturation est également un mode de facturation tout ou rien! C'est à dire que 100% du restant à facturer d'une commande sera facturé par ce mode standard.

Vous pouvez également lancer une facturation standard de manière manuelle à n'importe quel moment du cycle de commande dès lors que votre commande est validée.

Ainsi si votre client vous demande une facture de la totalité de la commande avant la date de départ vous pourrez émettre cette dernière par action sur le menu Action<Facturation standard. Elle sera alors disponible au sein de son compte client. .

Une commande facturée devient non modifiable. Si votre client demande une modification de commande entre la date de facturation manuelle et la date de départ, Il vous faudra dévérouiller cette commande Action<Déverouiller la commande afin de pouvoir apporter les modifications souhaitées. 

Une commande déverouillée et modifiée prend le statut de commande non facturée. Car le total commande est alors différent du total facturé

Vous devrez alors re facturer manuellement cette commande. Ou, si vous avez coché pour ce client la fonctionnalité de facturation automatisée en date de départ, le solde de commande sera alors facturé automatiquement.

Ainsi il est possible d'avoir plusieurs factures au sein d'une même commande. Les nouvelles factures émisent ne comprenant que le différentiel entre les éléments déjà facturés et les éléments non facturés.

Exemple :

  • Une commande de 1000 € est facturée : facture FA001
  • La commande est ensuite modifiée pour changer le transport. Le total commande est alors de 950 €. La commande a un statut non facturé.
  • L'opérateur relance une facture standard. Une facture FA002 est alors produite pour un montant de -50 €. Cette facture comprend l'historique des facturations de la commande. Cette commande est donc attachée à deux factures de 1000 € et -50 € pour un total de 950 €. la commande obient le statut facturé.

Vous pouvez ainsi modifer autant de fois que vous le souhaitez une commande. Mais les nouvelles factures émisent seront toujours que des factures de compléments.

Vous pouvez cependant émettre à votre client une synthèse de facturation pour une commande ou pour plusieurs commandes. Cette fonctionnalité est accessible depuis Commercial<facturation menu action

En terme de remonté comptable; tous les éléments des factures sont remontés dans le journal de vente avec la possibilité d'éclater les produits composants la commande.

 

Facturation Manuelle

Pour être fonctionnelle dans une commande ce mode de facturation doit au préalablement être activé dans le type client ou le client.

Il existe deux options de facturation pour ce mode manuel:

  • La facturation au client
  • La facturation multi tiers

Vous pouvez ainisi déterminer par client ou par type client quel mode de facturation un opérateur pourra établir pour un client donné.

 

                La facturation multi tiers :

Ce mode de facturation permet, en mode de facturation manuelle, de pouvoir éclater la facturation d'une commande :

  • Au client
  • Au représentant légal du participant si ce dernier est différent du client. (Il est nécéssaire d'avoir saisi le montant à payer par le Représentant légal dans la modale "Règlements Représentant légal" de l'onglet règlement)
  • A un tiers payant. (il est nécessaire d'avoir saisie une ligne de règlement différé dans le module de règlement)

 

                         Différences fonctionnelles entre la commande collectivité et la commande standard en terme de facturation multi tiers :

Quote part Règlement RLLa commande collectivité est un mode de commande beaucoup plus complexe que le mode de commande standard, puisqu'il essaye de reproduire la fusion de plusieurs commandes standard au sein d'une même commande dite de collectivité.

Dans une commande collectivité pour pouvoir facturer un Représentant légal il vous faudra renseigner le montant à payer par chaque Représentant légal dans la modale "Règlements Représentant légal" de l'onglet règlement.

Le montant à facturer sera alors remonté automatiquement dans la modale de facturation manuelle.

Dans le cadre d'une commande standard, cette dernière ne doit, en théorie, accueillir qu'un petit nombre de participants il n'est donc pas nécessaire de saisir en amont la quote part à payer par le Représentant légal. Vous devrez le saisir directement au moment de la création de la facture.

Et contrairement, à la commande collectivité il n'est pas possible, pour l'instant, d'affecter des règlements à un Représentant légal dans le cadre d'une commande standard. 

La fonctionnalité de commande collectivité permettant l'affectation des règlements au Représentants légaux est la fonction qui permet de calculer le solde à payer qui sera affiché dans les comptes clients web des Représentants légaux.

Si pour un client vous souhaitez activer les comptes Représentants légaux , définir les quotes part à payer pour chacun d'entre eux et que ces derniers puissent suivre, sur leur compte, leur solde à payer vous devrez utiliser le mode de commande collectivité. 

 

              Fonctions de facturation manuelle

L'ensemble des fonctions de facturation se retrouvent au sein de la fonction de facturation manuelle du menu action de la commande. Chaque ligne de commande est éclatée en fonction des produits qui la compose et des quotes part à payer par les différents tiers.

Facturation commande collectivité

 L'utilisation des différents paramètres vous permettra d'émmetre

  • des factures d'acomptes
  • des factures multi tiers
  • des Proformas
  • de rajouter des commentaires
  • de transformer des Proformas en factures ou de les annuler
  • de gérer différents templates de facture et différentes formes d'injection des données de commande
  • de générerdes avoirs

La facturation aux Représentants légaux vous permet de facturer en une seule action l'ensemble des Représentants Légaux d'une commande.

Une commande collectivité obtiendra le statut facturé dès lors que 100% des composantes de la commande auront été facturées.

 

Factures multiples (multi commandes)

Action commercial facturation

 

 

L'écran Commercial<facturation permet de contrôler les statuts de commandes et vous met à disposition un certain nombre de fonctions de facturation :

Vous pouvez ainsi

  • Facturer une commande de manière unitaire
  • Editer une synthèse de facturation pour un client
  • Facturer plusieurs commandes ou plusieurs quote part de commande au sein d'une même facture.

 

 

Facturation et Règlements

Dans l'organisation de la structure des données Vackélys a été conçu pour suivre les règlements au niveau des commandes.

Car en effet dans l'activité touristique la validation d'un contrat de voyage se réalise bien souvent par le versement d'un acompte bien avant la génération d'une facture qui, dans le cadre b2C, n'est bien souvent pas demandée par le client. Vackélys s'intéresse donc à suivre qu'une commande soit soldée et gère donc une notion de statut soldé ou non soldé pour chacune des commandes.

Avec l'arrivée de tous ces modes de facturation il est maintenant très difficile de pouvoir remonter dans chaque facture les règlements effectués. Car en effet un règlement peut être multi commandes, elles mêmes facturées à de multiple tiers et en de multiple fractions.

Ce mode de fonctionnement pourra évoluer dans le temps en fonction des retours clients.