GlossaireDéfinition des mots utiles

Définition des termes utilisés

  • Qu'est ce qu'un Organisateur / Fournisseur ?

L'organisateur est l'organisme qui crée le séjour. L’organisateur peut aussi être qualifié de fournisseur dans Vackélys.


  • Qu'est ce qu'un Utilisateur ?

L'utilisateur désigne toute personne utilisant le logiciel et ayant de ce fait besoin d'un login et d'un mot de passe. Les logins générés leur sont personnels et leur permettent, en fonction de leur statut et de leur rôle, d'accéder à différents niveaux d'informations. Les utilisateurs sont créés dans l'interface de gestion des organisateurs. Les rôles et statuts sont définis au niveau du menu "Gestion des droits", dans le menu configuration. Les utilisateurs peuvent modifier leur mot de passe personnel via leur compte utilisateur, accessible via le bouton situé en haut à droite de chaque écran.


  •  Quelle différence y-a-t-il entre un Organisateur et un Utilisateur ?

L'organisateur fait référence à un organisme producteur de séjours alors que l'utilisateur désigne la personne physique qui se connecte au logiciel pour créer des séjours, modifier des tarifs, des stocks... Concrètement, l’organisateur organise des séjours tandis que l’utilisateur utilise le logiciel. En se connectant avec ses identifiants, l'organisateur aura seulement accès aux informations le concernant directement (commandes, séjours, reversements...).


  • Qu'est ce qu'un Super-Administrateur ?

Le super-administrateur est la personne ayant la totalité des droits sur le logiciel. Il dispose d'une visibilité complète sur l'activité de vente/distribution de séjours et peut intervenir sur n'importe quel paramètre ou fonctionnalité.


  • Qu'est ce qu'un Administrateur ?

Le statut d'administrateur est attribué aux personnes responsables du fonctionnement général de l’activité. Ils peuvent avoir accès à tout ou partie des droits de création, de modification, de validation ou encore de suppression du contenu. Après le super-administrateur, l'administrateur est la personne disposant des plus larges droits en termes de gestion du logiciel.


  • Qu'est ce qu'un Opérateur ?

Le statut d'opérateur peut être attaché à une ou plusieurs régions. Il permet de suivre les organisateurs attachés à la région. Il permet de suivre les commandes de la région.


  • Qu'est ce qu'un Hébergement ?

L'hébergement correspond au lieu d'accueil des participants d'un séjour. Tout séjour doit être rattaché à un hébergement et un hébergement peut accueillir plusieurs séjours. Un hébergement est toujours rattaché à un organisateur.


  • Qu'est ce qu'un Séjour ?

Un séjour correspond généralement à un assemblage de prestations touristiques (liées au transport, à l’hébergement, aux activités sur place) propre à la mise en œuvre d’un projet pédagogique qui sous-tend l’organisation de séjours de vacances pour mineurs. Tout séjour doit être rattaché à un organisateur et à un hébergement, et un hébergement peut accueillir plusieurs séjours. La création d'un séjour comprend un descriptif, une liste des départs, une base tarifaire et doit être associé à au moins une catégorie de séjour et une activité.


  • Qu'est ce qu'un Request ?

Un request (ou tarif "en demande") est une fonction bien pratique dans Vackelys. Dans le processus de création des départs des séjours, elle permet à l'organisateur de proposer aux clients connectés sur le front, des départs en "pré-réservations" dont il n'aurait pas la garantie de la disponibilité des places. Exemple, les départs en avion souvent en tension. Les départs paramétrés "Request" sont affichés comme "PRE-RESERVER" sur le front. Un formulaire spécifique s'affiche à l'écran à remplir par le client.


  • Qu'est ce qu'un Code Tarif ?

Dans la gestion des Départs et des Stocks, un Code Tarif est égal à : 1 Séjour + 1 Date de Départ et de Retour + 1 Ville de Départ et de Retour + 1 Tarif. Vackélys ne permet de saisir une commande multi forfait ou plusieurs dates de départs figueraient sur la même commande.


  • Qu’est-ce qu’un Stock ?

Un stock peut correspondre à la notion d’allotement. (Réservation contractuelle par un intermédiaire d’un nombre de places auprès d’un gestionnaire offrant des places destinées au public (avion, hôtel, spectacle, etc.). Les stocks peuvent être gérés à différents niveaux dans Vackélys (voir la partie Gestion des stocks pour plus de détails).


  • Qu’est-ce qu’un Client ?

La notion de client est fondamentale dans Vackélys. Elle est à différencier de la notion d’inscrivant, dans la mesure où l’inscrivant n’est pas nécessairement le client. Lors d’une inscription sur un séjour, la première étape est de bien identifier le client (personne qui signe le contrat de vente), qui sera identifié comme tel dans le logiciel. Le client recevra toutes les informations relatives au séjour, et sera facturé pour la commande qu’il a effectuée. On distingue un client particulier (de type famille) d’un client collectif (de type revendeur).


  • Que signifie Client Revendeur ?

Un client peut être de 2 types dans Vackélys : ce peut être un client particulier (famille) ou ce peut être aussi un client revendeur (collectif). Par exemple : un foyer, une mairie, un comité d’entreprise sont des clients revendeurs.


  • Qu’est-ce qu’un Représentant Légal ?

Le Représentant Légal est une personne physique chargée de la responsabilité légale (devant la loi) d'une autre personne. Dans Vackélys, le représentant légal est chargé de défendre les intérêts du participant.


  • Qu’est-ce qu’un Participant ?

Dans Vackélys, un Participant est un enfant à qui le séjour est destiné. Il y participe, il y prend part physiquement.


  • Que signifie le statut En cours / En création ?

Ce statut signifie qu'un élément est en cours de création mais que toutes les informations nécessaires à la validation de l'élément ne sont pas réunies, l'élément est donc en attente de validation par l'opérateur.


  • Que signifie le Statut Complet ?

Ce statut est utilisé dans le cadre de la gestion des stocks, il est principalement lié à des dates de départ. Quand un élément est « Complet » cela signifie que la totalité des stocks disponibles pour cet élément ont été vendus et qu'en conséquence, celui-ci n'est plus disponible sur le site internet.


  • Que signifie le Statut Archivé ?

Les éléments dits « Archivés » sont des éléments toujours référencés dans Vackélys mais qui, par défaut, sont masqués dans les listes/tableaux. Un organisateur par exemple est archivé lorsqu'il n'est plus commercialisé. Autrement dit, un élément « archivé » n’est pas supprimé.


  •  Que signifie le Statut Actif ?

Les éléments définis comme étant « Actifs » peuvent-être comercialisés sous réserve que les éléments liés soient bien eux aussi actifs, validés, et sous réserve qu’il reste des stocks disponibles.  A noter que tous les éléments qui ne seraient plus actifs, ne seraient plus visibles sur le site internet et donc plus commercialisés.


  •  Que signifie le statut Inactif ?

Un séjour par exemple peut-être « Inactif » lorsqu'il est soumis à une saisonnalité (les séjours au ski sont inactifs en été). Ce changement de statut est géré manuellement.


  •  Que signifie le Statut En demande de Validation ?

Lors de la création d'un séjour par un organisateur dans Vackélys, une intervention de l'opérateur est nécessaire pour valider cette création. Ce statut permet au distributeur d'exercer un certain contrôle sur les informations publiées par les organisateurs auprès des internautes (notamment dans le cadre de leur mise en ligne sur un site e-commerce). Les éléments en « Demande de validation » sont toujours hors ligne, ils ne pourront être distribués que lorsqu'ils auront été validés par l'opérateur.


  •  Que signifie le Statut En demande de Modification ?

Ce statut est utilisé pour notifier (sous forme d’alertes dans le tableau de bord) à l’organisateur que les éléments du séjour créé/modifié ne sont pas validés par l’opérateur et que des corrections doivent être effectuées avant de pouvoir mettre/remettre le séjour en ligne. Une alerte est générée auprès de l’opérateur et de l’organisateur lors de toute modification de statut d’un séjour. Le champ « Communication » situé dans la page séjour permet aux opérateurs et organisateur d’échanger entre eux.

Les éléments en « Demande de modification » sont toujours hors lignes, ils ne pourront être à nouveau commercialisés que lorsqu'ils auront été validés par l’opérateur.


  •  Que signifie le Statut Validé ?

Le statut validé signifie que l'élément a été vérifié par l'opérateur et que tous les paramètres nécessaires à sa commercialisation sont réunis. Tous les éléments « Validés » sont distribués sur le site internet, à moins qu'ils ne soient renseignés comme « Inactif », que tout autre élément lié soit inactif ou encore qu’il n’y ait plus de stocks.


  •  Que signifie Pax ?

Terme propre au monde du tourisme pour désigner un inscrit. Quand on parle de Pax dans Vackélys on fait référence au participant à un séjour. Ce terme est à différencier d’une commande, qui peut comprendre plusieurs pax (participants).


  •  Qu’est-ce qu’un Devis ?

Un devis correspond à une proposition commerciale tarifaire faite à un client. Un devis peut être "annulé" si l’enfant n’est pas inscrit, ou "transformé" en commande. Le devis n’impacte pas le stock (pas de place bloquée = aucune garantie de disponibilité), contrairement à la commande qu'elle soit en "Option" ou "Validée".


  •  Qu’est-ce qu’une Commande ?

La Commande renvoie à l’inscription d’un enfant sur un séjour. La notion de commande indique que l’on bloque un stock pour le ou les participants. On distingue 2 statuts pour une commande :

  1. Commande en "Option", l'inscription du participant n'est pas définitivement confirmée (il est donc en "Option") tant qu'un versement n'est pas versé.
  2. Commande "Validée" : il y a cette fois signature d’un accord des deux parties + paiement d’un acompte = contrat de voyage, la commande est confirmée.

Dans Vackélys, il existe 2 types de commande :

  1. La commande "Standard" (ou individuelle) faite à partir d'un produit (séjour) existant dans la base d'information.
  2. La commande "Libre" représente des commandes qui ne portent pas forcément sur une offre produit existante en base de données. Les commandes sont donc construites sur des séjours créés à "la volée" dans la page de création des commandes.

  • Qu’est-ce qu’un Carnet de Voyage ?

Le carnet de voyage correspond à un fichier pdf pouvant comprendre les documents suivants :

  • Une convocation qui indique : La date, l’horaire et le lieu du départ et du retour ;
  • Un contact en cas de difficulté au moment du départ ;
  • Un trousseau ;
  • Des informations sur le séjour (fonctionnement, contact pendant le séjour, moyens de communication avec l’équipe, comment joindre l’enfant…).

Le carnet de voyage est mis à disposition du client quand :

  • Le dossier administratif de la commande est « Complet » ;
  • La commande est « Soldée ». Une commande est considérée comme soldée à partir du moment où le montant total dû est couvert soit par des règlements clients, soit par des prises en charges de tiers-payant et cela même si toutes les prises en charges n’ont pas encore été perçues.

Le carnet de voyage peut-être affecté à une commande de façon groupée ou bien individuelle : L’affectation d’un carnet de voyages à un séjour/des départs se fait soit via le menu Commercial>Carnet de voyages pour les convocations groupées (donnant simplement une heure et un lieu de rendez-vous), soit via l’écran de modification de commande pour les convocations individuelles (nominatives par participant).

Si l'intégralité des éléments obligatoires ont été fournis par le client au moment du rattachement du carnet à un départ donné, celui recevra en pièce jointe du mail le carnet de voyages. Dans le cas contraire, le mail envoyé indiquera que la convocation est prête mais ne peut être envoyée car certains éléments requis sont manquants.


  •  Qu’est-ce que le front-office ?

Il s’agit de la partie d'un site web accessible aux clients : cela correspond au site internet à partir duquel il est possible de réserver et de payer en ligne des séjours. Il s’oppose au back-office (logiciel métier Vackélys), qui est justement la partie non visible par le client.


  • Qu’est-ce qu’une Formalité ?

Les formalités font référence aux documents techniques, administratifs obligatoires à fournir à l'organisateur avant le départ du séjour. Ces documents peuvent être des pièces d'identité comme les cartes d'identité ou passeport, mais il peut s'agir également de fiche sanitaire, d'attestation d'assurance, de certificats médicaux etc.


  • Que signifie 'auto-completion' ? (Moteur de recherche à auto-completion)

Fonctionnalité logicielle où d'une application web consistant à compléter de façon automatique les mots saisis par l'utilisateur dans un champ de type texte. A partir des 3 premières lettres saisies, le système affiche des résultats correspondants. Vackélys exploite cette fonctionnalité dans la plupart de ces pages.


  • Qu'est-ce que le CashBack ?

Le cashback est une formule de parrainage qui prend la forme d'un porte-monnaie électronique attaché au compte Client. Admettons, un client a créé pour 100 € de commande globale en 2017, il se voit automatiquement allouer une somme de X € de cashback (réduction sur des commandes futures). Cette somme correspond à un pourcentage de la commande globale du client en 2017. Elle a une durée de vie limitée. Ces 2 paramètres sont définis dans la page Configuration/Marketing/Cashback.


  • Qu'est-ce que le Worflow ?

Dans l'univers Vackélys, le worflow correspond au cycle de vie c'est-à-dire à l'ensemble des actions faites autour d'une commande depuis sa création jusqu'à son archivage. Véritable journal de bord, le worflow fournit également le suivi précis des actions liées à la commande. Le worflow repond aux questions : Qui a créé la commande ? Quand ? (date, heure) La commande a-t-elle été imprimée ? (qui et quand) Suite à la commande, une facture a-t-elle été créée ? (qui, quand) etc.

C'est l'outil idéal pour l'organisateur gestionnaire qui d'un coup d'oeil, peut consulter l'état d'une commande.

Pour connaitre le worflow d'une commande, il suffit d'aller dans la page Commercial/Commande, de sélectionner une commande existante dans le tableau liste puis de cliquer sur l'onglet "Worflow".


  • Qu'est-ce qu'un mail transactionnel ?

Les mails transactionnels sont l'ensemble des courriers électroniques envoyés :

  • de façon individuelle ou groupée
  • la plupart du temps aux clients et aux organisateurs
  • de façon automatique par la plateforme Vackélys ou de façon humaine par un opérateur
  • après qu'une ou plusieurs conditions aient été réunies.

Exemple, Lorsqu'un client achève la réservation d'un séjour via le front-office, un mail lui est automatiquement envoyé ainsi qu'à l'organisateur pour confirmer la bonne réservation du séjour.