Configuration – Entité Maître

La notion « d’entité maitre » désigne le propriétaire du site distributeur et/où l’organisme propriétaire de l’instance Vackelys. Il correspond forcément à un organisateur existant. L’entité maître est l’organisateur qui va facturer l’ensemble des prestations aux clients.

Voici l’ensemble des champs à renseigner pour configurer l’Entité Maître. Enregistrez votre paramétrage une fois saisi.

1ʳᵉ section

« Organisateur entité Maitre » : Renseignez ici le nom de votre organisation, de l’association.
« URL des réseaux sociaux » (Facebook, Twitter, Google, YouTube, Tumblr, Instagram): Elles permettent de diriger les internautes sur vos différents comptes sociaux. Les pictogrammes des « réseaux sociaux » apparaissent sur le front office au niveau de la barre Offre d’emplois, au-dessus du footer.
« Enregistrement CNIL » : Vous devez renseigner votre numéro de DPO obtenu sur le site de la CNIL.
« Contact CNIL » : Ici doit se trouver le mail de contact pour la CNIL
« Clé API Google Maps » : Pour afficher une carte Google Maps sur votre site, il est nécessaire de spécifier une clé d’API. Pour l’obtenir, vous devez créer un compte sur https://cloud.google.com.
« Utiliser API Google Maps » vous permet au niveau de votre back office de définir si vous souhaitez ou ne souhaitez pas utiliser le service Google Maps. Si la case est décochée, les maps ne s’affichent pas dans la page séjour et les requêtes vers l’API ne sont pas générées.
« Email de service client » est celui qui sera renseigné sur le site internet grand public ainsi que sur les documents commerciaux émis à partir de la plateforme Vackelys de façon à ce que les clients puissent contacter par email les conseillers de voyages. C’est l’adresse mail d’envoi de l’ensemble des mails transactionnels de type « client » administrable dans Configuration<CRM. Cette adresse électronique est également utilisée comme adresse mail de substitution pour les clients qui n’en possèdent pas. Les mails transactionnels sont alors envoyés à l’adresse de service client.
« Nom expéditeur » : Nommez l’expéditeur de façon à ce que les destinataires des mails vous identifient facilement.
« Email de service RH » : Indiquer le mail de contact RH qui sera le mail expéditeur des emails transactionnels du CRM de la catégorie Collaborateur. Si vous ne remplissez pas ce champ texte, par défaut ces mails seront envoyés par le contact de service client.
« Mail centralisateur » est une adresse électronique de sauvegarde. Chaque fois qu’un email est envoyé depuis la plateforme Vackelys, une copie est systématiquement et automatiquement envoyée à cet email. S’il est paramétré, cet email a donc un double rôle : un backup intégral ainsi qu’un journal de bord des emails envoyés.
« Convention de distribution » : Téléchargez le fichier PDF de vos conventions de distributions si vous revendez la production d’autres organisateurs référencés sur votre plateforme. La convention téléchargée ici permet aux organisateurs de la voir apparaître dans leur fiche organisateur (pour signature et historique documentaire). L’organisateur devra valider votre convention pour que son offre puisse être commercialisée.
« Utiliser la banque de la région » Oui/Non ? : (si décoché, utiliser celle de l’entité maître) : pour les structures utilisatrices de vackelys organisées « en régions », il est ici possible de définir la banque à créditer (lors des règlements clients) en fonction des identifiants utilisateurs et de leur rattachement à une région précise. Pour les structures ayant un fonctionnement plus classique, ce critère ne sera pas utilisé, par défaut, la banque de l’entité maître (définie au niveau de la fiche organisateur) sera affichée pour chaque ligne de règlement créée dans une commande. Ce critère est donc décoché lorsque le distributeur est l’unique entité destinée à percevoir des règlements clients.
« Banque utilisée pour le paiement en ligne » : Indiquez ici quelle sera la banque utilisée pour les paiements en ligne.
« Ne pas afficher les coordonnées de l’organisateur dans les pages séjours » : Par défaut, Vackelys affiche le nom de l’organisateur du séjour, comme l’impose la directive tourisme. Cependant, si vous activez cette fonction, vous pourrez afficher une autre expression en remplacement du nom de l’organisateur, sauf si l’organisateur du séjour est l’organisateur attaché à l’entité maître. Cette expression de remplacement sera également injectée dans les documents commerciaux tant que la commande n’obtient pas le statut validé. Ainsi pour les séjours que vous n’organisez pas, vous pouvez par exemple afficher : « Partenaire de XXXXXXXX ».
« Information de l’organisateur sur le front séjour« : Ce champ texte permet d’indiquer l’expression de remplacement évoquée ci-dessus.
« Masquer la fonction Transaction CB » permet de bloquer la possibilité d’effectuer des transactions CB en Back et en Front office. Il est nécessaire de donner les droits correspondant dans le module Configuration<Droits.

2ᵉ section : Gestion de l’acompte

« Acompte % appliqué en conditions normales » : la valeur renseignée correspond à l’acompte demandé en % lors de la réservation sur le site internet.
« Critère nombre de jours avant départ » : la valeur renseignée indique la limite, en nombre de jours avant départ, à partir de laquelle l’entité maîte juge que le montant de l’acompte doit être augmenté en raison d’une date de départ relativement proche par rapport à la date de réservation.
« Acompte % appliqué suivant le nombre de jours avant départ » : la valeur renseignée correspond à l’acompte demandé en % lorsque la réservation intervient relativement tard par rapport à la date de départ prévue.
Autres moyens de paiement autorisés en front office ? Lorsque la checkbox est coché, cela signifie qu’indépendamment de la date de réservation, le mode de paiement « autres moyens de paiement » sera toujours proposé à l’internaute. Si la checkbox est décochée, cela signifie que le module « paiement autre » ne sera plus proposé à l’internaute si la date de réservation est trop proche de la date de départ. L’opérateur peut ainsi imposer le paiement CB si la date d’inscription est inférieure au « critère de nombre de jours avant départ ».
% de variation du tarif du transport sur des allers et retours différents : il est possible via la configuration de paramétrer un pourcentage qui viendra faire varier le prix du transport lorsque l’aller et le retour sont différents. Ce markup s’appliquera sur le tarif du segment aller et retour. C’est une fonction de back office. Les internautes ne peuvent acheter que des aller et retour depuis la même ville.

3ᵉ section : Adhésion

« Gérer adhésion? » permet à l’opérateur de décider si dans les commandes une adhésion sera calculée ou non. Cette fonction doit être activée pour les opérateurs associatifs.
« Utiliser le prix d’adhésion de l’organisateur du séjour » : Si une entité maître associative active cette fonction, l’adhésion facturée par l’entité maître sera celle de l’organsateur du séjour (renseignée dans le profil de l’organisateur onglet gestion) et non l’adhésion définie dans l’organisateur entité maître.
« Adhésion cycle calendaire (01/01 au 31/12) ? » permet de gérer si l’adhésion suit un cycle calendaire ou un cycle annuel glissant.

Gestion de l’adhésion

Première étape : configuration sur la page entité maître

Le module Configuration>entité maître propose d’activer ou non la gestion de l’adhésion.

Cette adhésion peut être gérée de deux façons : au niveau de l’entité maître ou bien au niveau de l’organisateur (dont le séjour est vendu dans la commande). Cela veut dire que l’adhésion pourra être gérée soit d’une façon globale et unique, à partir de l’entité maître (valeurs renseignées au niveau de la fiche organisateur de l’entité), soit d’une façon plus précise, par la prise en compte des politiques de gestion de l’adhésion par chaque organisateur (valeurs renseignées au niveau de la fiche organisateur de l’entité). Si l’adhésion est gérée par l’organisateur, chaque organisateur peut choisir d’appliquer ou non une adhésion individuelle et une adhésion familiale.

L’adhésion peut porter sur une année calendaire (du 1^er janvier au 31 décembre) ou bien sur un cycle annuel glissant (c’est-à-dire sur un an à partir de la date de souscription à l’adhésion).

Deuxième étape : Configuration sur la fiche organisateur

La configuration de ces adhésions individuelles et familiales se fait au niveau de la fiche organisateur. Lorsque la checkbox est décochée, seule l’adhésion individuelle est active (il faut bien sûr que le montant soit renseigné). Lorsque la checkbox est cochée, l’organisateur peut gérer à la fois une adhésion individuelle et une adhésion familiale (une valeur doit être renseignée dans les deux champs correspondants). S’ils ne sont pas renseignés, ils seront considérés comme nul dans le processus de commande.

Si l’entité maître oui bien un organisateur n’a pas renseigné d’adhésion familiale (en fonction de la configuration choisie), une adhésion individuelle sera à régler par le client à chaque inscription d’un nouveau participant. Que ce soit pour une deuxième commande sur un même organisateur ou pour toute commande sur un nouvel organisateur.

Dans le cadre de la gestion d’un cycle de vie d’adhésion par organisateur, il faudra gérer autant de cycles d’adhésion que d’organisateurs auxquels le client aura commandé un séjour. Un participant s’inscrivant sur deux commandes différentes auprès de deux organisateurs différents paiera donc deux adhésions individuelles (même si le cycle annuel n’est pas terminé).

Gestion des adhésions par l’entité maître :

Configuration d’une adhésion individuelle seulement : pour toute première commande réalisée sur le site de l’entité maître, et quel que soit l’organisateur, une adhésion (d’un montant fixe commun à tous les organisateurs) sera demandée au client. Elle ne sera à nouveau demandée au client qu’après échéance du terme (fin de l’année calendaire ou glissante).

Configuration d’une adhésion individuelle et familiale : l’adhésion individuelle sera demandée pour toute première commande réalisée sur le site de l’entité maître (quel que soit l’organisateur du séjour réservé). L’adhésion familiale prendra le relais à partir de la deuxième commande réalisée par un même client (peu importe l’organisateur du séjour toujours) dans la limite d’un an (cycle annuel ou glissant) par rapport à la première commande réalisée.

Gestion des adhésions par l’organisateur :

Chaque organisateur aura le choix de configurer ou pas, pour son propre compte, une adhésion familiale et/ou individuelle. Dans ce cas :

Le client devra supporter le coût de l’adhésion individuelle à chaque nouvelle réservation sur le séjour d’un « nouvel » organisateur (même s’il a déjà réglé une adhésion trois mois auparavant sur un séjour d’un autre organisateur).

L’adhésion familiale (basée sur le principe de récurrence d’achat par un même client dans un délai inférieur à un an) ne pourra s’appliquer que pour la réservation d’un deuxième séjour auprès d’un même organisateur (dans un délai d’un an toujours par rapport à la date de première commande).

Dans tous les cas, pour bénéficier d’une adhésion familiale à partir du second participant, il faut que le premier participant dispose d’une commande ayant un statut validé ou ayant été annulée durant le cycle annuel.

Exemples : Dans les exemples ci-dessous, nous partons du principe que toutes les réservations sont réalisées auprès d’un seul et même organisateur. Dans le cas où un organisateur A (qu’il soit entité maître ou autre), propose une adhésion individuelle à 15€ et une familiale à 20€.

1. Un client inscrit le même enfant sur deux séjours de l’organisateur A un premier en février puis un second en octobre :

En février : Cotisation d’adhésion individuelle demandée (15€)

En octobre : Cotisation adhésion individuelle non demandée, car son adhésion payée en février cours jusqu’en décembre de l’année en cours (dans le cas d’un cycle annuel calendaire).

2. Un inscrivant inscrit 2 enfants sur un séjour de l’organisateur A en février.

Le client payera une cotisation familiale = 20€

S’il réinscrit un enfant en avril, le client ne payera pas d’adhésion car son adhésion familiale payée en février cours jusqu’en décembre de l’année en cours.

En front, dans le processus de commande, la mention suivante apparaitra lors de la deuxième commande : * vous avez déjà réglé l’adhésion à l’organisateur (Nom organisateur), votre adhésion est valable jusqu’au 31 décembre.

3. Un inscrivant en deux temps un enfant en juillet et un autre enfant en août :

Le client paye 15 € pour l’adhésion individuelle en juillet, il paiera la différence entre l’adhésion individuelle et l’adhésion familiale en août (soit 20€ -15€ déjà versé = 5€ à verser).

4. Si l’organisateur ne propose qu’une adhésion individuelle, alors le client devra systématiquement régler l’adhésion pour chaque nouvel enfant inscrit (mais ne paie qu’une fois par an et par enfant).

2 enfants inscrits dans l’année = 2 adhésions individuelle (soit un coût total d’adhésion de 30€)

5. Si aucune adhésion n’est précisée, aucune cotisation n’est demandée au client.

4ᵉ section : Documents commerciaux

Les éléments suivants de la page permettent d’injecter des informations dynamiques dans les documents commerciaux émis et proposés depuis Vackelys aux organisateurs (notamment pour les documents téléchargeables en ligne et l’envoi d’emails automatiques).

5ᵉ section : Facture et Devis

Cette section dispose de deux champs textes permettant la configuration des factures et devis générables depuis Vackelys. Les éléments inscrits dans ces champs seront reportés dans ces documents.

6ᵉ section : Exercice social

Dans cette partie, vous pouvez indiquer la période de votre premier exercice social ainsi que le mois du début de votre exercice. Ceci permet de calculer, avec la durée de conservation des données, la date à laquelle la fonction de purge fera effet ainsi que des fonctions statistiques.