ConfigurationParamétrages spécifiques de l'outil

Configuration

Module Univers

Fonctionnalité intégrées nativement dans les sites mutualisés

Le module Univers est un module de 3 à 7 images intégrés en page d'accueil administrable en back office.

Il est intégré par défaut dans les templates de sites mutualisés. 

Lire la suite : Module Univers

Gestion des configurations


  •  A quoi servent les paramètres Systèmes ?

Les paramètre systèmes permettent de gérer l'ensemble des bases de données utiles à la création d'un hébergement, organisateur, utilisateur ou séjour. Cet élément de menu permet de créer, modifier ou supprimer des statuts, des régions, des catégories, des codes promos... Seul le super-administrateur a accès à ces onglets. 

 


Paramètres administratifs


 

  • A quoi servent les paramètres d'Administration ?

Les paramètres d'administration permettent la définition du découpage géographique du territoire (création, modification, suppressions des pays, territoires, régions, départements, villes).

Un département est rattaché à une région.

Gestion des comptes bancaires par région : A chaque région commerciale peut être rattaché un ou plusieurs comptes bancaires. Les encaissements sont effectués au compte bancaire affecté par défaut à la région commerciale dont dépend le fournisseur (Organisateur du séjour).

Une région est rattachée à un territoire.

Un territoire est rattaché à une ou plusieurs régions.

 


Paramètres de production


 

A quoi servent les paramètres de Production ?

Les paramètres de production permettent d'attribuer différents types de critères pour les onglets Organisateur et Séjour. Ces critères serviront ensuite à définir chacun des nouveaux éléments créés.

Production>Organisateur

  • Ajouter ou modifier un type d'utilisateur

Définir différents types d'organisateurs permet de catégoriser les organisateurs en différentes « familles ». L'ajout d'un nouveau « type » dans cette page le fera automatiquement apparaître dans la liste déroulante des « types d'organisateurs » dans la page de création d'un organisateur.

  • Ajouter ou modifier un statut organisateur

Créer différents statuts d'organisateurs permet de définir différents niveaux de maturité dans la relation entre l'organisateur et le distributeur. L'ajout d'un nouveau statut dans cette page le fera automatiquement apparaître dans le menu déroulant des « statuts d'organisateurs » dans la liste des organisateurs.

Production>Séjour

  • Comment créer/modifier une région catalogue ?

Pour créer une région catalogue, il suffit de cocher la case « Actif » de renseigner un nouveau nom de région et de lui donner une description définissant ses limites géographiques.

  • Comment créer/modifier une catégorie ?

En passant la souris sur l 'arborescence, des pictogrammes s'affichent à droite de la ligne. Le « plus » permet d'ajouter un élément, le « crayon » permet de modifier un élément et « la croix » permet de supprimer un élément. Pour créer une Catégorie mère, il faut d'abord créer une sous-catégorie, entrer ensuite en modification dans ce nouvel élément créé puis cliquer, via le menu déroulant « parent », sur Catégorie.

Les catégories inactives apparaissent grisées dans la liste, elles ne sont pas visibles en front-office.

  • Comment créer/modifier une activité ?

En passant la souris sur l 'arborescence, des pictogrammes s'affichent à droite de la ligne. Le « plus » permet d'ajouter un élément, le « crayon » permet de modifier un élément et la « croix » permet de supprimer un élément. Pour créer une Activité mère, il faut d'abord créer une sous-activité, entrer ensuite en modification dans ce nouvel élément créé puis cliquer, via le menu déroulant « parent », sur Activité.

Les activités inactives apparaissent grisées dans la liste, elles ne sont pas visibles en front office.

  • Comment créer/modifier une saison ?

En passant la souris sur l 'arborescence, des pictogrammes s'affichent à droite de la ligne. Le « plus » permet d'ajouter un élément, le « crayon » permet de modifier un élément et la « croix » permet de supprimer un élément. Les éléments de « saison » sont utiles en front office, ils apparaissent comme critères de filtre de séjours dans le moteur de recherche.

  • Comment créer/modifier une intensité ?

L'intensité séjour peut-être définie en plusieurs niveaux, en fonction de la difficulté physique des activités sportives proposées par exemple. Ainsi, vous pouvez créer librement plusieurs niveaux d'intensité sportive via cet onglet. Ils viendront automatiquement s'insérer dans la partie Séjour. Ces informations sont visibles en front-office pour donner des repères aux participants potentiels.

  • Comment créer/modifier un brevet ?

Lors de vos séjours, vous proposez aux participants de passer des brevets d'aptitude particuliers ? Créez librement vos brevets dans l'espace configuration. Ils sont ensuite automatiquement intégrés à la page de création de séjours.

  • Comment créer/modifier une formalité ?

Menu d'accès : Configuration/Production/Séjour/Formalité

La page se compose d'une barre d'action (3 commandes : "Ajout formalité" - "Action" - "Description") et du tableau listant l'ensemble des formalités livrées par défaut dans Vackélys.

configuration production sejour formalite

Pour créer une nouvelle formalité, cliquez sur le bouton "+ Ajouter une formalité" de la barre d'action. Saisissez et "Enregistrer" vos informations. Le tableau des formalités existantes est poussé plus bas.

configuration production sejour formalite ajouter formalite

  • Nom : Nommez votre formalité
  • Abrégé : Donnez une abréviation à votre formalité pour l'identifier plus rapidement.
  • Actif Oui/Non : Activez votre formalité, ou non. Lorsqu'on active une formalité, celle-ci apparaît dans la liste de l'onglet "Formalité" de la page séjour. Par défaut, elle est non cochée. La formalité ne sera donc pas demandée lors de l'inscription. La désactivation d'une formalité entraîne la non proposition de la formalité en back dans la fiche séjour (que le séjour ait déjà été créé ou non). Elle est donc non visible en front.
  • Obligatoire Oui/Non : Rendez la formalité obigatoire pour un séjour, ou non.
  • Description : Rédigez un descriptif du contenu, de l'objectif et de l'utilité de la formalité. Ce descriptif sera accessible aux internautes via le front-office et en back-office dans l'onglet "Formalités" du Séjour au survol de la souris sur l'icone "i" (en fin de ligne)
  • Choisir un fichier : Télécharger depuis votre ordinateur, un fichier donnant le texte intégral de la formalité qui sera mis à disposition des clients.
  • Catégorie - Activité - Organisateur : pour chacun de ces champ, sélectionnez les éléments à qui s'adressent la formalité. Celle-ci sera alors pré-cochée pour tous les séjours appartenant aux catégories et activités sélectionnées dans l'espace Configuration.

On retrouve l'ensemble des formalités affectées à un séjour dans l'onglet "Formalités" de la page Séjour.

  • Comment créer/modifier une durée ?

Dans cet onglet sont créées toutes les durées de séjours proposées par le distributeur. Il suffit de renseigner un nom de durée (week-end, une semaine, deux semaines...) et d'indiquer le nombre de jours compris dans cette période. Les éléments « saison » sont utiles en front office, ils apparaissent comme critères de sélection de séjours dans le moteur de recherche.

  • Comment créer/modifier un état de séjour ?

Vous pouvez renseigner ici les différents statuts des séjours. Ces statuts ont une utilité purement administrative. Ils régissent les opérations de création et de modification de séjours mais aussi la mise en ligne et hors ligne de ceux-ci. Par défaut, un séjour créé est défini comme « En création ». Les séjours dont les statuts sont en « Demande de validation » et en « Demande de modification » (statut par défaut suite à toute modification sur le séjour) sont hors ligne, en attente de validation par le responsable concerné. Lorsque le statut du séjour passe en « Validé » et que la case « Actif » est cochée, alors le séjour peut-être distribué sur le site internet grand public.

Production>Hébergement

  • Ajouter/modifier un type d'hébergement ou une type de pension

​Ces éléments sont présents au niveau du menu Hébergement. Ils permettent de créer librement des types d'hébergements (à la mer, à la montagne...) de façon à afficher des critères descriptifs en front-office et à permettre la réalisation d'études statistiques sur les ventes. Même remarque pour le critère "type de pension", celui-ci est destiné à informer le client et à réaliser des statistiques détaillées sur l'offre et les ventes d'un organisateur, d'un distributeur.

  • Configuration/Production/Stock

Menu d'accès : Configuration/Production/Stock

Depuis cette page, vous pouvez activer la gestion des stocks pour tous les séjours et choisir de l'appliquer ou non aux hébergements.

Configuration Production Stock

Pour s'asurer que la gestion des stocks est bien active, il faudra se rendre dans l'onglet "Général" d'un séjour : la case à cocher "Stock actif" doit être cochée et non modifiable.

Si vous souhaitez activer la gestion des stocks sur certains séjours uniquement, assurez-vous que la checkbox "Activer la gestion des stocks" dans Configration/Production/stock soit décochée. Il vous faudra ensuite aller dans Séjour>Cliquer sur un séjour>Onglet Général et cocher la checkbox « Stock actif ». Les stock sont ainsi gérés pour ce séjour particulier.

Dans la page Configuration/Production/Stock, le champ "Gestion des stocks par" permet d'affiner la gestion des stocks en indiquant au système si l'on souhaite activer la gestion des stocks par

  • Hébergement et séjour
  • séjour
  • Période. Cette méthode de calcul des stock n'est plus en cours et sera supprimé à terme. Il est préférabe de ne pas activer ce paramétrage.

Le champ "Durée de l'option client" permet de définir le nombre de jours pendant lesquels une option peut être posée pour un séjour. Ce paramétrage est utile pour l'internaute qui peut ainsi réserver une option sur un séjour et revenir plus tard finaliser sa réservation. Celui-ci dispose par exemple d'un délai de 7 jours pour effectuer sa réservation avant que le « stock réservé » ne soit libéré pour être proposé à un autre acheteur potentiel.

La "Durée de l'option fournisseur" (ou de l'organisateur) définit elle la durée du 2ème délai lorsque le délai de la 1ère option est arrivée à échéance. On parle alors d'une commande en "Option annulable J-X"

 


Paramètres de gestion


 

  • Gestion/Commande/Produit Annexe

Menu d'accès : Configuration/Gestion/Commande/Produit Annexe

La liste de produits annexes vient alimenter le module de sélection des produits annexes (comme les assurances par exemple) lors de la commande. Si des produits annexes ont été précédemment créés, vous les trouverez listés dans un tableau de synthèse. Pour modifier un produit annexe, cliquez sur son nom (lien) de la colonne "Nom".

Configuration Gestion Commande Produit Annexe 1

Pour créer un produit annexe, cliquez sur le bouton action "+ Ajouter un produit annexe". Le formulaire de saisie/modification des produits annexe s'ouvre. Le tableau glisse dessous le formulaire.

Configuration Gestion Commande Produit Annexe 2

Renseignez les différents champs du formulaire, puis appuyer sur le bouton "Enregistrer" pour créer un nouveau produit annexe.

  • Nom : donnez un nom à votre produit annexe.
  • Prix / Coefficient : fixer un mode de calcul du montant du produit annexe
  • Prix achat / Coefficient achat : fixer le coût d'achat de votre produit annexe, soit un prix soit un coefficient
  • Actif Oui/Non : activé ce produit annexe dans le processus de commande
  • Obligatoire Oui/Non : rendre obligatoire ou pas, ce produit annexe dans le processus de commande
  • Asurance Oui/Non : s'agit-il d'un produit annexe de type assurance ?
  • Disponible uniquement en back-office : seul un opérateur depuis le back-office peut intégrer le produit annexe au moment de la création de la commande. Ce produit annexe n'est alors pas visible ni accessible par le client depuis le front-office. Exemple, les frais de modification d'une commande ou d'un dossier.
  • Code comptable : POur faciliter la gestion comptable, renseignez ici le code comptable du produit annexe
  • Description : Rédigez le descriptif du produit annexe.
  • Fichier : Vous avez la possibilité de télécharger un fichier de type document PDF pour accompanger la fiche du produit annexe. La brochure officielle du produit d'asurance par exemple.
  • Image : Télécharger un document de type image JPG/PNG pour accompanger la fiche produit.
  • Appliquer Par Participant/Par commande : Appliquer le prix du produit annexe à chaque participant où à l'ensemble de la commande.

 

  • Gestion>Commande>Mode de règlement

C'est ici que se gèrent les modes de règlement (chèque, virement, mandats, bons...) utilisés pour l'onglet Règlement de la commande. Ils peuvent être créés, modifiés et supprimés à partir de ce menu. Les éléments sauvegardés sont visualisables dans un menu déroulant, lors du renseignement des paiements reçus et/ou à venir.

Le « mode » désigne le nom du mode de paiement tel qu'il apparaitra dans la liste déroulante du module règlement (dans la commande toujours). Le code est le nom abrégé du mode de paiement. Par exemple, chèque deviendra CHQ. Les critères IM et DIF indiquent le caractère « Immédiat » ou « Différé » de réception du paiement.

  • Gestion>Commande>Type de tiers-payant

Le champ « Nom » désigne les différents noms de type de tiers-payant entrant en compte dans le processus de réglement. Le code est le nom abrégé du type de tiers-payant. Par exemple, Comité d'entreprise deviendra CE.

Un type de tiers-payant regroupe différents tiers. Par exemple, la Caisse d'Allocation Familiale regroupera la CAF du Rhône et des Bouches-du-Rhône.

  • Gestion>Commande>CGV

Les conditions générales de vente sont créées via ce menu. Elles peuvent être définies « par défaut » dans le cas ou plusieurs CGV auraient été créées et avoir une échéance (soit une date de validité limitée dans le temps) . Le champs texte permet de renseigner l'intégralité des conditions applicables dans le cadre de la relation commerciale établie entre le distributeur et le client. Ces CGV permettent de paramétrer des conditions générales d'annulation (CGA) par période.

Le bouton « Fin de CGA » permet de fixer une règle telle que « Si l'annulation intervient plus de 41 jours avant la date de départ sur le séjour, des indemnités représentant 40 % du forfait devront être versées par le client ».

  • Gestion>Commande>Etat de commande

Ce module liste les différents statuts attribuables à une commande ou à un devis comme par exemple : option, option annulable, validée, archivée, annulée, devis, devis annulé... Ces statuts apparaissent ensuite au niveau de la modification de commande, dans un menu déroulant. Seul leur intitulé est modifiable, il n'est pas possible d'en supprimer ou d'en créer de nouveaux,.

  • Gestion>Commande>Provenance de la commande

Ce menu permet de créer/modifier/supprimer toutes les possibilités de provenance d'une commande (par exemple site internet, téléphone...). Ces éléments apparaissent en back et en front-office lors de la finalisation de la commande. Leur utilité est principalement marketing.

  • Gestion>Compte bancaire

Cet onglet permet de modifier les comptes bancaires créés en amont lors de la création d'un organisateur.

Dans le menu déroulant du champ « type de compte » apparaissent différentes options. Ces options sont gérées dans Gestion>Type de compte. Vous pouvez en ajouter ou supprimer autant que vous le souhaitez. Une règle de correspondance spécifique s'applique sur l'IBAN et le BIC de façon à ce qu'aucune erreur ne puisse se produire et que la validité du compte soit garantie.

  • Gestion>Type de compte

L'ajout/modification de type de compte est simple, cliquez sur ajouter un type de compte ou sur l'intitulé de type de compte à modifier et nommez le nouvel élément. Celui-ci apparaitra alors automatiquement dans la liste de choix proposés lors de la création de compte (au moment de la création d'un organisateur par exemple).

  • Gestion>Facture de service

C'est ici que se créent et que se paramètrent les différents produits non touristiques ainsi que les taux de fiscalité s'appliquant à ceux-ci. Les onglets « Fiscalité » et « Produit » sont composés d'un formulaire de création et d'un tableau listant les éléments existants. Ces éléments sont ensuite injectés dans l'interface de gestion commerciale, dans le menu factures de service et viennent alimenter le contenu des factures.

  • Gestion> type de client

L'opérateur peut sur cet écran créer, modifier, supprimer un type de client.

On ne peut pas supprimer un type si un client lui est attaché. Les types de clients suivants sont créés par défaut et ne peuvent pas être supprimés :

- Prospect

- Particulier

- Revendeur

- Collectif

L'opérateur peut, pour chaque typologie client, renseigner le mode de gestion de l'adhésion, ouvrir ou fermer l'utilisation du cashback... de façon a permettre la personnalisation de chaque profil en fonction des besoins des entités utilisatrices de la solution Vackélys.

 


Paramètres marketing


 

  • Marketing>Code promo

Dans le cadre de vos opérations promotionnelles, vous serez menés à utiliser la fonctionnalité code promo. Vous pouvez activer et désactiver un code promo, définir la quantité disponible, programmer les dates de début et de fin de validité. Chaque code est unique et doit être composé de 15 caractères minimum. La valeur de ce code promo peut être définie en euros ou en pourcentage (de la réservation) et la réduction peut porter sur un séjour ou bien sur un produit annexe (de type assurances par exemple). Une fois le code promo créé dans l'espace Configuration, il vous faudra intégrer ce code dans le champ texte « Bon Plan », il sera ainsi automatiquement affiché en front-end au niveau de la page produit. Les internautes sur le site pourront noter ce code promo et en profiter en renseignant le champ « Code Promo » lors de leur commande.

Un code promotionnel portant sur un séjour s'applique sur le prix du forfait touristique (hébergement, transports et options), hors produits annexes.

  • Marketing>Code famille

Un seul code famille peut être créé. Ce code est valable pour l'ensemble des séjours commercialisés par le distributeur. Un client peut bénéficier d'un montant fixe de réduction aux conditions suivantes : Qu'il ait réalisé un achat auprès du distributeur moins de 160 jours avant son deuxième achat (cf exemple ci-dessous). C'est sur ce deuxième achat que va porter la réduction de 30€ telle que définie dans l'exemple.

Le montant de la réduction et le délai maximum de séparation entre les deux achats pour pouvoir bénéficier du code famille peuvent être librement fixés dans l'outil.

Le code famille s'applique sur le total de la commande (frais annexes de type assurance et frais de dossier compris).

  • Marketing>Point organisateur

Différents niveaux de points peuvent être créés dans l'espace Configuration. Ces points apparaissent ensuite automatiquement dans l'onglet Organisateur. Les points sont attribués aux Organisateurs par l'entité distributrice. Ils permettent de définir l'ordre d'affichage des différents organisateurs sur le site grand public. Ainsi, lorsqu'un internaute effectue une recherche sur le site internet du distributeur, ce sont les organisateurs ayant le plus de points qui apparaitront en priorité dans la liste des résultats.

  • Marketing>Parrainage

Dans le cadre d'une opération de parrainage, une remise (en euros) est accordée à la fois au parrain et au filleul. La réduction pour chacun peut être librement fixée dans l'espace Configuration, on retrouve aussi dans cet écran la date de validité du code parrainage (en nombre de jours à partir de la date d'émission du code). Dans ce même espace s'affiche l'intégralité des codes parainnages créés en frontoffice ou en backoffice, par un client ou bien un opérateur. C'est à partir de l'écran "modifier commande" en backoffice ou bien à partir du compte client en frontoffice que s'ajoutent les filleuls. Le code ne pourra pas être envoyé aux filleuls qui seraient déjà clients de la marque distributrice. Une fois que les filleuls auront reçu leur code parrainage et à chaque utilisation d'un code par un filleul (un code n'est valable qu'une seule fois pour un filleul), le parrain verra son porte-monnaie électronique alimenté de la remise définie en configuration (le parrain en est informé par email). Cette remise attribuée pourra être utilisée par le parrain lors de sa prochaine commande dans un délai de x jours (valeur définie dans le menu Configuration>Marketing>Cashback). L'utilisation du code parrainage se fait à la fin du processus de commande, en back ou en frontoffice.

  • Marketing>Cashback

Chaque commande réalisée permet aux internautes de bénéficier d'un cashback (ou remise en Français). C'est à dire qu'un pourcentage (celui défini dans cette interface) de leur prochaine commande (un délai de validité s'applique) leur sera offert. Dans l'espace Configuration vous pouvez donc paramétrer la valeur (en %) et la durée de validité (en jours) de la remise. Le cashback peut être cumulé mais la durée de validité de chaque remise est la même, elle se calcule à partir du jour de réalisation de l'achat et se termine à J+x (en fonction des valeurs prédéfinies dans les paramètres). Des emails automatiques de rappels sont envoyés aux clients avant péremption de leur cashback.

 


Paramètres de communication


 

  • Communication> Message d'accueil

L'éditeur de texte permet au distributeur de communiquer avec les organisateurs à partir d'un espace dédié en page d'accueil (première page affichée après connexion à l'outil dans l'espace B2B). Un historique des 4 derniers messages créés/modifiés est conservé et affiché dans cet espace. L'ajout et la modification de messages est géré dans le menu Configuration>Communication>Message d'accueil.

  • Communication> Documents

Cette page permet de créer des liens de téléchargement que l'on retrouve sur les pages Organisateurs. Le nom du document est celui affiché dans le lien de téléchargement et la description permet de donner plus de détails sur le contenu du fichier. Le document doit être téléchargé au format PDF.

  • Communication>Slider

Ce gestionnaire de slider permet d'administrer un diaporama situé en haut de la page d'accueil d'un site internet. Il suffit d'ajouter une image, un titre et une description à afficher en sur-impression de l'image pour créer en quelques secondes une nouvelle slide. Celle-ci s'affiche ensuite automatiquement en front-office, à la suite de celles précédemment créées.

  • Communication> Offres d'emploi

Ce module permet de créer des offres d'emploi et de les référencer dans l'application. Si cela a été prévu en amont, et si les offres sont "actives" dans le module, celles-ci pourront être affichées sur le site grand public. 

  • Communication> Template

 

  • Communication>Template>Template site web

Cette fonctionnalité est visible en droit Editeur seulement, elle permet de définir quel design va être mis en place en front office (Vackélys ayant la particularité de permettre l'administration et la commercialisation de séjours en back et front-office à partir d'une seule interface).

Deux options sont alors possibles :

1 - Téléchargement d'un fichier CSS permettant de bénéficier d'une interface grand public sur-mesure ;(Compétence Expert)

2 - Utilisation du template "mutualisé", créé par Cubiq et personnalisable dans une certaine mesure (header, couleur de fond, slogan...).

  • Communication>Template>Template mail

Cet espace vous permet d'administrer l'aspect des emails transactionnels : Couleur de fond, Image de bandeau.

  • Communication>Template>Template Univers

Cet onglet permet d'administrer un module de page d'accueil de 3 à 7 images. lire la suite du module univers

  • Communication>Template>Template bandeau

Cet espace vous permet en page d'accueil d'administrer un bandeau de trois images. Vous disposez des fonctions actif/inactif, position haute ou basse.

  • Communication>Template>Template background

Cet espace vous permet d'insérer une image de fond de site.

 

  • Communication> Emailing

Dans ce module est configurée (lorsqu'elle a été développée) la liaison technologique entre l'application Vackélys et la boite de messagerie  utilisée par un client donné de façon à permettre la communication des deux outils. Il en résulte un gain de temps dans la réalisation de certaines opérations et notamment lors de l'intégration de documents administratifs à Vackélys (fiches sanitaires, certificats d'aptitudes sportives...). La fonctionnalité supprime la tâche chronophage d'impression et de scan des différentes pièces en vue de les intégrer manuellement et une à une à un logiciel de gestion.

  • Communication> SEO

Cette page permet de configurer les balises sémantiques de la homepage du site de vente en ligne. Ces balises administrables en backoffice constituent un levier d'optimisation du référencement du site sur les moteurs de recherche. Les balises "titre" et "description" sont lues par les moteurs de recherche et s'affichent dans les pages de résultats. Ces balises sont donc visibles par l'internaute, c'est sur celles-ci qu'ils vont cliquer pour accéder au site, d'où l'importance de pouvoir les personnaliser. 

Les boutons "Générer" le plan de site, le site map, le htaccess permettent de mettre à jour manuellement différents fichiers SEO visités par les robots d'indexation. Ces fichiers rendent compte du contenu du site internet, des pages à indexer, des urls existantes... Lors de la création de nouvelles urls, ces fichiers se mettent de toute façon à jour automatiquement tous les 30 jours. 

 


Gestion des droits


 

Le module de gestion des droits permet de définir pour chaque type d'utilisateur ou rôle (organisateur, administrateur, opérateur, utilisateur...), les pages que chacun est autorisé à visualiser et/ou à modifier dans l'outil. Il est possible d'ajouter des rôles supplémentaires et de leur rattacher des droits de façon simple et personnalisée (en cochant les checkbox appropriées). Par défaut, seul le super-administrateur est autorisé à accéder aux paramètres de Configuration. L'administrateur peut accéder à tous les éléments de l'outil excepté les paramètres de Configuration. L'opérateur dispose des mêmes droits que l'administrateur à la différence qu'il ne peut visualiser que les séjours, hébergement et commandes rattachées à sa région d'appartenance (sélectionnée au niveau de l'organisateur). Les organisateurs ne peuvent voir que les éléments qui le concernent (ses hébergements, ses séjours, ses départs...), c'est à dire les éléments qui sont rattachés à sa région d'appartenance. Ils n'ont pas accès aux éléments propres au distributeur comme les marges, les prix d'achat, les commissions..) ni aux onglets Catégorie et Activités réservés aux administrateurs.

 


Agrément


 

La checkbox activer/désactiver la gestion de l'agrément permet d'afficher ou de masquer l'élément de menu « Agrément » (ci-dessous). Les paramètres de configuration du menu « Agrément » permettent de créer des formalités et de les rattacher à la gestion de l'agrément ou des visites. Ces documents devront nécessairement être remplis par les organisateurs pour la validation de leur agrément.

 


CRM


 

Ce module liste l'ensemble des emails automatiques programmés par le distributeur à destination de l'organisateur. Les messages envoyés peuvent contenir du texte, des variables personnalisées ainsi que des pièces jointes.

 

En cas d'échec d'envoi des emails transactionnels :

Les emails transactionnels sont les emails envoyés automatiquement par l'application aux clients, aux administrateurs, aux organisateurs.

Lorsque le serveur d'envoi rencontre des difficultés, il se peut que certains emails soient momentanément bloqués à l'envoi. Pour parer à cette éventualité, deux systèmes ont été mis en place.

  • Le premier consiste à afficher une alerte d'échec d'envoi dans le module « Alertes » du tableau de bord. Les opérateurs sont donc immédiatement informés des problèmes d'envoi et sont donc en mesure d'orienter leur discours vis à vis des clients ou organisateurs.
  • Le second prend la forme d'une tâche informatique automatisée, effectuée toutes les deux heures, et permettant de stocker les emails non envoyés pour les renvoyer en différé, dès que le serveur de mails sera de nouveau disponible. Ces emails sont quoi qu'il en soit envoyés par le système, les opérateurs n'ont donc pas besoin de renvoyer manuellement les emails en échec.

 


Entité maître


 

La notion « d'entité maitre » désigne le propriétaire du site distributeur et/où l'organisme propriétaire de l'instance Vackélys. Il correspond forcément à un organisateur existant. Voici l'ensemble des champs à renseigner pour configurer l'Entité Maître. Enregistrez votre paramétrage une fois saisi.

configuration entite maitre

1ère section

  • "Organisateur entité Maitre" : Renseignez ici le nom de votre organisation, de l'association.
  • "URL des réseaux sociaux" (Facebook, Twitter, Google, Youtube, Tumblr, Instagram) Elles permettent de diriger les internautes sur vos différents comptes sociaux. Les pictogrammes des "réseaux sociaux" apparaissent sur le front office au niveau de la barre Offre d'emplois, au-dessus du footer.
  • "Enregistrement CNIL", saisissez votre numéro du récépissé délivré par la CNIL attestant de la bonne déclaration des informations collectées via votre site (le front office) à leur service.
  • "Email de service client" est celui qui sera renseigné sur le site internet grand public ainsi que sur les documents commerciaux émis à partir de la plateforme Vackélys de façon à ce que les clients puissent contacter par email les conseillers de voyages. Cette adresse électronique est également utilisée comme adresse mail de subtistution pour les clients qui n'en possèdent pas. Les mails transactionnels sont alors envoyés à l'adresse de "suivi client" nommée par défaut "pasdemail@nomentitémaitre.com".
  • "Nom expéditeur" : Nommez l'expéditeur de façon à l'identifier facilement parmi vos mails
  • "Mail centralisateur" est une adresse électronique de sauvegarde. Chaque fois qu'un email est envoyé depuis la plateforme Vackélys, une copie est systématiquement et automatiquement envoyée à cet email. S'il est paramétré, cet email a donc un double rôle : un backup intégral ainsi qu'un journal de bord des emails envoyés.
  • "Convention de distribution" : Téléchargez le fichier PDF de vos conventions de distributions pour les rendre accessibles par vos internautes.

2ème section

  • "Utiliser la banque de la région" Oui/Non ? : 
  • "Banque utilisée pour le paiement en ligne" : Indiquez ici quelle sera la banque utilisée pour les paiements en ligne.

- Url de l'entité maître/de connexion à l'espace client : Ces liens sont principalement utilisés dans les emails, ils permettent de diriger les internautes vers ces pages précises.

- Conditions générales de vente : le fichier uploadé ici est ensuite mis automatiquement en ligne, à disposition des clients sur le site grand public. 

- Convention de distribution : La convention téléchargée ici permet aux organisateur de la voir apparaître dans leur fiche organisateur (pour signature et historique documentaire).

- Utiliser la banque de la région ? (si décoché, utiliser celle de l'entité maître) : pour les structures utilisatrices de vackélys organisées "en régions", il est ici possible de définir la banque à créditer (lors des règlements clients) en fonction des identifiants utilisateurs et de leur rattachement à une région précise. Pour les structures ayant un fonctionnement plus classique, ce critère ne sera pas utilisé, par défaut, la banque de l'entité maître (définie au niveau de la fiche organisateur) sera affichée pour chaque ligne de règlement créée dans une commande. Ce critère est donc décoché lorsque le distributeur est l'unique entité destinée à percevoir des règlements clients.

 

Gestion de l'acompte

Acompte % appliqué en conditions normales : la valeur renseignée correspond à l'acompte demandé lorsque la réservation intervient relativement tôt par rapport à la date de départ prévue.

Critère nombre de jours avant départ : la valeur renseignée indique la limite, en nombre de jours avant départ, à partir de laquelle l'entité maîte juge que le montant de l'acompte doit être augmenté en raison d'une date de départ relativement proche par rapport à la date de réservation.

Acompte % appliqué suivant le nombre de jours avant départ : la valeur renseignée correspond à l'acompte demandé lorsque la réservation intervient relativement tard par rapport à la date de départ prévue.

Autres moyens de paiement autorisés en front office ? lorsque la checkbox est coché, cela signifie qu'indépendemment de la date de réservation, le mode de paiement "autres moyens de paiement" sera toujours proposé à l'internaute. Si la checkbox est décochée, cela signifie que le module "paiement autre" ne sera plus proposé à l'internaute si la date de réservation est trop proche de la date de départ (afin de s'assurer du paiement du séjour avant départ).

 - Balises Seo de la page d'accueil : ces balises sont utiles au référencement d'un site internet grand public sur les moteurs de recherche. Le texte contenu dans ces champs sera injecté en homepage, à des places variables en fonction de la structure du site (mutualisé ou personnalisé).

« Utiliser le prix d'adhésion de l'organisateur du séjour » est un paramètre qui indique, dans le cas ou une gestion d'adhésion est nécessaire, si celle-ci est rattachée au distributeur (est appliquée à tous les organisateurs) ou bien si elle est variable en fonction de l'organisateur. La checkbox est décochée lorsque l'adhésion dépend de et est fixée par l'entité maitre

Les éléments suivants de la page (sous forme de champs texte libres) permettent de mettre en forme les différents documents commerciaux émis et proposés depuis Vackélys aux organisateurs (notamment pour les documents téléchargeables en ligne et l'envoi d'emails automatiques).

 


Gestion de l'adhésion


 

Première étape : configuration sur la page entité maître

Le module Configuration>entité maître propose d'activer ou non la gestion de l'adhésion.

Cette adhésion peut être gérée de deux façon : au niveau de l'entité maître ou bien au niveau de l'organisateur (dont le séjour est vendu dans la commande). Cela veut dire que l'adhésion pourra être gérée soit d'une façon globale est unique, à partir de l'entité maître (valeurs renseigné au niveau de la fiche organisateur de l'entité), soit d'une façon plus précise, par la prise en compte des politiques de gestion de l'adhésion par chaque organisateur (valeurs renseignées au niveau de la fiche organisateur de l'entité. Si l'adhésion est gérée par organisateur, chaque organisateur peut choisir d'appliquer ou non une adhésion individuelle et une adhésion familiale.

L'adhésion peut porter sur une année calendaire (du 1er janvier au 31 Décembre) ou bien sur un cycle annuel glissant (c'est à dire sur un an à partir de la date de souscription à l'adhésion).

Deuxième étape : Configuration sur la fiche organisateur

La configuration de ces adhésions individuelles et familiales se fait au niveau de la fiche organisateur. Lorsque la checkbox est décochée, seule l'adhésion individuelle est active (il faut bien sûr que le montant soit renseigné). Lorsque la checkbox est cochée, l'organisateur peut gérer à la fois une adhésion individuelle et une adhésion familiale (une valeur doit être renseignée dans les deux champs correspondants). S'ils ne sont pas renseignés ils seront considérés comme nul dans le processus de commande.

Si l'entité maître oui bien un organisateur n'a pas renseigné d'adhésion familiale (en fonction de la configuration choisie), une adhésion individuelle sera à régler par le client à chaque inscription d’un nouveau participant. Que ce soit pour une deuxième commande sur un même organisateur ou pour toute commande sur un nouvel organisateur.

Dans le cadre de la gestion d'un cycle de vie d'adhésion par organisateur, il faudra gérer autant de cycles d'adhésion que d'organisateurs auxquels le client aura commandé un séjour. Un participant s'inscrivant sur deux commandes différentes auprès de deux organisateurs différents paiera donc deux adhésions individuelles (même si le cycle annuel n'est pas terminé).

  • Gestion des adhésions par l'entité maître :

Configuration d'une adhésion individuelle seulement : pour toute première commande réalisée sur le site de l'entité maître, et quel que soit l'organisateur, une adhésion (d'un montant fixe commun à tous les organisateurs) sera demandée au client. Elle ne sera à nouveau demandée au client qu'après échéance du terme (fin de l'année calendaire ou glissante).

Configuration d'une adhésion individuelle et familiale : l'adhésion individuelle sera demandée pour toute première commande réalisée sur le site de l'entité maître (quel que soit l'organisateur du séjour réservé). L'adhésion familiale prendra la relais à partir de la deuxième commande réalisée par un même client (quel que soit l'organisateur du séjour toujours) dans la limite d'un an (cycle annuel ou glissant) par rapport à la première commande réalisée.

  • Gestion des adhésions par organisateur :

Chaque organisateur aura le choix de configurer ou pas, pour son propre compte, une adhésion familiale et/ou individuelle. Dans ce cas :

Le client devra supporter le coût de l'adhésion individuelle à chaque nouvelle réservation sur le séjour d'un « nouvel » organisateur (même s'il a déjà réglé une adhésion trois mois auparavant sur un séjour d'un autre organisateur).

L'adhésion familiale (basée sur le principe de récurrence d'achat par un même client dans un délai inférieur à un an) ne pourra s'appliquer que pour la réservation d'un deuxième séjour auprès d'un même organisateur (dans un délai d'un an toujours par rapport à la date de première commande).

Dans tous les cas, pour bénéficier d'une adhésion familiale à partir du second participant, il faut que le premier participant dispose d'une commande ayant un statut validé ou ayant été annulée durant le cycle annuel.

Exemples : Dans les exemple ci-dessous, nous partons du principe que toutes les réservations sont réalisées auprès d'un seul et même organisateur. Dans le cas où un organisateur A (qu'il soit entité maître ou autre), propose une adhésion individuelle à 15€ et une familiale à 20€.

1. Un client inscrit le même enfant sur deux séjour de l'organisateur A un premier en février puis un second en Octobre :

En février : Cotisation d'adhésion individuelle demandée (15€)

En octobre : Cotisation adhésion individuelle non demandée car son adhésion payée en février cours jusqu’en décembre de l’année en cours (dans le cas d'un cycle annuel calendaire).

2. Un inscrivant inscrit 2 enfants sur un séjour de l’organisateur A en février.

Si le client réinscrit l’un des 2 enfants ou même un 3eme enfant, la même année :

En février, le client payera une cotisation familiale = 20€

S'il réinscrit un enfant en avril, le client ne payera pas d'adhésion car son adhésion familiale payée en février cours jusqu’en décembre de l’année en cours.

En front, dans le processus de commande, la mention suivante apparaitra lors de la deuxième commande :*Vous avez déjà réglé l’adhésion à l’organisateur (Nom organisateur), votre adhésion est valable jusqu’au 31 décembre 2014.

3. Un inscrivant en deux temps un enfant en juillet et un autre enfant en août :

Le client paye 15 € pour l’adhésion individuelle en juillet, il paiera la différence entre l'adhésion individuelle et l'adhésion familiale en août (soit 20€ -15€ déjà versé = 5€ à verser).

4. Si l’organisateur ne propose qu’une adhésion individuelle alors le client devra systématiquement régler l’adhésion pour chaque nouvel enfant inscrit (mais ne paie qu'une fois par an et par enfant).

2 enfants inscrits dans l'année = 2 adhésion individuelle (soit un coût total d'adhésion de 30€)

5. Si aucune adhésion n’est précisée, aucune cotisation n'est demandée au client.

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