Le module social a pour but la digitalisation et dématérialisation de la gestion de la relation sociale : gestion des critères sociaux des profils salariés, génération des contrats des saisonniers, gestion des droits d’accès à l’interface pour les directeurs de séjours, compte Web pour chaque salarié.
Le menu « Liste Profils » contient l’ensemble des prospects, collaborateurs, collaborateurs existants ou anciens.
L’écran permet une recherche multicritère sur l’ensemble de la base de profils.
Il est possible de faire une recherche avancée de profils grâce à de nombreux filtres.
Pour accéder à la fiche du profil, cliquer sur le nom ou l’ID du profil. Il est également possible d’en créer un nouveau grâce au bouton « Ajouter un profil« . Vous pouvez paramétrer cet écran via configuration<Social.
Afin de gagner en productivité, il vous est possible de n’ajouter que le Nom, Prénom, Mail et numéro de téléphone du salarié pour la création de son profil.
En cliquant sur son ID de profil, vous pouvez via le bouton « action » présent dans le top menu, « Envoyer mail inscription« . Le salarié recevra alors le CRM 97 l’invitant à se connecter à son compte et à remplir lui-même son profil. Nous avons mis en place un contrôle de la validité de son numéro de sécurité sociale ainsi que de son IBAN. Ceci ayant pour but de minimiser les erreurs lors de la paie. Vous pourrez aussi en cliquant en dessous de la barre d’action sur le pictogramme « œil », vous pourrez consulter le compte d’un tiers RL ou Client et choisir l’enseigne sur laquelle ce tiers à passer des commandes. Une fois l’enseigne choisit, vous serez transféré directement sur cette instance où vous pourrez consulter toutes les commandes faites par ce tiers à cette enseigne.
Pour un profil mineur, vous avez la possibilité de cocher « Ne pas contrôler le numéro de sécurité social » puisque celui-ci est toujours rattaché à celui de ses parents.
Sur la fiche profil, vous pourrez accéder à toutes les « informations complémentaires » que le salarié aura pu enregistrer lors de sa candidature via le front office.
La partie « Notification » permet d’enregistrer des profils afin qu’ils puissent recevoir une copie des mails d’information d’ajout de nouveaux documents par les salariés. Cette fonction permet notamment au responsable RH de déléguer certaines tâches à un directeur par exemple.
L’écran, une fois la fiche profil enregistrée et que tous les critères obligatoires sont complétés, présente un bouton « Ajouter un contrat« .
La configuration du module social via Configuration< Social permet un gain d’efficacité dans la saisie des données. En effet, en indiquant la fonction associée au contrat, de nombreux critères de contrat de travail vont s’auto-compléter grâce au paramétrage fait en amont.
Le futur salarié doit être affecté soit à une destination, soit à un ou plusieurs séjours. Si vous affectez un collaborateur à une destination, il sera par défaut affecté à l’ensemble des séjours présents sur cette destination. Cette fonctionnalité peut être intéressante pour un directeur de centre qui pourrait alors consulter l’ensemble des ressources des participants présent sur le centre pendant sa période de contrat.
Les critères « ville départ » et « ville retour » sont des critères non obligatoires, mais permettent d’injecter la ville du début de contrat de travail et la ville de fin dans le contrat.
La date d’ancienneté se remplie automatiquement pour un ancien salarié.
Lors de la configuration des fonctions dans Configuration< Social< Fonction, il est possible de pré-paramétrer des documents requis. Dans l’onglet « document » sont pré-cochés l’ensemble des formalités demandées. Si le salarié est déjà présent dans la base de données, il est possible qu’il ait déjà fourni des documents. Si ces documents ont été validés par un opérateur, ils apparaitront en vert.
Il faudra alors compléter l’ensemble des champs. Une bonne configuration du module social vous permettra, à la sélection de la fonction ou du contrat, de compléter automatiquement les champs.
Si vous souhaitez injecter un avenant à votre contrat, vous avez la possibilité de créer un modèle d’avenant en configuration<social ou de remplir le champ texte présent dans l’onglet avenant.
Une fois toutes les données transmises, enregistrez.
Dans Configuration<social<modèle de contrat, l’opérateur dispose de la variable #CONTRATAVANTAGE. Les données entrées dans l’onglet « avantage » seront remontées via cette variable.
Le contrat apparait alors dans l’onglet « contrats » à droite de « fiche« . Il est également possible de voir l’historique des documents enregistrés (Bulletin de Salaire par exemple) ainsi que tous les documents demandés à l’employé pour la validation de son contrat (BAFA par exemple). Ces onglets se trouvent à droite de « contrat« . Le premier onglet « Gestion documentaire » est dédié au stockage de documents ou courriers divers à destination du collaborateur. Les documents qui doivent être contrôlés dans le cadre du contrat de travail ne doivent pas être intégrés dans cet emplacement, mais celui juste en dessous : Documents à fournir.
Le contrat émis apparait également dans le menu Social<Liste contrat.
L’onglet « mail » permet l’envoi de mails transactionnels. L’envoi de ces mails est logués.
L’onglet « Voir l’utilisateur » présent dans le top menu est présent lorsque le profil est également utilisateur de back office de Vackelys. Il est possible de lui modifier son compte utilisateur et de lui modifier son mot de passe via cet écran. Il s’agit essentiellement de la fonction directeur, ils peuvent disposer d’un accès back office contrairement aux autres utilisateurs. Ceci leur permet de pouvoir administrer et gérer les profils qui leur sont affectés si vous décidez de leur déléguer des fonctions sociales.
À ce sujet, dans l’écran de gestion des droits : Configuration<droits, vous pourrez créer différents rôles de directeur avec différents droits d’action ou de consultation sur le module social.
Le directeur pourra avoir accès aux profils ayant un contrat sur un autre séjour ou hébergement pour pouvoir anticiper les disponibilités des prochains contrats.
Dans la fonction utilisateur, il existe également la notion de « superviseur« . Un directeur superviseur pourra administrer d’autres directeurs présents sur son centre d’hébergement. Ceci est particulièrement intéressant dans la mise en place de sous-directeurs. Si cette case n’est pas cochée, le directeur n’aura accès qu’aux rôles « inférieurs » au sien.
La modification de son profil par un collaborateur sur des critères importants comme son adresse ou son IBAN entraîne l’envoi d’un mail transactionnel vers le service RH. Les modifications sont loguées.