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Une opération de reversement consiste, pour un distributeur, à verser à l'organisateur d'un séjour la part qui lui revient afin de rémunérer son activité de production. Plusieurs reversements peuvent être réalisés sur une même commande (en fonction de la fréquence des opérations de reversement et du temps écoulé entre plusieurs paiements sur une commande donnée).

Une opération de liquidation permet à l'entité maître de solder sa dette par rapport à un organisateur. Une liquidation peut être naturelle ou manuelle. Elle peut être réalisée plusieurs fois sur une même commande dans le cas ou celle-ci est soldées et liquidée puis modifiée ou annulée.

L'objectif est d'atteindre l'équilibre suivant :
montant attendu par l'organisateur = montant reversé à l'organisateur

Montant attendu par l'organisateur : La part du montant total du séjour revenant à l'organisateur s'applique sur différents produits :
- Le forfait touristique (moins les frais de commission revenant au distributeur)
- L'adhésion (si elle est gérée par organisateur)
- La part variable des CGA. Par exemple, lors d'une annulation client, 50 % du forfait touristique est du par le client à l'organisateur si l'annulation intervient à plus d'un mois de la date de début de séjour.

La part conservée par le revendeur/distributeur correspond à :
- La commission sur le forfait touristique (hébergement + transports + options)
- Au prix des produits annexes (de type assurance)
- A l'indemnité minimale de CGA (lorsque celle-ci est paramétrée)
- A l'adhésion : si elle est gérée au niveau du revendeur/de l'entité maître

Dans le cas d'un règlement partiel, la somme perçue viendra régler en priorité l'adhésion et les produits annexes puis dans un second temps le forfait touristique (séjour, transports et options).

Logique de fonctionnement :
Pour une même commande, plusieurs opérations de reversement peuvent être effectuées. Les reversements sont plus ou moins fréquents en fonction des habitudes de chaque structure mais d'un reversement à l'autre, il va s'agir de traiter les règlements perçus par l'entité maître depuis la dernière opération de reversement. L'objectif étant de reverser « régulièrement » à chaque organisateur la part lui revenant sur les règlements encaissés par l'entité maître, même si les commandes ne sont pas encore soldées.

Tableau de génération des reversements :
Pour effectuer une recherche, l'opérateur doit choisir au moins un des critères de filtre proposés : organisateur, saison ou région.

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Les références des commandes et des factures de service sont en vert lorsqu'elles sont soldées et en rouge lorsqu'elles ne le sont pas : c'est à dire quand le total des règlements immédiats est inférieur au total de la commande.

Explication des colonnes à valeurs numériques :
- Total : sur une commande validée, cela correspond au montant total de la commande. Sur une commande annulée cela correspond aux frais d'annulation.
- Reversement attendu : somme due à l'organisateur (évolutive en fonction des opérations effectuées sur une commande au cours du temps)
- Cumul reversement : somme globale déjà reversée à l'organisateur lors de précédents reversements
- Cumul clients : somme des règlements effectués par le client et perçus par l'entité maître
- Montant à reverser : somme à reverser à l'organisateur lors de la prochaine opération de reversement (prenant en compte les règlements clients dont la part due à l'organisateur n'a pas encore été reversée).

Affichages dans le tableau :
Les résultats s'affichent en fonction du ou des critères de filtre sélectionnés, on retrouve dans la liste :
- Des commandes. Une ligne par commande. Seules les commandes en statut Validée ou Annulée s'affichent.
- Des factures de service : de type FAS (produits hors tourisme) et FAC (factures de commission)

Seules les commandes et factures de service rattachées à des organisateurs tiers (hors production propre de l'entité maître) sont remontées dans le tableau.

Point sur les factures de service : Il en existe deux types, les facture de commission (FAC) et les factures de service hors produit touristique (FAS).

Les FAS et les FAC de l'organisateur affichent dans le tableau un montant à reverser négatif (puisqu'elles indiquent que l'organisateur doit de l'argent à l'entité maître) et sont compensées par les règlements positifs (la différence entre le total des commandes et la somme des factures de service donne le montant réel à reverser).
A chaque fois qu'une FAS ou FAC vient compenser un reversement, une ligne de règlement est créé dans la facture de service (Commercial>facture de service) indiquant un règlement de type « COMP » pour compensatoire.

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 Ce tableau permet donc de visualiser pour quelles commandes ou factures de service, la part due à l'organisateur n'a pas été reversée. Ce sont en quelque sorte les dettes de l'entité maître vis à vis de ses partenaires organisateurs/fournisseurs (puisque l'entité maître collecte les paiements clients pour se financer et reverser ensuite la somme due à l'organisateur).

Seules les commandes et factures de service des fournisseurs de type « adhérents » (organisateurs paramétrés comme tel en configuration, hors production propre de l'entité maître) apparaissent dans le tableau.

Pour chaque commande en statut validée ou annulée, Vackélys calcul le montant attendu par l'organisateur. Tant que ce montant n'a pas été reversé à l'organisateur (via une opération de reversement), les commandes et factures de service restent affichées dans le tableau. A chaque fois qu'un élément est enregistré dans une commande, le tableau de reversements s'actualise, mettant ainsi à jour la somme due par rapport au total de la commande et le restant à reverser par rapport à la somme payée par le client. Seuls les règlements immédiats sont pris en compte (virements, espèces, chèques) qu'ils soient effectués par un client ou par un tiers-payant.

Pour une commande classique en statut validée, le montant à reverser sera toujours positif. A partir du moment ou le reversement effectué est égal au reversement attendu le système n'autorisera pas de versement supplémentaire vers l'organisateur. Dans le cas ou un client aurait trop réglé, seul le montant attendu sera reversé, le reste sera conservé par l'entité maître en vue de rembourser le client.

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Une commande liquidée n'apparaît plus dans le tableau des reversements. Elle peut cependant réapparaître dans le cas d'une annulation ou d'une modification de commande (montants positifs ou négatifs en fonction des paiements effectués par le client et des frais d'annulation calculés).

Générer un reversement :
Les reversements effectués par l'entité maître auprès des organisateurs interviennent de façon plus ou moins régulière en fonction des structures. Pour reverser en « masse » les règlements perçus par des clients durant une période donnée, il suffit de cocher la checkbox « select all » et de cliquer dans la barre d'action sur « Action> Générer un reversement ». Un reversement peut donc être multi-organisateur.
Dans un lot de reversement, les commandes pour lesquelles montant attendu = montant reversé, sont listées dans un lot de liquidation (on parle alors de liquidation naturelle).

Historique des reversements

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Historique des liquidations

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Liquidation naturelle
Lorsque l'on effectue un reversement et que le système détecte que pour certaines commandes (les commandes soldées), reversement attendu = reversement effectué, celles-ci sont liquidées « naturellement » . Pour un opérateur, la liquidation naturelle ne nécessite pas d'intervention autre que celle du reversement.

Liquidation manuelle
Certaines réservations ne pourront être liquidées naturellement car elles n'auront pas été soldées. Dans ce cas la, l'opérateur a la possibilité d'effectuer une liquidation manuelle. Le processus est le même que celui du reversement : sélectionner la commande non soldée à liquider et cliquer sur le menu d'action « Liquider les commandes ». Cela permet à l'entité maître de régler le restant dû à l'organisateur et de clôturer une période donnée.
Si un règlement client venait par la suite solder une commande liquidée manuellement, ce règlement serait perçu en totalité par l'entité maître (puisque la part de l'organisateur aura déjà été versé lors de la liquidation manuelle).

Cas d'une modification de commande :
Une commande soldée et liquidée (commande soldée + reversement effectué), est ré-affichée dans le tableau des reversements lorsque son total est augmenté ou diminué (ajout/suppression d'un participant, d'une option, d'un produit annexe, d'une remise). Du fait que le montant attendu ait augmenté ou diminué, le montant reversé ne correspondra plus au montant attendu par l'organisateur. La différence pourra être positive ou négative en fonction de ce qui doit être remboursé au client ou être payé par le client.
Si le total de la commande a augmenté, de nouveaux règlements clients sont en attente. Une fois la somme perçue par l'entité maître, la commande sera intégrée une nouvelle fois à une opération de reversement (et donc à un lot de reversement et de liquidation si la commande a été soldée).
Si le total de la commande a diminué, l'entité maître récupérera la somme due par l'organisateur sur les reversements futurs.

Cas d'une annulation
Annulation client :
En fonction de la date d'annulation et des CGA définies au contrat, le règlement attendu après annulation par l'organisateur pourra différer du montant reversé initialement (l'objectif étant de parvenir à l'équilibre des valeurs).
Le règlement attendu par l'organisateur est calculé sur la base des frais d'annulation calculés par le système pour une commande donnée. Le montant à reverser (par l'entité maître à l'organisateur) sera donc calculé en fonction de ce qui a déjà été reversé, en fonction des frais d'annulation dus par le client et de la somme déjà réglée par ce dernier.
Dans le cas d'une commande liquidée, le résultat obtenu traduira la nécessité de rembourser le client ou bien, pour l'entité maître, de récupérer le reste de la somme due par le client (en vue de se rémunérer et de rémunérer son fournisseur). Une ligne d'un montant négatif ou positif viendra alors alimenter le tableau des reversements.
Une ligne négative disparaîtra naturellement après réalisation d'une opération de reversement (grâce à un mécanisme de compensation). Une ligne positive (indiquant une dette du client) disparaîtra après réception du règlement attendu par l'entité maître et après opération de reversement.

Annulation organisateur :
Lors d'une annulation organisateur, ce dernier est responsable, il se doit donc de rembourser le client (s'il a déjà perçu des règlements). Il est aussi redevable de la commission auprès de l'entité maître.
Une commande liquidée, après annulation organisateur, repassera en statut « non liquidée » puisque le reversement attendu a changé (il passe automatiquement à 0 €). L'organisateur aura dans ce cas la enregistré un trop perçu (égal au montant total de la commande) qu'il doit rembourser. Une ligne négative (montant à reverser négatif) apparaît alors dans le tableau des reversements, de façon à ce que cette somme due par l'organisateur soit compensée lors du prochain reversement (par divers règlements clients à destination de l'organisateur). Après reversement, cette commande disparaîtra de l'écran des reversements et sera à nouveau liquidée.

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L'entité maître a par la suite la responsabilité de rembourser le client et de mentionner la réalisation de cette opération en créant une ligne de règlement négative dans la commande du client concerné par l'annulation.