Introduction à l'outilPrésentation de l'environnement de travail

Back-office : Logiciel métier Vackélys.

Front-office : Site internet grand public (spécifique ou mutualisé).

Entité Maître : Organisme ayant contracté avec Cubiq l'offre Vackélys.

Slider : Module de défilement d'images présent en page d'accueil (= homepage)

 

L'offre catalogue

Lorsqu'un site internet est piloté par le logiciel Vackélys, l'ensemble des pages du site sont alimentées par le logiciel.

 

Organisateur = Producteur de séjours ou entité maître

Pour les organismes faisant de la vente de séjours d'organisateurs tiers, il est nécessaire de créer à chacun une fiche « Organisateur » (une pour l'entité maître, et une par organisateur distribué). A chaque Organisateur sont attachés des hébergements, et à chaque hébergement sont attachés des séjours (éléments interdépendants pour l'affichage en front-office et pour la gestion des stocks).

Ces fiches Organisateur ne sont pas visibles sur le site internet. Seul le champ « Descriptif » de l'organisateur entité maître est visible en front. Il alimente en texte le module positionné à droite du slider.

En savoir plus sur la Gestion des Organisateurs

 

Hébergement = Établissement d'accueil des enfants/lieu de vie

L'adresse de l'hébergement apparaît à la fois dans la fiche séjour et dans la page de résultats de recherche de séjours. Dans la fiche séjour, un bloc dédié à l'hébergement propose un descriptif de l'établissement (champs « descriptif et restauration » de la fiche hébergement en back-office), celui-ci est aussi géolocalisé sur une carte.

En savoir plus sur la Gestion des Hébergements

 

Mise en ligne d'un séjour

Un séjour est visible et commercialisable en back-office et en front-office lorsque le critère « actif front » dans « Séjour>Liste » affiche Oui. Dans le tableau, le nom de l'organisateur et de l'hébergement s'affichent en bleu lorsqu'ils sont prêts à être mis en ligne. Pour les séjours dont le critère « Actif front » est égal à « Non », cela signifie qu'un élément lié à l'organisateur, à l'hébergement, au séjour ou au départ bloque la mise en ligne.

Voir l'article « Relation entre un organisateur, les hébergement et les séjours ».

 

Commande libre et création d'organisateurs, hébergements, séjours et départs

Un organisateur, un hébergement, un séjour créé via la commande libre ne sera pas visible en front-office. Il faudra aller activer les différents éléments dans chaque fiche pour qu'ils puissent être mis en ligne.

Un départ créé via la commande libre sur un séjour en ligne sera visible en front-office. Après création du départ et réalisation de l'inscription, il faudra désactiver ce départ dans la fiche séjour si l'on ne souhaite pas le voir proposé en front-office.

Article Gestion des Séjours

 

Pages de contenu

Les liens de menu situés dans le header des pages pointent vers des pages de contenus. Celles-ci ne sont pour le moment pas administrables par le client, il est donc nécessaire de passer par notre webmaster. Un module de gestion devra être développé prochainement, les différentes pages créées pourront alors être gérées en toute autonomie.

 

Logo

Il est administrable dans la fiche Organisateur de l'entité maître.

 

Slogan

Les deux lignes de texte affichées à droite du logo sont gérées dans Configuration>Communication>SEO, au niveau des balises Titre h1 et Slogan.

 

Télécharger le favicon

Aller dans Configuration> Communication>Template.

 

Télécharger l'image de header (bandeau en haut de page)

Aller dans Configuration> Communication>Template.

 

Moteur de recherche

- Le premier champ permet d'effectuer une recherche sur les valeurs suivantes : noms de séjours, références, description du séjour, activités, mots clés de la fiche séjour, slogan.

- Le champ Age est alimenté automatiquement par les âges renseignés pour les séjours en ligne.

- Le champ Saison est alimenté par un croisement de données. D'une part, par les dates de séjours renseignées et d'autre part, par les périodes créées dans Configuration>Production>Séjour>Saison.

- Le champ Ville de départ est alimenté automatiquement par les villes desservies pour les séjours en ligne.

- Le champ Catégorie est alimenté automatiquement par les catégorie mères sélectionnées pour les séjours en ligne (dans la fiche séjour).

- Le champ Activité est alimenté automatiquement par les activités mères sélectionnées pour les séjours en ligne (dans la fiche séjour).

- Le champ Pays est alimenté automatiquement par les pays renseignés pour les lieux d'hébergement (dans la fiche hébergement).

 

Slider

Les images, le texte et la page vers laquelle pointer au clic sont gérés dans Configuration>Communication>Slider. Voir l'article Configuration.

 

Bons Plans et Coups de cœur

Ils sont gérés dans les fiches séjours. Les fonctionnalités Bons plans et Coups de cœur ne s'affichent en back que pour les séjours en statut Validé.

 

Univers

Ils sont administrables dans Configuration>Communication>Template>Univers.

 

Bandeau

Il est administrable dans Configuration>Communication>Template>Bandeau.

 

Background

L'image de background peut être activée/désactivée/modifiée dans Configuration>Communication>Template>Background. La couleur de fond peut être modifiée dans Template site web. L'image de background, lorsque activée, prendra toujours le dessus sur la couleur de fond définie.

 

Favoris

L'internaute peut ajouter un ou plusieurs séjours à ses favoris, la fonctionnalité d'ajout est présente en page de résultats dans les encarts séjours et en fiche séjour. Les séjours ainsi ajoutés sont listés dans l'étiquette « Favoris » située en haut à gauche de l'écran. L'enregistrement n'est cependant que temporaire. Pour un enregistrement définitif il faudra cliquer sur le bouton « Enregistrer ». Les séjours favoris seront alors stockés dans le compte client (nécessité d'en créer un ou de s'y connecter si ce n'est pas le cas au moment de l'enregistrement).

 

Offres d'emplois

Les offres d'emploi sont mises en ligne à partir du menu Configuration>Communication>Offres d'emplois.

 

Télécharger le catalogue

Le catalogue séjours peut être téléchargé à partir de l'onglet Configuration> Communication>Template.

 

Newsletters

Le module Newsletter permet à des prospects de s'inscrire à la newsletter. La demande ne peut être faite qu'avec une adresse email non présente en base de données. Chaque nouvelle demande se traduira par la création d'une fiche prospect (Commercial>Clients). Si le contact est déjà inscrit dans la base, il devra s'abonner à la newsletter via son compte client, onglet « Mon Compte ».

 

Réseau Sociaux

Par défaut, les pictogrammes des réseau sociaux ne s'affichent pas. Ce n'est que lorsque l'on renseigne une url en backoffice que ceux-ci s'affichent en front-office. Pour cela, aller dans Configuration>Entité Maître.

 

Plan de site

Le plan de site est mis à jour automatiquement à fréquence régulière. Il peut aussi être mis à jour manuellement lors de la création d'une nouvelle page de contenu via le menu Configuration>Communication>SEO. De même pour le sitemap et le htaccess.

 

Mentions légales

Les données affichées concernant l'entité maître proviennent de la fiche Organisateur.

 

CGV

Les CGV sont téléchargeables dans Configuration>Entité Maître.

 

Accessibilité au compte client

Le processus de commande donne aux internautes accès à leur compte client.

Vos clients avaient déjà un compte client sur votre ancien site ? Pensez à leur envoyer un email informatif lors de votre changement de site internet, spécifiant que leurs identifiants ont changé et leur indiquant la procédure à suivre pour en obtenir de nouveaux.

Pour modifier leur mot de passe, deux possibilités :

- Contacter un conseiller pour que celui-ci puisse générer un nouveau mot de passe à partir du back-office (Commercial>fiche client).

- Aller sur le site internet page « Mon Compte » et cliquer sur mot de passe perdu.

Dans les deux cas, un nouveau mot de passe leur sera envoyé. Une fois connecté à leur compte, ils pourront ensuite modifier librement ce mot de passe pour en créer un personnel à partir de la page « Mon Compte ».

 

Formulaire de contact ou vente en ligne

Dans le back-office Vackélys, il est possible d'activer ou non la vente en ligne. Pour activer la vente en ligne, il est nécessaire de passer par notre équipe technique afin de configurer le module de paiement et de le rattacher à un compte bancaire. Il est possible de remplacer ce processus de commande par un formulaire dans lequel sera renseigné la référence du séjour, les coordonnées de contact du client et les détails des participants. La configuration formulaire ou processus de commande se fait dans le menu Configuration>Gestion>Commande>Gestion en ligne.

 

Contrôle des stocks

Lorsqu'un internaute procède à une inscription, trois niveaux de contrôle des stocks sont effectués. Le premier, au clic sur le bouton « Réserver ». Le second lors de l'ajout d'un participant. Et le troisième, au moment de la confirmation de l'inscription. Si, à l'un de ces trois contrôles, le système détecte qu'il ne reste plus de disponibilité, une page intermédiaire s'affichera. Cette page proposera à l'internaute de change de date ou de modifier sa sélection de séjour.

Dans la configuration formulaire, il n'y a pas de contrôle des stocks effectué en temps réel. Les dates de départ affichent Complet en front (la mention remplace le bouton « Pré-réserver ») lorsque l'opérateur coche la case complet en backoffice.

 

Gestion des paiements

L'acompte est géré dans Configuration>Entité maître.

A J-x, il est possible de paramétrer l'affichage des modes de paiement proposés de façon à ce que le bloc « Autres moyens de paiement » ne soit plus affiché lorsque l'on se rapproche trop de la date de départ (base « Critère nombre de jours avant départ »). Seul un paiement CB, du montant total de la commande, sera autorisé. Pour cela il faudra décocher la case « Autres moyens de paiement autorisés en front-office ».

 

Gestion de l'adhésion

L'adhésion, lorsqu'elle est configurée, est calculée automatiquement soit en fonction de l'organisateur, soit en fonction de l'entité maître. Paramétrage à réaliser dans Configuration>Entité maître et dans la fiche Organisateur>onglet Gestion.

 

Gestion des codes promotionnels

Les codes promotionnels ne peuvent être renseignés et utilisés qu'au moment de l'inscription.

 

Ce que l'internaute peut faire à partir de son compte client

- Verser un acompte ou solder une inscription.

- Vérifier qu'un paiement envoyé (autre que CB) a bien été réceptionné (chèque, bon CAF...)

- Vérifier le statut d'une inscription.

- Imprimer des documents administratifs vierges tels que la fiche sanitaire.

- Vérifier qu'un document administratif a bien été réceptionné (fiche sanitaire ou prise en charge par exemple).

- Soumettre un document de voyage (ou formalité administrative)

- Modifier ses coordonnées de contact.

- Modifier les informations sanitaires pour son enfant

- Accéder à ses séjours favoris

- Parrainer un ami

- Télécharger le carnet de voyage (la convocation)

- Télécharger un récapitulatif de commande ou une facture.