Une commande est annulée lorsque le client ne peut partir comme prévu sur un séjour réservé (commande en statut Validé). Cette annulation intervient soit du fait du fournisseur, soit du fait du client. Différents processus de traitement sont alors appliqués par le logiciel. Une annulation est réalisée à partir de l’écran de modification de la commande.
Les paramètres des CGV et CGA sont modifiables dans le menu Configuration>Gestion>Commande>CGV. Les CGA permettent au système de calculer automatiquement les frais d’annulation lors d’une annulation du fait du client.
Les modalités d’annulation :
Le module de gestion des conditions d’annulation permet de paramétrer trois variables :
- Le nombre de jours avant départ
- Les frais d’annulation applicables en % de la commande (dans l’exemple ci-dessous, 40€ sont retenus plus les 19€ de l’assurance annulation, non remboursables).
- Les indemnités minimales d’annulation
Procédure d’annulation :
Une commande s’annule à partir de l’écran « modification de commande » et via le bouton « Action> annuler la commande ». La fenêtre modale qui s’ouvre permet de renseigner la date d’annulation et de spécifier si celle-ci est du fait du fournisseur ou bien du client afin de calculer l’indemnité d’annulation. Cette indemnité apparaît dans le récapitulatif des frais liés à la commande. L’annulation a pour effet d’émettre la facture client.
Si la commande a déjà été facturée avant l’annulation, le système génère une facture d’avoir de 100 % en date d’annulation.
Génération d’un avoir (FAV) :
La commande initiale est dupliquée lors de l’annulation avec la création de la commande d’avoir (la différence est seulement visible au niveau du montant total de la commande d’avoir qui est négatif). La commande initiale passe en statut « annulée ».
La partie règlement de la commande initiale indiquera alors la restitution au(x) client(s) de leurs Bons CAF, chèques et chèques vacances. Les écritures reprennent les montants versés par le(s) client(s) sous forme de montants négatifs, indiquant ainsi le remboursement. Le mode de remboursement doit être à chaque fois précisé pour garantir le suivi des opérations.
- Annulation du fait de l’organisateur :
Pour le client, le responsable de l’annulation est toujours l’opérateur de voyages avec lequel il a contractualisé, c’est à lui qu’il se réfère en cas d’annulation de son séjour. Le processus d’annulation du fait du fournisseur génère une facture de commission. Lorsque la commande a été facturée avant annulation, le système génère alors une facture de commission et une facture d’avoir. Le champ « commentaire » permet d’indiquer la raison de cette annulation. Dans un processus d’annulation du fait du fournisseur, le client est en droit de demander le même niveau d’indemnisation que s’il avait lui-même annulé la commande. Lors de l’annulation, l’opérateur pourra augmenter l’avoir en ajoutant un montant numéraire dans l’onglet remise.
Émission d’une facture de commission (FAC) :
À l’enregistrement, un message propose l’émission d’une facture de commission à destination du fournisseur concerné par l’annulation. Cela a pour effet d’émettre (dans l’onglet Documents) la facture de commission organisateur (FAC). La commission sur voyages est pré-remplie, reprenant le montant dû par le fournisseur ainsi que les éléments d’identification de la commande. La validation clôture le processus d’annulation.
Si la commande avait déjà été facturée, le système génère une facture d’annulation (FAN) puis une facture de commission (FAC).
- Annulation du fait du client
Les conditions générales de ventes et conditions générales d’achat (paramétrées dans le menu de configuration Gestion>Commande>CGV) régissent les conditions d’annulation d’une réservation du fait du client.
Les CGA (conditions générales d’annulation) figurent dans les CGV, elles sont fixées de façon à ce que, dans le cas d’une annulation du fait du client, le vendeur ainsi que le client aient connaissance des conditions applicables au contrat. En fonction de la date d’annulation et de la date de départ sur le séjour, un pourcentage du forfait réservé ainsi que l’intégralité des produits annexes (frais de dossier, d’adhésion et assurances) pourront être facturés au client afin d’indemniser l’agence avec laquelle il a contractualisé. Les indemnités minimales d’annulation, si configurées en CGV seront aussi retenus.
Lors de l’annulation d’une commande validée par un client, le système génère une facture d’annulation (FAN). Lorsque cette commande a été facturée avant annulation, le système génère une facture d’annulation et une facture d’avoir.
Pour en savoir plus sur la différence entre les statuts Annulé et Archiver d’une commande