Gestion commercialeCréation et modification d'inscriptions

Vackélys offre différents processus de création de commandes. Nous allons d'abord voir comment créer une commande individuelle à partir d'une offre produit définie est déjà existante en base de données. Nous verrons ensuite comment créer des commandes dites "libres".

Ce processus de création de commandes libres permet de créer à la fois des commandes individuelles (de type particulier/famille) et des commande groupées. Ce système de création de commande est moins contraignant que le premier car il permet de créer des réservations sur des séjours ne figurant pas dans l'offre produit. Ceux-ci seront alors créés "à la volée", en temps réel à partir de l'écran de commande. Les séjours créés à partir de l'écran de commande ne seront généralement pas référencés sur le site grand public (lorsqu'il existe), ils seront seulement réservables par un opérateur à partir du backoffice. Ils ne pourront être mis en ligne (sur le site internet) qu'à la condition qu'ils aient le statut "Ok Online", indiquant que toutes les informations nécessaires à sa mise en ligne sont réunies.

La commande Libre a d'abord été créée dans l'optique de proposer un système de création de commande simple et rapide pour les groupes. Ce principe a été étendu aux commandes individuelles, avec les limites énoncées précédemment.

  • Liste des commandes

Il est possible, à partir de la liste des commandes, soit de créer une nouvelle commande, soit de réaliser une recherche dans la liste des commandes existantes (par référence de commande, nom client, participant, date de départ). La liste des commandes affiche toutes les commande validées, annulées et archivées. Le statut d'une commande (archivée, validée) peut-être modifié à partir de la liste des commandes. A partir de cette interface, les commandes peuvent aussi être imprimées. Il suffit de sélectionner la ligne correspondant à la commande à imprimer via la checkbox située à l'extrême droite de chaque ligne et de cliquer sur le bouton « Action>Imprimer la sélection » .

  • Création de commande

 

Accéder via le raccourci :

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Accéder via le menu Commercial>Commande :

cde0.5

 

Une commande est désignée par un numéro de commande (le numéro de commande est précédé des lettres CO) et une date de commande. Elle est composée d'éléments obligatoires (au moins un client, participant et représentant légal, un séjour avec transports) et peut comporter des options, des produits annexes ainsi que des réductions (les codes avantages/promo ne peuvent être renseignés qu'au moment de la commande). Une fois la réservation faite, le seul avantage pouvant être appliqué est la remise manuelle, celle-ci doit rester exceptionnelle.

 

 1. Création de commande individuelle 

  • La relation client, responsable légal et participant

Qui est le client ? c'est généralement la personne qui appelle pour réserver et qui payera tout ou partie de la commande.

Qui est le responsable légal ? c'est la personne qui est responsable du participant, donc de l'enfant, devant la loi.

Le participant désigne l'enfant.

 

  • Processus de commande

Le processus de commande peut-être initié à partir des onglets « Client », « Responsable légal » ou « Participant » à partir du moment ou l'utilisateur n'a pas besoin de créer l'un de ces éléments mais seulement de rechercher dans l'existant.

Pour une toute nouvelle commande, l'opérateur devra commencer soit par la création du client, soit par la recherche d'un séjour.

Cette configuration client/responsable légal/participant sera, dès confirmation de la réservation, enregistrée en base de données. Cela signifie qu'à l'avenir, en recherchant et sélectionnant un participant lors d'un processus de création de devis ou de commande, le client auquel est rattaché ce participant remontera automatiquement dans la sélection (de la même façon, les représentants légaux rattachés à ce clients et à ce participant apparaitront). 

Si ce participant se présente plusieurs mois plus tard et qu'il n'est plus rattaché au client précedemment défini, il faudra re-créer un client, re-définir un responsable légal et re-créer un participant pour pouvoir réaliser la réservation. Ainsi, si un participant est inscrit à deux séjours d'une année sur l'autre, avec un client différent, il existera dans le logiciel deux fiches participant pour un seul et même enfant.

Note importante : L'email n'est pas obligatoire pour le client. Pour toutes les inscriptions réalisées avec un client sans email, les mails transactionnels sont envoyés à l'adresse de "suivi client" précisée dans l'écran "entité maître". L'expéditeur par défaut est Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..

L'écran est organisé en trois zones sur les trois premiers onglets : 

- Le bandeau supérieur : celui-ci est fixe tout au long du processus, il est agrémenté d'étiquettes au fur et à mesure des sélections réalisées. Ces étiquettes peuvent être supprimées et modifiées à tout moment avant finalisation de la commande. Le bandeau récapitule les éléments importants de la commande pour que l'utilisateur puisse garder la visibilité sur ses sélections tout au long du processus de réservation.

- Le bloc inférieur gauche : Il permet d'effectuer une recherche sur des éléments existants (onglets client, représentant légal, participant, séjour)

- Le bloc inférieur droit : Cet espace est dédié à la création et à la modification d 'éléments (notamment pour les onglets client, représentant légal et participant)

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Sélection du client et du représentant légal :

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A la sélection d'un client existant, si celui-ci est taggué "en litige" dans sa fiche client, l'information remontera dans l'interface de création de commande : au lieu de l'étiquette noire habituelle, celle-ci apparaitra en rouge.

 

  • Sélection d'un séjour (cet onglet n'est actif que lorsqu'un client, un responsable légal et un participant ont été sélectionnés).

Dans la partie supérieure gauche de l'onglet, un moteur de recherche à auto-complétion permet de rechercher un séjour précis. Un moteur de recherche avancée permet à l'utilisateur d'effectuer une recherche multi-critères et de conseiller le client sur une sélection de séjours résultant de l'utilisation de filtres (portant sur l'âge du participant, la date de départ, les activités, l'organisateur...).

La partie droite de l'onglet affiche le ou les résultats de la recherche et permet de choisir un séjour par la sélection du départ souhaité dans une liste (liste présentant seulement les départs futurs). Une fois les dates et villes de départ/retour choisies, l'utilisateur est invité à sélectionner une ou plusieurs options, proposée(s) sur le séjour (s'il y en a). Ces options peuvent par la suite être modifiées en cliquant sur le bouton carré, situé à côté du nom du ou des participant(s) (non visible ci-dessous).

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  • Produits annexes et récapitulatif de la commande

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Une fois que le séjour est sélectionné, les onglets « Produit annexe » et « Récapitulatif » sont accesssibles. Ils permettent d'ajouter des frais de dossier ou une assurance annulation sur la réservation par exemple et de visualiser l'ensemble des éléments relatifs à la commande avant finalisation. Les produits annexes sont configurables de façon à afficher certains d'entre eux en back seulement et non en front (comme par exemple des frais de modification de commande, seulement sélectionnables par un opérateur et non par un client internaute).

L'onglet « Récapitulatif » reprend tous les éléments de la commande, c'est ici que l'opérateur pourra déduire du total de la commande d'éventuelles réductions de tarifs ou renseigner l'adresse de facturation.

La page récapitulative permet de sélectionner les moyen de paiement pour :

- soit réaliser un paiement CB via le bouton dédié,

- soit choisir de régler par chèque (un clic sur le bouton « Paiement autre » permettra d'enregistrer une option pour ce client sur le séjour sélectionné aux dates sélectionnées pendant une durée limité),

- soit de créer un devis

Une commande ne peut s’effectuer que sur un seul code tarif (séjour + dates + lieux de départ). Une fois la commande créée, ni le client, ni le séjour ne pourront être modifiés. Dans le cas ou le besoin surviendrait il faudrait annuler et réaliser une nouvelle réservation.

Une commande peut comprendre plusieurs participants. Cependant, dans le cas de commandes multi-participants, si l’un d’eux devait annuler, il serait impossible d’annuler la réservation d'une seule personne, c’est la commande entière qui devra être annulée puis recréée.

 

2. Création de commande libre

  • Commande individuelle libre

 L'interface de création d'une commande libre prend la forme de l'écran de "modification de commande". L'opérateur peut à partir de là créer une commande classique tel que vu précédemment. 

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 Dans le bandeau supérieur les champs provenance de la commande, CGV, carnet de voyages, adhésion et remise sont ouverts en modification.

L'opérateur peut :

- Rechercher un client existant, en créer un nouveau ;

- Sélectionner un participant existant, en créer un nouveau ;

- Sélectionner un séjour existant ou en créer un en temps réel ;

- Sélectionner des options existantes pour un départ existant en base de données ou en créer de nouvelles (pour un nouveau séjour ou bien un séjour existant) ;

- Les autres frais sont tous affichés, ils sont cochables/décochables ;

- Appliquer des réductions (code promo, parrainage, code famille, cashback).

 La principale différence avec le processus de commande traditionnel porte sur la création d'organisateurs, hébergements et de séjours à la volée. Au clic sur Créer "produit", une modale s'ouvre (impression écran ci-dessous), permettant de créer rapidement les modalités d'un séjour sans passer par le processus traditionnel (plus long car plus complet, les éléments sont vérifiés par les administrateurs afin de permettre la distribution des séjours sur un site grand public).

 nouveau produit

  • Commande groupée

La commande groupée reprend le formalisme de la commande libre individuelle, à la différence que les participants ne sont pas gérés de la même façon.

 CLGroupe

Spécificités relatives à la gestion des groupes :

- Dans la commande, les participants ne sont pas nommés. Une liste des participants peut cependant être téléchargée via le module de gestion documentaire une fois la réservation enregistrée (onglet Documents) ;

- Le représentant légal n'est pas obligatoire ;

- L'affectation des options n'est pas nominative ;

- Il n'y a pas de contrôle des âges sur les séjours.