Gestion commercialeCréation et modification d'inscriptions

Vackélys permet de créer et d'envoyer des devis aux clients pour un séjour donné. Pour chaque devis créé, un numéro de devis est généré, toujours précédé des lettres "DE".

La page "Devis" affiche le classique tableau listant les devis en cours dans la base d'information. Si des devis existent, vous pouvez les consulter/modifier en accédant par les liens de leur numéro de la colonne "ID".

  • Créer un devis 

devis1

La page "Commercial/Devis" est munie d'une barre d'action à deux commandes : "Nouveau devis" et "Action".

Il est également possible d'accéder à la création de devis via le raccourci "Nouvelle commande" (en haut à gauche de chaque page) et de cliquer sur « Devis » en fin de processus de commande.

Le processus de Création/Modification d'un devis est tout à fait similaire au processus de création d'une commande.

A chaque création de devis, un email est automatiquement envoyé au client, le pdf du devis est alors joint en pièce-jointe. Cet email pourra être à nouveau envoyé au client si nécessaire via la barre d'action au sein du formulaire devis : "Mails/Mail simple".

Une fois cliqué sur le bouton "Nouveau devis", le processus de création de devis/commande passe par les six onglets suivants :

  • Onglet "Client" : permet de sélectionner un client existant à travers l'outil "Recherche d'un client existant" ou d'en créer un nouveau.

A l'aide du champ recherche, saisissez les premières lettres du nom ou du prénom du client. Sélectionnez-le, ses informations s'affichent dans le formulaire.

commercial devis client

Si l'ensemble des informations sont correctes, appuyez sur le bouton "Sélectionner" (le client). En haut du formulaire apparaît alors le nom du client sélectionné. commercial devis client 2 

Si les informations avaient changées depuis son inscription, cliquez à ce moment-là sur le bouton "Modifier" (les informations client). Dans le formulaire à droite de l'écran, mettez à jour ses informations puis "Enregistrer". Enfin si le client n'existait pas du tout dans la base de données, vous avez alors la possibilité de le créer directement dans les champs du formulaire à droite de l'écran. Puis, appuyez sur le bouton "Créer" pour l'enregistrer. Vous pouvez passer à l'onglet suivant : "Représentant légal".

  • Onglet "Représentant légal" : Si le client sélectionné n'était pas le représentant légal, vous pouvez alors le créer ici à l'aide du formulaire. Il peut y avoir plusieurs enfants avec des représentants légaux différents. Saisissez alors autant de représentants légaux que nécessaire. Si au contraire le client est le représentant légal, son nom devrait être inscrit sur le bandeau supérieur, vous pouvez passer à l'onglet "Participant".
  • Onglet "Participant" : permet de sélectionner des enfants existants (déjà rattachés par le passé au client sélectionné) ou d'en créer de nouveaux. Pour attacher un participant au devis, cliquez sur le "+" à coté de son nom dans le bouton "Nom prénom +". Le nom de l'enfant apparaît alors dans le bandeau supérieur, vous pouvez passez à l'onglet "Séjour". Il n'est pas possible de modifier le client sur un devis déjà créé, il faudra refaire le devis.

commercial devis client 3

  • Onglet "Séjour" : permet de rechercher un séjour en vue de l'attacher au devis. Il y a deux outils d'aide à la recherche
    1. Dans le champ "Recherche d'un séjour existant", saisissez les premières lettres d'un nom, d'une référence séjour ou de son slogan.
    2. Le moteur de "Recherche avancée" permet de filtrer l’affichage de séjours en fonction de nombreux critères.

Quelle que soit la façon de procéder, vous devrez sélectionner votre résultat puis choisir un lieu de départ via le bouton "Choix départ". Dans la fenêtre modale, commencez par afficher les stocks. Appuyez sur le bouton "Calcul des stocks" pour afficher le nombre de place encore disponibles dans la colonne "Dispo". Sélectionnez la ville et la date de départ. Un point de vérification de l'âge des participants est opéré ici pour s'assurer qu'il est bien en adéquation avec l'âge requis pour le séjour. Si l'âge du participant n'était pas le bon, un message d'erreur apparaitra en surimpression quelques instants à l'écran. Ex.

 commercial devis client erreur 4

Vous devrez alors supprimer ce participant en cliquant sur la croix de son nom dans le bandeau supérieur.

Si au contraire tout s'est bien déroulé, vous devriez alors observer le nom du séjour sélectionné inscrit dans le bandeau supérieur qui sert à synthésiser les différents éléments constituants le devis. Vous pouvez passer à l'onglet suivant.

Le lien "Plus d'infos" permet de rappeler l'ensemble des informations du séjour sélectionné.

  • Onglet "Produit annexe" cet écran présente principalement la liste de produits d’assurance. En accord avec le client, sélectionnez les produits annexes applicables au séjour. Si un client ne souhaitait pas souscrire aux produits d'assurance suggérés, dans un soucis du dégagement de la responsabilité du revendeur, Vackélys rappelerait alors dans l'ensemble des courriers administratifs et commerciaux, que le client a refusé expréssement de souscrire aux assurances qui lui ont été proposées. Sélectionnez les produits et passez à l'onglet "Récapitulatif".
  • Onglet "Récapitulatif de commande" permet de renseigner les tout derniers éléments d'informations du devis.
    • Hospitalisation (champ obligatoire) Oui/Non ?
    • Codes promotionnels, remise
    • Confirmation de l'adresse de facturation
    • Provenance de la commande. L'adhésion se calcule ici automatiquement.
    • "Informations complémentaires", toutes les informations utiles qui seront rappelées dans l'ensemble de la correpondance.
      • allergie
      • assurance prise ou pas
      • etc.

Comme il a été dit plus haut, la saisie des informations pour un Devis ou une Commande est en tout point similaire. Vous avez par conséquent à votre disposition, 3 boutons de validation du 1er document commercial entre vous et votre client.

commercial devis client validation 5

  • "Paiement CB"  il s'agit finalement d'encaisser tout ou partie de la somme correspondant au montant total du séjour. Cette action transforme la saisie des informations pour un devis en une Commande ferme. En cliquant sur cette option, une fenêtre de saisie du montant à payer par CB s'ouvre. Par défaut elle affiche le montant total à réglé par le client. Il est possible de régler une partie seulement du montant, sans descendre en dessous d'un réglement minimum de 30%.

Commercial Devis Confirmation Paiement CB 6

  • "Paiement Autre" à la différence du "Paiement CB" cette option donne la possibilité de payer par chèque, virement ou autre. Attention. Tant que le paiement n'est pas perçu, le client obtient un délai de réservation de sa place pour une durée de 7 jours à compter de la date de création de la commande. Passé ce délai, il perdra la place qui lui avait été réservée.
  • "Devis" La validation du devis devient effective au moment de l'appui du bouton "Devis".

 

  • Modification de devis

Dans la page Commercial/Devis, vous accédez au devis en cliquant sur son numéro de la colonne "ID". Vous pouvez alors modifier tout ou partie des éléments qui compose le devis.

Commercial Devis Modifications 7

Voici l'ensemble des règles liées aux devis

  1. Un devis ne bloque pas de place pour le ou les participants.
  2. Le statut d'un devis peut être modifié en "Transformé en commande" ou être "Annulé" lorsque le prospect/client ne souhaite pas donner suite.devis2
    1. Lorsque l'on transforme un devis en commande, le système vérifie d'abord qu'il reste bien des stocks disponibles sur le départ choisi. S'il reste effectivement des places sur le séjour aux dates sélectionnées, le devis prend le statut de commande (COxxx). Le numéro de devis est indiqué sur la nouvelle commande générée. 
    2. Le devis transformé, crée par défaut une commande ayant un statut «Option J-7».
      1. Cette option a une durée de vie variable, limitée en nombre de jours paramétrés dans Vackélys (Configuration/Production/Stock - JM confirm?). Si aucun règlement n’est saisi dans le délai défini, l’option bascule automatiquement en statut «Option annulable», un deuxième délai de 7 jours.
      2. Lorsque aucune suite n'est donnée par le client, opérateurs et organisateurs ont alors la possibilité d’archiver cette commande afin de ré-incrémenter les disponibilités du stock.
      3. Si aucune action humaine (opérateur, oraganisateur) n’est réalisée, la commande s’annulera d’elle-même une fois les délais dépassés des statuts «Option» ou «Option annulable».
  3. Un devis au statut annulé ne peut être réactivé. Il faut le ressaisir.
  4. Un devis est automatiquement basculé au statut "Devis archivé" lorsque le séjour arrive en date de départ.