Gestion commercialeCréation et modification d'inscriptions

Gestion commerciale

Création de commande - La commande Collective

Le but de cet outil est de pouvoir créer une commande comprenant les caractéristiques suivantes :

  • multi participants
  • multi villes
  • multi séjours
  • multi dates
  • multi tarifs

Une commande collective pourra donc comprendre des participants partants sur des séjours diférents, des dates différentes, et sur des villes de départ différentes.

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Importation de participants - La Commande Collective

La fonction import permet une intégration automatisée de données de masse.

Le fichier d'importation est un tableau .csv permettant la prise d'informations sur les participants. Il est possible de renseigner des informations de base tel que le nom, le prénom, le sexe...etc pour le participant et son représentant légal. Il est également possible de renseigner des informations plus spécifiques tel que la taille du participant, sa pointure, son régime...etc. 

Ce fichier a pour but de simplifier la prise de commande par l'opérateur. Ainsi le client rempli ce fichier et le retourne à l'opérateur. 

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Gestion du Carnet de Voyage

  • Le carnet de voyage pour un séjour peut comprendre 
    • Une convocation qui indique :
      •  La date, l’horaire et le lieu du départ et du retour si vous n'utilisez pas le module transport qui permet de générer une convocation de départ individualisée de manière automatique.
      • Un contact en cas de difficulté au moment du départ
    • Un trousseau
    • Des informations sur le séjour (fonctionnement, contact pendant le séjour, moyens de communication avec l’équipe, comment joindre l’enfant…)

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Procédure d'Annulation

Une commande est annulée lorsque le client ne peut partir comme prévu sur un séjour réservé (commande en statut Validé). Cette annulation intervient soit du fait du fournisseur, soit du fait du client. Différents processus de traitement sont alors appliqués par le logiciel. Une annulation est réalisée à partir de l'écran de modification de la commande.

Les paramètres des CGV et CGA sont modifiables dans le menu Configuration>Gestion>Commande>CGV. Les CGA permettent au système de calculer automatiquement les frais d'annulation lors d'une annulation du fait du client.

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Client, responsable légal et participant

  • Définition du client

Un contact, dans Vackélys peut être qualifié de différentes façons (en fonction des configurations effectuées dans Configuration>Gestion>Type client).

De manière large il existe les clients "Particuliers" et les clients "Professionnels".

Il existe également un statut dit "Prospect" pour les clients qui n'ont aucune commande affecté.

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