Gestion commercialeCréation et modification d'inscriptions

Gestion commerciale

Gestion du Carnet de Voyage

  • Le carnet de voyage pour un séjour peut comprendre :
  •           Une convocation qui indique :

              - La date, l’horaire et le lieu du départ et du retour

              - Un contact en cas de difficulté au moment du départ

  •         Un trousseau
  •           Des informations sur le séjour (fonctionnement, contact pendant le séjour, moyens de communication avec l’équipe, comment joindre l’enfant…)

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Procédure d'Annulation

Une commande est annulée lorsque le client ne peut partir comme prévu sur un séjour réservé (commande en statut Validé). Cette annulation intervient soit du fait du fournisseur, soit du fait du client. Différents processus de traitement sont alors appliqués par le logiciel. Une annulation est réalisée à partir de l'écran de modification de la commande.

Les paramètres des CGV et CGA sont modifiables dans le menu Configuration>Gestion>Commande>CGV. Les CGA permettent au système de calculer automatiquement les frais d'annulation lors d'une annulation du fait du client.

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Client, responsable légal et participant

  • Définition du client

Un contact, dans Vackélys peut être qualifié de différentes façons (en fonction des configurations effectuées dans Configuration>Gestion>Type client). Les typologies principales sont les suivantes :

  • Particulier = client individuel
  • Revendeur = client collectif

D'autres typologies peuvent être créées sur la base de celles-ci.

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Modification de commandes

La modification d'une réservation est possible tant que celle-ci n'a pas été facturée. Après facturation, il faudra "défacturer" la commande pour pouvoir réaliser des modifications. A chaque facturation de la commande, une facture est générée dans Vackelys au format pdf. En modification de commande, certains éléments sont encore modifiables alors que d'autres sont figés. Le séjour ne peut être changé, de même que le client et les réductions liées aux codes promo et au cashback. Si le client souhaite effectuer des changements sur ces éléments, il faudra créer une nouvelle commande renseignant ses nouveaux choix.

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Création de commande - La commande individuelle

Vackélys offre différentes façons de créer des commandes. Si vous venez de créer un devis, vous savez alors qu'il est très facile de transformer un devis en commande. Si vous n'avez pas établi de devis, Vackélys permet bien évidemment de créer directement une commande. Nous la qualifierons de commande "Standard" c'est-à-dire une commande basée sur une offre produit définie, déjà existante dans la base de données. Nous verrons ensuite comment créer des commandes dites "Libres" qui a contrario ne sont pas basées sur des séjours présents dans la base d'information.

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Gestion des devis

Vackélys permet de créer et d'envoyer des devis aux clients pour un séjour donné. Pour chaque devis créé, un numéro de devis est généré, toujours précédé des lettres "DE".

La page "Devis" affiche le classique tableau listant les devis en cours dans la base d'information. Si des devis existent, vous pouvez les consulter/modifier en accédant par les liens de leur numéro de la colonne "ID".

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