Gestion de l'offreAdministration du catalogue de séjours

  • Processus de création d'un séjour

Une fois que l'organisateur et l'hébergement liés au séjour ont été créés, les séjours peuvent à leur tour être créés. Seuls trois onglets sont visibles lorsque commence le processus de création, les autres apparaissent une fois les premiers éléments enregistrés.

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 La double condition pour qu'un séjour soit visible par les clients sur le site grand public est que celui-ci soit « Actif » (de même que l'organisateur et l'hébergement auxquels il est rattaché) et que son statut ait été validé par l'administrateur. Ses départs doivent de même être actifs et non complets. Par défaut, le statut du séjour nouvellement créé est « En création ». En modifiant le statut du séjour à  « Demande de validation », l'administrateur recevra une notification l'invitant à valider ou invalider ce changement de statut. Dans le cas ou certains éléments seraient jugés incorrects ou inadaptés, l'administrateur a la possibilité d'entrer en contact avec l'organisateur via le formulaire de communication afin de lui indiquer les modifications à réaliser (le statut du séjour est alors en « demande de modification »). 

  • Liste des séjours

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  • Créer un séjour

La création d’un séjour est un droit organisateur et opérateur. Les organisateurs peuvent donc créer et modifier un séjour. La validation du séjour pour publication sur le site grand public reste un droit administrateur.

 

Onglet Général : Le séjour est rattaché à un organisateur et à un hébergement. Le nom et l'identifiant du séjour permettent d'identifier de façon unique un séjour donné. L'identifiant est généré de façon automatique. 

Renseigner la tranche d'âge à laquelle s'adresse ce séjour et la capacité d’accueil de ce séjour (différente de  celle de l'hébergement). Renseignez ensuite les différents moyens de transport utilisés pour le séjour en cochant les cases appropriées. Un champ texte permet de compléter les informations portant sur les transports.

 

Onglet Media : Ajoutez les médias photos via cet onglet. Définissez la photo principale, renseignez le critère « actif » pour qu'elle soit visible sur le site internet grand public, indiquez une description et téléchargez votre fichier à partir de votre ordinateur. Chaque séjour doit avoir au moins une photo avant d’être mis en ligne.

Pour les vidéos, vous pouvez soit télécharger une vidéo à partir de votre ordinateur, soit indiquer l'url d'une vidéo stockée en ligne, sur une plateforme de type YouTube ou Dailymotion. Elle pourra par la suite être intégrée à votre site internet.

 

Onglet Options : Pour chaque séjour, gérez les options que vous souhaitez proposer aux clients. 

 

  • Ajouter des départs

Certains séjours peuvent avoir plusieurs centaines de dates, lieux de départs, de tarifs, de durées... Pour vous aider à gagner du temps lors de la création de ces départs, Vackélys dispose d'un générateur de départs et de codes tarifaires. Le processus d'ajout de départs offre la possibilité d'indiquer plusieurs durées de séjour, plusieurs dates et lieux de départs et une de retour (non obligatoire). 

Vous pouvez renseigner les informations dans l'ordre que vous voulez. L'enregistrement ne sera cependant possible que lorsque les trois onglets obligatoires auront été remplis (durée, dates, villes). Lorsque vous cliquez sur « Enregistrer », le système va alors automatiquement générer les départs. Le nombre de nouveaux départs générés dans votre tableau va dépendre du calcul suivant : nb de durées x nb de départs x nb de villes.

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Cliquer sur ajouter des départs

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 La fenêtre qui s'ouvre vous demande de renseigner les durées de séjours ainsi que les tarifs correspondants. Pour enregistrer plusieurs durées pour un même séjour, vous devez à chaque fois cliquer sur le bouton « Ajouter ». 

Durée : Saisir une par une les durées des séjours (exemple 7, 10, 14…)

 

Prix : Saisir le prix associé à chaque durée

 

Date de départ : Saisir la ou les date(s) de départ du séjour

Date de fin de période : Facultatif. Saisir la date de fin de la période totale du séjour.

 

Pour l'onglet « Dates » et le renseignement des débuts et fins de périodes, vous pouvez cliquer sur plusieurs dates de départ en une seule fois, elles sont bien prises en compte quand elles s'affichent en liste et peuvent-être supprimées au clic sur la croix noire. La date de fin de période est un critère non obligatoire.

Il est possible de ne pas renseigner de date de fin de séjour. Le système créera alors le dernier départ de la façon suivante :

Date de fin = dernière date de début de séjour renseignée + durée de séjour la plus longue. La date de fin est donc calculée automatiquement. Si vous décidez de renseigner une date de fin de séjour alors le dernier séjour créé dans le tableau sera celui dont la date de fin prévue ne dépassera pas la date de fin définie dans le calendrier.

Ville de départ : Choisir dans le menu déroulant la ou les villes de départ. Attention à bien saisir Accueil sur Place avec un tarif associé de 0€, si l’accueil sur place est prévu. En V1, l'outil Vackélys ne gère pas les villes de départ et de retour différentes.

Prix du transport : Saisir le prix du transport associé à chaque ville de départ sélectionnée.

Options : Dans le dernier onglet de la fenêtre « Ajouter des départs », vous pouvez sélectionner les options à attribuer à ce séjour. Cocher les options disponibles sur tous les départs en création. Pour visualiser et sélectionner les options à partir de cette fenêtre, celles-ci devront d'abord être créées dans l'onglet « Options » du séjour. C'est seulement après enregistrement des options créées dans l'onglet du séjour que celles-ci apparaitront dans « Ajouter des départs - Onglet Options».

Si des départs ont déjà été créés et que l’on souhaite ajouter une option, la créer dans l’onglet Option du séjour, elle sera automatiquement affectée à tous les départs existants pour ce séjour. Il est possible de rendre certaines options indisponibles sur certaines dates en cliquant sur « Opt. » en bout de tableau des départs à droite. Si l’option est cochée, elle est susceptible d’être proposée à la vente sur les départs auxquels elle est affectée (sous réserve de disposer de stocks et d’être cochée au niveau de la ligne de départ). Si elle est décochée, l’option ne sera pas proposée à la vente lors du processus de réservation en back et en front-office. Lorsque l'option est affichée en rouge, cela indique qu'il n'y a plus de disponibilités. Il n'y a pas de gestion automatisée des stocks sur les options, l'opérateur devra donc surveiller son taux de remplissage et indiquer manuellement qu'une option est complète dans l'onglet "Options". Elle sera alors toujours visible dans le processus de commande en back et en front mais non sélectionnable.

  • Tableau des départs

Dans ce tableau sont listés les départs passés et futurs (dates, lieux de départ). Il est ainsi facile de visualiser tous les départs en fonction de ces critères-là. Les données "prix du transport" et "prix du séjour" indiquent le tarif public pour une date et ville de départ donnée (on parle alors de code tarif). S'il n'y a plus de disponibilités sur un départ à partir de Nancy par exemple, celui-ci sera renseigné comme « complet » (colonne « C » cochée).

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Le deuxième tableau en bas de page permet d’avoir de la visibilité sur les villes proposées, en fonction des dates de séjour et de leur durée. Une croix indique qu'il n'y a pas de départ prévu pour une ville donnée à une date précise. Une valeur indique le prix de vente. Si le départ est complet, la mention apparait en toute lettre.

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Modifier des départs : Sélectionner les départs à modifier en cochant les cases en fin de tableau ou « tout sélectionner ».

Modification possible : Rendre les départs actifs, Inactifs, complets, non complets, supprimer les départs et valider les modifications de commission et sur-marge. Pour chaque modification effectuée dans le tableau, cliquer sur le bouton « Modifier des départs » puis « Enregistrer la modification ».

 

Gestion des stocks sur les codes tarif :

Un code tarif est égal à date de de départ + date de retour + ville de départ + ville de retour + tarif. Chaque ligne générée dans le tableau des départs correspond donc à la création d’un code tarif.

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L’onglet Stock du séjour permet de gérer des stocks par code tarif. Ce stock permet de gérer le remplissage spécifique aux transports (gestion des stocks de premier niveau). Par exemple, dans le cas ou seulement deux minibus pourraient être loués entre Agen et le lieu de séjour pour la période du 17/01 au 27/01, le stock initial indiquera 20 (2x10 personnes). Il ne sera donc pas possible pour une 21 ème personne de réserver ce code tarif car il affichera complet (pour des raisons logistiques et financières propres à l’organisateur).

  • Si stock initial = valeur X, alors x personnes peuvent réserver ce code tarif.
  • Si stock initial = 0, alors il n’y a plus de stock, le code tarif est fermé à la vente.
  • Si stock initial = vide, alors il n’y a pas de contrôle de stocks, les ventes sont pas limitées au niveau des transports. Ils pourront cependant l’être au niveau de l’hébergement, du séjour ou de la période (en fonction du mode de gestion paramétré).

 

Onglet Formalités : Pour chaque séjour, l'organisateur a la possibilité de sélectionner un certain nombre de formalités que le participant devra fournir avant son départ. Il y a les formalités obligatoires pour tous les séjours (comme la fiche sanitaire) et les formalités spécifiques en fonction des types de séjours (variant en fonction du type d’activités proposées sur place). Les demandes d’ajout ou de modifications d’une formalité sont à faire au super administrateur. 

Cochez les formalités à fournir pour le séjour. Par défaut sont déjà cochées les formalités obligatoires sur tous les séjours. Attention à bien intégrer toutes les formalités nécessaires, car elles permettent de valider un dossier de commande.

 

Onglet CatégoriesCette rubrique est fondamentale pour faire apparaitre un séjour dans les résultats de recherche en front-office (sur les critères « Thématique » et « Sous-thématique »).

Etape 1 : Choisissez la ou les catégories/thématiques qui qualifient le mieux le séjour. Vous pouvez affiner la qualification en choisissant des sous thématiques associées aux thématiques choisies.

Cliquer sur le bouton « Valider l’étape 1 ».

 

Etape 2 : Déterminez une catégorie/ thématique principale parmi celles sélectionnées précédemment dans l'arborescence. Cette thématique sert au référencement naturel du séjour sur les moteurs de recherche. Enregistrer

Pour revenir modifier les informations de l’arborescence, cliquer sur le bouton « Retour étape 1 ».

Ex : Pour un séjour avec des activités nautiques et des sports mécaniques avec du Quad, cocher les deux thématiques : Sports nautiques et sports mécaniques, et la sous-thématique Quad.

 

Onglet Activités : Ce sont les activités dominantes ou « temps forts » du séjour.

Etape 1 : Sélectionner les activités proposées sur le séjour.

Ces activités apparaitront principalement en front-office, généralement sur la page séjour. Elles permettront également de faire apparaitre le séjour lors d'une recherche par activité en back et en front..

Pour vous aider dans votre choix,  les activités sont classées par thématiques. Seules les activités sont cliquables. Cliquer sur « Valider étape 1 ».

 

Etape 2 : Parmi les 3, choisissez ensuite l’activité qui représente le mieux votre séjour, dans la liste déroulante à droite. Elle servira au référencement sur les moteurs de recherche de type Google. Enregistrer

Pour revenir modifier les informations de l’arborescence, cliquer sur le bouton « Retour étape 1 ».

 

 

  • Modifier un séjour
  •           Modifier son statut : dans ce cas-là il faut aller dans la liste des séjours, et cocher la case qui est sur la même ligne, puis cliquer sur  « Changer le statut », et enfin sélectionner le statut qui nous intéresse. Ou faire la modification dans la fiche séjour.
  •          Le rendre actif/inactif : là il faut aller dans la liste des séjours, et cocher la case qui est sur la même ligne, puis cliquer sur « Action » et sélectionner « Activer » ou « Désactiver ».
  •         Modifier les informations du séjour : toujours dans la liste des séjours, il faut sélectionner le séjour en question en cliquant dessus. Tous les champs sont modifiables

Il n’est pas possible de supprimer un séjour. Pour le déréférencer, il faudra le désactiver.

Lorsque certains champs stratégiques (comme les tarifs par exemple) sont modifiés sur un séjour en ligne (actif et visible dans le processus de réservation) par un opérateur ou organisateur, le séjour passe en "demande de validation". Il faudra alors attendre l'intervention d'un administrateur pour pouvoir rebasculer le séjour en statut "Validé" (et le rendre ainsi à nouveau commercialisable).

 

  • Gestion des n° DDCS

Un séjour peut disposer d'un ou plusieurs n° de DDCS. Vackélys permet d'attacher un N° de DDCS à des périodes de départs d'un séjour ou de plusieurs séjours au sein d'un même hébergement à partir de l'écran "Liste des séjours>Menu action Gestion des n° DDCS".

Un filtre est présent au dessus du tableau permettant de sélectionner un organisateur et un séjour. La colonne N°DDCS comprend un champ en tête de colonne permettant d'entrer un N° de DDCS. Celui-ci sera affecté à toutes les lignes cochées dans le tableau suite au clic sur "Action>Affecter le DDCS".

L'écran propose les boutons action suivant : Export csv et impression de la liste en pdf.

Le n° de DDCS, lorsqu'il est attaché à un séjour, est injecté dans les documents commerciaux (commandes, factures...).

Pour tous les séjours, qu'ils aient ou non un n° DDCS, l'information sera donnée aux internautes via l'affichage d'un bloc information dédié en front-office.